01.11.2018 | Office
Microsoft Outlook 2013, 2016 und Office 365 öffnen eMail-Antworten und Weiterleitungen standardmäßig im Lesebereich. Soll für Antworten und weitergeleitete Nachrichten lieber ein eigenes Fenster geöffnet werden, lässt sich das leicht einstellen.
- Öffnen Sie Microsoft Outlook.
- Klicken Sie auf Datei, Optionen.
- Klicken Sie auf eMail.
- Jetzt nach unten scrollen zu Antworten und Weiterleitungen.
- Dort die Option Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen mit einem Haken versehen.
- Klicken Sie auf OK, um die Aktualisierung der Einstellungen zu speichern.
Wenn Sie das Gegenteil tun und auf eMails antworten wollen, ohne automatisch in ein neues Fenster zu springen, gehen Sie erneut die Schritte durch und stellen Sie sicher, dass das Kästchen nicht markiert ist.
13.03.2018 | Office
Zu einer interessanten eMail gehört auch eine stilvolle Signatur. Hier sind der Name des Absenders sowie seine Kontakt-Informationen zu finden. Wir zeigen, wie sich mit Outlook eine passende Signatur erstellen lässt.
Zunächst erstellt man am besten eine Liste mit Daten, die in der Signatur auf jeden Fall vorkommen sollen. Das können etwa Name, Position, Telefon, Social-Media-Accounts, ein intelligenter Spruch oder auch die eigene Webseite sein.
- In Outlook jetzt einen neuen eMail-Entwurf öffnen.
- Jetzt oben im Menü auf Signatur, Signaturen und hier auf Neu klicken.
- Nun einen Namen eingeben – dann lässt sich die Signatur eingeben und mit Bildern, Farben und Schriften wie gewünscht formatieren.
- Sobald auf OK geklickt wird, ist die neue Signatur einsatzbereit.
19.02.2018 | Office
Wer für mehr Professionalität sorgen möchte, setzt unter jede eMail seine Signatur mit dem Namen und weiteren Kontaktdaten je nach Bedarf. Diese Signaturen zu erstellen kann mitunter einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Wer auf einen anderen Computer umziehen möchte, muss die Signaturen nicht neu erstellen, sondern kann sie einfach vom bisher genutzten Gerät kopieren.
In Windows 8, 8.1 und Windows 10 finden sich die Outlook-Signaturen als Dateien auf der Festplatte. Sie lassen sich daher einfach auf ein externes Speichermedium sichern, um sich später auf dem neuen Computer wiederherzustellen.
Die Signaturen des Microsoft Outlook-Programms sind dabei unter folgendem Ordner zu finden: C:\Benutzer\Beispiel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Wer die Signaturen als Back-up sichern möchte, kopiert daher am besten den ganzen Ordner auf das externe Laufwerk.
29.12.2017 | Office
Nicht immer geht bei der Konfiguration und Nutzung des eMail-Programms Outlook von Microsoft alles glatt. Zumindest für die Mac-Version hat Microsoft eine Hilfe mit direktem Draht zum Hersteller integriert.
Die Hilfe für die Mac-Version von Outlook lässt sich aufrufen, indem das Programm zunächst gestartet wird – etwa über den Finder oder über die Spotlight-Suche. Anschließend oben im Menü auf Hilfe, Support kontaktieren klicken.
Jetzt kann das Problem beschrieben werden, weswegen man die Unterstützung von Microsoft anfordern möchte. Auf Wunsch kann auch gleich ein Foto an die Anfrage angehängt werden, das der Support dann einsehen kann. Die technischen Daten – etwa die genutzte macOS-Version – werden automatisch mit übertragen.
Rückmeldung soll es laut Microsoft binnen weniger Stunden geben – aber nicht wundern, falls es doch länger dauert.
07.04.2017 | Office
Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
In Outlook 2016 klickt man dazu auf Datei, Optionen. Hier den Bereich eMail markieren. Auf der rechten Seite erscheinen dann jede Menge Einstellungen zum Ändern. Dort den Bereich suchen, der mit Nachrichten speichern überschrieben ist.
Drei Optionen steuern, ob und wie Outlook gesendete eMails archiviert. Erstens kann das Programm Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern. Das ist etwa für Entwürfe nützlich.
Zweitens kann festgelegt werden, ob Outlook weitergeleitete Mails speichern soll. Denn die Weiterleitung ist eine zweite Kopie der Original-Nachricht, die sich ja schon im Posteingang befindet.
Drittens lässt sich die Speicherung aller gesendeten eMails komplett verhindern, indem die Option Nachrichten-Kopien im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern abgestellt wird.
10.02.2017 | Office
In Gmail ist eine Funktion zum Stoppen einer eMail nach dem Senden integriert. Sie greift, bevor die Nachricht den Empfänger erreicht – wenn der Absender schnell genug reagiert und auf Rückgängig klickt. Bei Outlook lässt sich etwas Ähnliches realisieren.
Als Erstes wird dazu Outlook gestartet, dann zum Tab Datei wechseln und auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten klicken. Nach Auswahl von Neue Regel erscheint der Regel-Assistent. Hier wird mit einer leeren Regel begonnen.
Nun festlegen, dass die Regel für gesendete Nachrichten gelten soll. Die nächste Seite des Assistenten dabei ignorieren und auf Weiter klicken. Auch der Hinweis, dass alle gesendeten Nachrichten betroffen sein sollen, wird ignoriert.
Jetzt die Option zum Verzögern des Sendens um eine Anzahl Minuten auswählen und dann auf den blauen Link klicken. So kann festgelegt werden, wie lange die Nachricht warten soll, bis sie auf die Reise geht. Während dieser Zeit kann der Absender noch Änderungen vornehmen.
29.11.2016 | Office
Unter Kollegen und in der Firma muss man immer wieder Kontakt-Daten von Personen an andere weitergeben. Damit man nicht alle Daten manuell abschreiben muss, lassen sich Outlook-Kontakte mit wenigen Klicks per eMail verschicken.
Das Problem: Hat der Empfänger kein Outlook, kann er die versendete Kontakt-Datei nicht öffnen. Besser, man versendet Kontakt-Daten in Form einer Web-Visitenkarte. Denn solche Dateien lassen sich an (fast) jedem System öffnen – sogar unterwegs am Handy.
Um einen Kontakt mit Outlook 2013 oder 2016 als Visitenkarte zu versenden, schaltet man im Outlook-Fenster zunächst zur Ansicht Kontakte. Dann mit der rechten Maustaste auf die betreffende Person klicken und im Menü die Funktion Kontakt weiterleiten, Als Visitenkarte auswählen. Dann noch den Empfänger und eine Nachricht eintippen, fertig.
26.11.2016 | Office
Über die Such-Funktion lassen sich im eMail-Programm Microsoft Outlook Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell finden. Wer immer wieder nach denselben Begriffen sucht, muss sie nicht jedes Mal erneut manuell eintippen.
Denn Outlook merkt sich, wonach gesucht wird, und stellt vorherige Such-Begriffe in einem besonderen Menü zur Nutzung bereit. Die folgenden Schritte helfen weiter:
- Zuerst oben über der Liste der eMails mit der Maus in das Such-Feld klicken.
- Jetzt erscheint im Menü ein neuer Kontext-Tab namens Such-Tools: Suchen.
- Ein Klick darauf blendet die zugehörigen Funktionen ein.
- Hier findet sich auch ein Button namens Zuletzt verwendete Such-Vorgänge.
- In der Liste, die beim Anklicken erscheint, genügt ein Klick auf einen Eintrag, und schon wird die entsprechende Suche erneut gestartet.
