Auf Einladungen und Deckblättern von Dokumenten liest sich wichtiger Text leichter, wenn er nicht nur groß gesetzt ist, sondern wenn zwischen den einzelnen Buchstaben auch etwas mehr Platz als normal ist. Mit Word geht das ganz leicht.
Damit ein Text auf einer Word-Seite etwas breiter erscheint, wird das betreffende Dokument zuerst geöffnet und der Text markiert. Jetzt oben im Menü auf Format, Zeichen klicken. Alternativ kann im Menüband auf dem Tab Start in der Rubrik Schriftart rechts unten auf das kleine Pfeil-Symbol geklickt oder [Strg]+[D] gedrückt werden.
Hier dann zum Tab Erweitert umschalten, um nun im Bereich für den Abstand den Eintrag Erweitert auszuwählen und dahinter die Einstellung nach Belieben zu erhöhen oder auch zu verringern. Tipp: Fein einstellen lässt sich der Wert durch direktes Eintippen der gewünschten Zahl.
Nicht immer geht bei der Konfiguration und Nutzung des eMail-Programms Outlook von Microsoft alles glatt. Zumindest für die Mac-Version hat Microsoft eine Hilfe mit direktem Draht zum Hersteller integriert.
Die Hilfe für die Mac-Version von Outlook lässt sich aufrufen, indem das Programm zunächst gestartet wird – etwa über den Finder oder über die Spotlight-Suche. Anschließend oben im Menü auf Hilfe, Support kontaktieren klicken.
Jetzt kann das Problem beschrieben werden, weswegen man die Unterstützung von Microsoft anfordern möchte. Auf Wunsch kann auch gleich ein Foto an die Anfrage angehängt werden, das der Support dann einsehen kann. Die technischen Daten – etwa die genutzte macOS-Version – werden automatisch mit übertragen.
Rückmeldung soll es laut Microsoft binnen weniger Stunden geben – aber nicht wundern, falls es doch länger dauert.
Kommt auf dem eigenen Computer Microsoft Office zum Einsatz, erscheint bei jedem Öffnen eines Office-Programms unten rechts ein kleines Upload-Icon. Dahinter steckt das Microsoft Office Upload Center, das darauf wartet, Dokumente nach OneDrive hochzuladen. Wer den Dienst nicht braucht, kann das Symbol abstellen.
Um das Office Upload-Center loszuwerden, zunächst unten rechts mit der rechten Maustaste auf das OneDrive-Wolkensymbol klicken. Hier die Einstellungen aufrufen und dann zum Tab Office navigieren. Ist dieser unsichtbar, hilft dieser Tipp leider nicht weiter.
Nun den Haken bei der Option Office 2016 zur Synchronisierung geöffneter Dateien nutzen entfernen und mit Klick auf OK bestätigen. Aber Achtung: Danach ist man selbst dafür verantwortlich, sicherzugehen, dass freigegebene Dateien aus Word, Excel und Co. fertig hochgeladen sind, bevor der Computer ausgeschaltet wird.
Mit Microsoft Excel lassen sich nicht nur einfache Berechnungen und Daten-Tabellen bearbeiten, sondern auch komplexe Kalkulationen ausführen. Auch das Erstellen von Berichten ist kein Problem. Besser sehen die verarbeiteten Daten allerdings aus, wenn eine ansprechende Vorlage verwendet wurde. Hier bietet Microsoft Excel schon von Haus aus einiges an.
Eine Auswahl häufig genutzter Vorlagen für neue Excel-Tabellen bietet das Programm schon direkt nach dem Start an. Falls man bereits ein Dokument geöffnet hat und jetzt eine neue Tabelle erstellen möchte, genügen Klicks auf Datei, Neu. Hier erscheint die gleiche Ansicht wie beim Start des Programms.
Weitere Vorlagen für Excel-Arbeitsmappen können abgerufen werden, indem entweder ganz oben ein Suchbegriff eingetippt wird. Alternativ kann auch direkt unterhalb des Suchfelds auf einen der vorgeschlagenen Kategorie-Begriffe geklickt werden. Abschließend erscheinen passende Vorlagen, die Microsoft mit einem Blick von der Excel-Homepage herunterladen und im Programm als neue Tabelle öffnen kann.
