Das Word-Programm von Microsoft Office für den Mac ist nicht immer so stabil wie die Windows-Version. Dies gilt besonders dann, wenn man sich für die Insider-Builds angemeldet hat. Streikt Word genau dann, wenn man an einer wichtigen Datei arbeiten muss, gibt es drei Möglichkeiten.
Man könnte vorübergehend auf die Online-Version von Word zurückgreifen. Die ist kostenlos unter www.office.com erreichbar und speichert Dokumente in der OneDrive-Cloud.
Zweitens kommt auch TextEdit häufig mit Dokumenten zurecht, wenn diese nicht zu aufwändig formatiert sind.
Schließlich kann man auch eine virtuelle Maschine einrichten, auf der Windows läuft, und darin dann die Windows-Version von Microsoft Office betreiben.
Häufig verwendete Formate lassen sich in einem Dokument als Vorlage speichern. Sie erscheinen dann in der Liste der Formatvorlagen – allerdings nur im aktuellen Dokument. Soll der Stil auch in anderen Dokumenten nutzbar sein, lässt er sich auf Wunsch auch in der zugehörigen Word-Vorlage speichern.
Um diese Einstellung zu ändern, wird zunächst das betreffende Word-Dokument geöffnet.
Jetzt die Liste der Formatvorlagen am rechten Rand des Fensters einblenden.
Nun den Stil, der für andere Dateien verfügbar gemacht werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
Im Kontextmenü kann er jetzt geändert werden.
Im folgenden Dialog lässt sich die Verfügbarkeit der Vorlage auf andere Dokumente ausweiten. Dazu das entsprechende Kästchen unten im Dialog mit einem Haken versehen.
In Word lassen sich Texte besser lesen, wenn sie über leicht erkennbare Überschriften verfügen. Wem die eingebauten Designs für Überschriften in Word nicht gefallen, der kann auch sein eigenes Aussehen erstellen.
Das gelingt über eine spezielle Formatvorlage. Hier die nötigen Schritte:
Als Erstes ein Dokument öffnen.
Jetzt die gewünschte Überschrift eingeben.
Dann wird der Cursor in diese Überschrift gesetzt.
Jetzt oben rechts im Menü den Bereich für Formatvorlagen einblenden.
Nun dort ganz unten auf den Button zum Anlegen einer neuen Formatvorlage klicken.
Oben dann den Typ Verknüpft auswählen und darunter als Basis die Überschrift 1 auswählen.
Danach können die Größe, Farbe oder das Design der Schrift wie gewünscht angepasst werden.
Die neue Formatvorlage lässt sich einem Text zuweisen, indem dieser markiert und dann per Klick oben die gewünschte Vorlage ausgewählt wird.
Damit man weiß, welche Daten in jeder Spalte stehen, lassen sich in Excel Überschriften für die einzelnen Spalten hinzufügen. Mithilfe dieser Überschriften können die Daten in der jeweiligen Tabelle auch sortiert werden. Dabei erlaubt Excel dem Benutzer, die Überschriften für eine bestimmte Tabelle nach Belieben ein- oder auszublenden.
Hier die nötigen Schritte, mit denen sich die Zeile der Überschrift in einer Tabelle in Microsoft Excel sichtbar oder unsichtbar machen lässt:
Als Erstes mit der Maus eine beliebige Zeile in der Tabelle markieren.
Jetzt oben im Menü auf Tabellentools, Entwurf klicken. macOS-Nutzer klicken stattdessen oben auf Tabelle.
Hier lässt sich der Haken bei der Option Kopfzeilen setzen beziehungsweise entfernen. Dadurch blendet Excel die Überschrift für die Tabelle, in der sich die markierte Zelle befindet, ein oder aus.
Tipp: Wird eine zuvor ausgeblendete Zeile mit Überschriften später wieder eingeblendet, erscheinen wieder die im Original hinterlegten Überschriften für die einzelnen Spalten.
