Über das Noun Project lassen sich Hunderte Symbole und Piktogramme kostenlos nutzen. Mitglieder können eigene Icons beisteuern und die Icons anderer Designer nutzen. Mit einem Add-In für Microsoft Office lassen sich die Symbole besonders einfach einfügen.
Dazu auf die Webseite des Noun Project-Add-Ins gehen und dort auf Jetzt holen klicken. Dann das passende Programm auswählen, also Word oder PowerPoint.
Nun öffnet sich ein neues Dokument oder eine Präsentation. Danach auf Bearbeitung aktivieren klicken – jetzt lässt sich das Dokument schon wieder schließen, das Add-In wurde eingerichtet.
Wer nun oben im Menü auf Einfügen klickt, findet dort ganz rechts einen Icons-Button. Jetzt mit dem Noun Project-Login anmelden, nach einem Symbol suchen, die passende Größe auswählen und schon kann es in die Datei eingefügt werden.
Mit PowerPoint lassen sich unterschiedliche Medien zu Präsentationen hinzufügen. Mit jedem neuen Bild oder Audio steigt aber auch die Größe der Datei. Dann lässt sie sich schlechter verschicken. Welche Folie am meisten Platz belegt, lässt sich mit wenigen Klicks ermitteln.
Dazu wird die Präsentation als Erstes in PowerPoint geöffnet.
Jetzt auf Datei, Freigeben klicken und dort den Veröffentlichen-Button verwenden.
Bei Aufforderung alle Folien veröffentlichen und einen Ordner auswählen.
Nun lässt sich der Ordner im Explorer öffnen. Hier hat jede Folie als Datei ihre eigene Größe, die sich bequem durch Blick in die Details bzw. Eigenschaften ermitteln lässt.
So kann genau herausgefunden werden, welche Folie geschrumpft werden sollte.
Wer an einem größeren Projekt arbeitet, kann nicht alle Ideen und Kommentare direkt in die Word-Datei einfügen. Denn das wäre schnell unübersichtlich. Für solche Fälle ist es sinnvoller, OneNote-Notizen mit dem Word-Dokument zu verknüpfen.
Das klappt mit Microsoft Office 2016 mit wenigen Schritten:
Als Erstes wird ein neues Word-Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes geöffnet. Wichtig: Handelt es sich um eine neue Datei, muss diese zunächst gespeichert werden, bevor sich OneNote-Notizen erstellen lassen.
Jetzt oben im Menü zum Tab Überprüfen umschalten.
Nun ganz rechts auf OneNote: Verknüpfte Notizen klicken.
Besonders praktisch an OneNote ist, dass sich hier viele Arten von Notizen einfügen lassen. Sie müssen auch nicht unbedingt als Text gespeichert werden: Die Notiz-Software von Microsoft Office verarbeitet auch Video- und Audio-Aufzeichnungen. Sogar suchen lässt sich darin.
Damit OneNote solche Medien-Inhalte auch tatsächlich durchsuchbar macht, also indiziert, muss eine Option in den Einstellungen der OneNote-App vorgenommen werden. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Als Erstes wird OneNote gestartet.
Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
Hier zum Bereich Audio und Video navigieren.
Dort die Option Suche nach Wörtern … aktivieren mit einem Haken versehen.
Ist die Endung einer Office-Datei verloren gegangen, kann man nicht mehr erkennen, ob es sich um ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder um eine PowerPoint-Präsentation handelt. Es sei denn, man wendet diesen Tipp an.
Dazu muss man wissen, dass alle (neueren) Office-Formate in Wirklichkeit *.zip-Dateien sind, also komprimierte Ordner. Zum Ermitteln der richtigen Endung für eine Office-Datei helfen also folgende Schritte:
Zunächst im Explorer eine Kopie der Datei anlegen.
Diese Kopie dann umbenennen und dabei die Endung „.zip“ hinzufügen.
Jetzt wird die *.zip-Datei entpackt.
Im Inneren findet sich dann ein Ordner, der auf das richtige Office-Programm hinweist – etwa word, excel oder auch powerpoint.
Nun kann die Original-Datei mit der richtigen Endung ausgestattet werden, also .docx für Word, .xlsx für Excel und .pptx für PowerPoint.
Welche Farbe für den Hintergrund der einzelnen Folien in einer PowerPoint-Präsentation zum Einsatz kommt, richtet sich nach dem jeweiligen Design. Allerdings lässt sich die Farbe, mit der die Folien hinter den Inhalten gefüllt werden, auch manuell anpassen. Wir zeigen, wie das geht.
Um eine einzelne Folie innerhalb einer PowerPoint-Präsentation im Hintergrund mit einer anderen Farbe auszustatten, führt man folgende Schritte aus:
Zunächst mithilfe der Leiste auf der linken Seite des PowerPoint-Fensters zu der Folie wechseln, deren Hintergrund geändert werden soll.
Nun oben im Menü zum Tab Entwurf navigieren.
Dann rechts oben im Bereich Anpassen auf Hintergrund formatieren klicken.
Über die Spalte am rechten Rand kann entweder ein einfarbiger Hintergrund, ein Farbverlauf, ein Bild bzw. eine Textur oder auch ein Muster eingestellt werden. Zudem lässt sich der Hintergrund auf Wunsch auch teilweise transparent gestalten.
Manchmal sagt eine genaue Definition mehr als jede Umschreibung. In diesem Fall hilft es weiter, ein Wort oder einen Ausdruck einfach anhand des zugehörigen Wikipedia-Artikels zu erklären. Dazu muss man die Inhalte aber nicht manuell aus dem Browser nach Word kopieren.
Denn Word enthält eine integrierte Add-In-Funktion zum Einfügen von Daten aus der Wikipedia. Das funktioniert mit folgenden Schritten:
Zuerst wird die Word-Datei geöffnet, in die das Zitat eingefügt werden soll.
Jetzt oben im Menü auf Einfügen, Wikipedia klicken.
Daraufhin erscheint eine Leiste am rechten Rand.
Hier das gewünschte Suchwort eintippen und den Artikel einfügen – fertig.
Enthält eine Folie in einer PowerPoint-Präsentation einen eingebetteten Sound, erscheint auf dieser Folie bei der Wiedergabe ein Audio-Icon. Ist der Sound so eingestellt, dass er sowieso automatisch startet, sobald die Folie eingeblendet wird, kann man auf dieses Symbol auch verzichten. Wir zeigen, wie man es loswird.
Als Erstes wird dazu die Präsentation geöffnet, die den Sound enthält.
Jetzt zu der betreffenden Folie wechseln.
Nun das Audio-Symbol anklicken, sodass es markiert wird.
Oben im Menü erscheint ein neuer Tab namens Wiedergabe.
Per Klick darauf zeigt sich die Option Bei Präsentation ausblenden, der mit einem Haken versehen wird.
Dann auch die Option Start auf Automatisch ändern, damit später kein Klick zum Abspielen des Sounds nötig ist.