Microsoft Office merkt sich, was in die Zwischenablage kopiert wird. Diese Infos stehen allen Office-Programmen zur Verfügung. So lassen sich mehrere Elemente in Word kopieren, um sie später der Reihe nach in PowerPoint, OneNote oder Excel einzufügen. So ergänzt Office die Windows-Funktionen, bei denen nur das zuletzt kopierte Element erhalten bleibt.
Die zuvor kopierten Elemente lassen sich etwa in Word oder einem anderen Office-Programm abrufen, indem oben im Menü auf den ersten Tab und dann auf den kleinen Pfeil unterhalb von Einfügen, und zwar rechts neben dem Wort Zwischenablage, geklickt wird.
Daraufhin wird links eine Randspalte eingeblendet, in der alle zuvor kopierten Inhalte per Klick abrufbar sind und eingefügt werden können. Auf diese Weise lassen sich bis zu 24 Objekte kopieren und später wiederverwenden.
Besondere Dokumente benötigen spezielle Schriften. Wird in einer Word-Datei eine besondere Schrift genutzt und jemand anders hat diese Schrift nicht, sieht die Person das Dokument in der Standardschrift Calibri. Es sei denn, man wendet einen Trick an.
Das Problem lässt sich verhindern, indem der Autor des Dokuments die spezielle Schrift einfach direkt in das Word-Dokument einbettet. Einziger Nachteil: Da manche Schriften recht groß werden können, steigt auch die Größe der Word-Datei an.
Zum Einbetten zuerst auf Datei, Optionen klicken. Jetzt zum Bereich Speichern wechseln. Auf der rechten Seite nach unten scrollen. Hier erscheint die Option Schriftarten in der Datei einbetten. Wer hier einen Haken setzt, bekommt beim Speichern des Dokuments anschließend die Schriftarten gleich mit in die Datei eingebettet.
So lässt sich das Dokument mitsamt den genutzten Schriftarten bequem an andere weitergeben und sollte dann auch auf dem Computer der Zielperson identisch aussehen – selbst, wenn diese die Schrift nicht installiert hat.
Wer sich nicht die Mühe machen will, den Inhalt eines Word-Dokuments auf den ersten Seiten manuell als Verzeichnis einzutippen, kann die Arbeit auch dem Programm überlassen. Dabei zieht Word die festgelegten Überschriften zurate. Wie ausführlich das Verzeichnis sein soll, kann vom Nutzer selbst festgelegt werden.
Standardmäßig berücksichtigt Word dabei die obersten drei Ebenen von Überschriften und untergeordneten Abschnitten. Beim Erstellen kann dies angepasst werden:
Zuerst auf Einfügen, Referenzen (Windows) bzw. Verweise (macOS) klicken.
Jetzt ganz links Inhaltsverzeichnis, Benutzerdefiniert auswählen.
Im erscheinenden Dialog kann die gewünschte Anzahl der Ebenen von Überschriften eingestellt werden, die für das Verzeichnis berücksichtigt werden sollen, etwa von 1 bis 5. Die Einstellung lässt sich für jedes Dokument separat festlegen.
Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.
Dazu wird das Bild im Internet bei Dropbox gehostet. Jetzt das gewünschte Dokument öffnen. Dann oben auf Einfügen, Schnellbausteine, Feld… klicken.
Hier das Feld InsertPicture auswählen, in den Eigenschaften den direkten Link zu dem im Internet gehosteten Bild eintragen. Bei Dropbox-Links dabei „www.dropbox.com“ mit „dl.dropboxusercontent.com“ ersetzen.
Auf der rechten Seite die Optionen Daten nicht im Dokument gespeichert, Größe horizontal anhand der Quelle ändern und Größe vertikal anhand der Quelle ändern markieren. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild einfach bei Dropbox ersetzen und wird beim nächsten Öffnen der Word-Datei aktualisiert.