Excel ist intelligent – und versucht automatisch, zu erkennen, welche Daten man in eine Tabelle eingegeben hat. Geld und Daten beispielsweise werden ohne Zutun als solche formatiert. Manchmal stimmt die Erkennung allerdings gar nicht.
Gibt man etwa 01.06 ein, erkennt Excel darin die Eingabe eines Datums, nämlich des 1. Juni. Das Problem: Handelt es sich um eine Zahl oder um einen Text und gar nicht um ein Datum, kommen davon abhängige Formeln durcheinander.
Die Lösung besteht darin, die betreffende(n) Zelle(n) manuell mit dem richtigen Format auszustatten. Wer oben einen Blick in das Menü wirft, sieht dann beispielsweise Datum oder Uhrzeit. Hier kommt das Problem her: Stattdessen wird an dieser Stelle der Eintrag Benutzerdefiniert oder der Eintrag Text ausgewählt.
Zum Schluss wird die betreffende Zelle gelöscht, um dann erneut die Original-Daten einzutippen. Jetzt sollten sie nicht mehr automatisch als Datum oder als eine andere Zahlenangabe erkannt werden – denn der Datentyp für die Zelle ist ja auf Text eingestellt.
Als Notizen lassen sich in OneNote nicht nur Aufzeichnungen, Texte und Tabellen nutzen. Man könnte dort auch Code-Schnipsel speichern, die immer wieder benötigt werden. Und da sich Quelltext – ob nun von Webseiten oder Programmen, an denen man arbeitet – besser lesen lässt, wenn er farbig hervorgehoben ist, gibt es einen Trick, mit dem man Code in OneNote mit Syntax-Highlighting versehen kann.
Nach dem Download und der Installation des kostenlosen Add-Ins NoteHighlight2016 erscheint in OneNote ein neuer gleichnamiger Tab. Dort auf den Button für die richtige Code-Sprache klicken. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in das man den vorher in die Zwischenablage kopierten Quelltext einfügt. Jetzt die Option Copy to Clipboard aktivieren.
Sobald der Code eingefügt wurde, kopiert das Add-In ihn wieder – diesmal aber mit den korrekten Farben. So kann der fertig formatierte Code nun an die gewünschte Stelle im OneNote-Notizbuch eingefügt werden.
Je nach Anzahl der installierten Erweiterungen und Vorlagen sowie anderer laufender Programme kann der Start von Microsoft Word auch auf modernen Computern durchaus einige Augenblicke dauern. Das Problem: Will man schnell in mehrere Dokumente hineinziehen, nimmt das ständige Öffnen und Schließen viel zu viel Zeit in Anspruch.
Besonders am Mac geht dies einfacher. Denn hier muss zur Ansicht von Word-Dokumenten gar nicht unbedingt Microsoft Word selbst gestartet werden. Denn das System hat ein integriertes Vorschau-Modul, mit dem sich der Inhalt von Office-Dateien schnell anzeigen lässt.
Wer also in eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei hineinsehen möchte, öffnet einfach den entsprechenden Ordner, der die Dokumente enthält, in einem neuen Finder-Fenster. Jetzt die Dokumente mit der Maus oder dem Touchpad markieren und dann auf die Leertaste drücken. So dann erscheint der Inhalt der angegebenen Datei als Vorschau. Soll die vorherige oder nachfolgende Datei geöffnet werden, genügt nun ein Druck auf den Pfeil nach oben oder nach unten.
Soll ein Dokument online gestellt werden, ist PDF das Format der Wahl. Viele erstellen PDFs aus Word-Dokumenten. Dazu hat Microsoft Word eine integrierte Export-Funktion. Das Problem: Die so generierten PDFs sind oft viel zu groß.
Mit einem Trick lässt sich die Größe einer PDF-Datei leicht optimieren. Das kann direkt aus Word heraus erledigt werden. Hier die nötigen Schritte:
Als Erstes wird das Dokument geöffnet.
Nun auf Datei, Exportieren klicken.
Dann das PDF-Format auswählen.
Hier bei den Optionen statt Standard die Option für kleinere Dokumente auswählen, fertig.
