22.11.2016 | Office
Wer Nachrichten in Outlook 2013 oder 2016 leichter wiederfinden will, kann sie mit farbigen Kategorien versehen. Besonders praktisch: Diese Kategorien können auch mit einem eigenen Namen bezeichnet werden.
Um eine Kategorie für eine eMail festzulegen, wird die Nachricht zuerst markiert. Jetzt oben auf Start, Kategorisieren klicken. Dann die gewünschte Kategorie aus der Liste auswählen. Bei der ersten Nutzung einer Kategorie kann auch gleich ein passender Name hinterlegt werden.
In der Liste der eMails erscheint bei der gerade gekennzeichneten Nachricht ein farbiges Rechteck. Im Lese-Bereich erscheint zudem auch der Name der Kategorie(n).
Tipp: Über die Liste der Kategorien kann der eingetragene Name für eine Kategorie auch nachträglich noch jederzeit geändert werden.
31.07.2016 | Office
Posteingang, Gesendet und der Papierkorb – das sind nicht die einzigen Ordner, mit denen man Licht in das Chaos der vielen eMails bringen kann, die viele Leute jeden Tag empfangen. Kommt zum Beispiel Microsoft Outlook zum Einsatz, ist das Anlegen eines Ordners in wenigen Sekunden erledigt.
Ein neuer eMail-Ordner lässt sich erstellen, indem man zunächst Outlook startet und dann links mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Posteingang klickt. Im Menü lässt sich dann ein Neuer Ordner anlegen. Dann noch den gewünschten Namen für den Ordner eintippen und mit [Enter] bestätigen. Danach lassen sich eMails mit der Maus in diesen neuen Ordner ziehen, um sich darin abzulegen.
Tipp: Ordner werden in Microsoft Outlook sowohl für POP- als auch für IMAP-Konten unterstützt. Wird ein IMAP-Postfach genutzt, erstellt Outlook den Ordner direkt auf dem Server. Andernfalls wird der Ordner lokal angelegt und sollte daher auf jeden Fall gesichert werden.
29.05.2016 | Office
Outlook kombiniert neben der Verwaltung von eMails, Terminen und Kontakten in einem einzigen Programm. Wer eine Kontakt-Datei mit einer anderen App exportiert oder von einem anderen Computer übertragen hat, kann diese schnell in Outlook importieren.
Mit den folgenden Schritten lässt sich eine Kontakt-Datei in Microsoft Outlook einlesen:
- Zunächst auf Datei, Importieren/Exportieren (Outlook 2003 und 2007) bzw. Datei, Optionen, Erweitert, Exportieren (neuere Outlook-Versionen) klicken.
- Jetzt erscheint der Import- und Export-Assistent. Hier die Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markieren.
- Im nächsten Schritt den richtigen Datei-Typ für die Import-Datei auswählen.
- Dann noch die Datei von der Festplatte laden. Per Klick auf Durchsuchen geht das relativ einfach.
07.04.2016 | Office
Viele Benutzer verschieben alle bearbeiteten eMails aus dem Posteingang in einen Archiv-Ordner. Mit Outlook ist das eine Sache von einem Klick. Jetzt klappt die Ein-Klick-Archivierung auch in der Mac-Version von Microsoft Outlook.
Der Vorteil von archivierten eMails: Sie bleiben leicht erreichbar, aber sind aus der Sicht und verstopfen nicht den Posteingang. Ab sofort geht das Archivieren in Outlook 2016 wie folgt:
- Zuerst die eMail markieren.
- Oben im Menüband auf Archivieren klicken.
Beim ersten Mal, dass man diese Funktion aufruft, fragt Outlook übrigens noch nach, welcher Ordner als Archiv genutzt werden soll. Zur Not kann man die eMail vom Archivordner auch zurück zum Posteingang ziehen, um die Aktion rückgängig zu machen.
07.04.2016 | Office
Wer Microsoft Outlook zum Lesen und Schreiben von Nachrichten, Kontakten usw. nutzt, speichert die zugehörigen Daten nicht alle einzeln auf der Festplatte. Outlook nutzt eine Container-Datei im PST-Format. Wenn diese beschädigt ist, startet das Programm unter Umständen nicht. Die Datei kann aber automatisch repariert werden.
Die Persönliche Ordner-Datei von Outlook 2016 lässt sich mit wenigen Schritten reparieren. Am einfachsten ist das mit einem kostenlosen automatischen Fix It-Tool zu erledigen.
Für Outlook 2013 und 2016 kann man das Fix It für den Posteingang von der Microsoft-Webseite unter https://go.microsoft.com/?linkid=9830947 herunterladen. Nutzt man noch ältere Outlook-Versionen (2010 oder früher), hilft stattdessen der Link https://go.microsoft.com/?linkid=9757459 weiter.
Nach dem Herunterladen wird Outlook geschlossen und dann auf die *.diagcab-Datei doppelt geklickt, sodass der Reparatur-Assistent startet.
24.03.2016 | Office
Mit Nachrichten-Regeln können eingehende Nachrichten in Microsoft Outlook effektiv und automatisch bearbeitet werden. Wer einen neuen oder zweiten PC einrichtet, muss die Regeln nicht alle manuell neu erstellen, denn sie lassen sich als Datei exportieren und wieder importieren.
Der Im- und Export von Outlook-Regeln funktioniert wie folgt:
- Regeln exportieren
Zuerst Outlook starten, dann im Menüband zur Registerkarte Datei Anschließend auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten, Optionen, Regeln exportieren klicken. Nun den Ordner auswählen, in dem die exportierten Regeln gespeichert werden sollen. Hier bietet sich zum Beispiel die Verwendung eines USB-Sticks an. Dann noch einen Dateinamen für den Regel-Export eingeben und mit Klick auf Speichern bestätigen.
- Regeln importieren
Ähnlich wie das Exportieren klappt auch das spätere Importieren eines Regel-Sets. Dazu wird in Outlook wieder auf Datei, Regeln und Benachrichtigungen verwalten, Optionen geklickt und dann die Schaltfläche Regeln importieren betätigt. Danach die exportierte Datei auswählen und auf Öffnen klicken.
27.02.2016 | Office
Nutzer eines Office 365-Abos können nicht nur über das Web auf ihr Postfach zugreifen, sondern auch bequem vom Desktop aus – mit Microsoft Outlook. Hier steht, wie man den Zugriff einrichtet.
Tipp: Wer Office 365 Business genutzt, muss man zuerst ein paar Vorbereitungen treffen, bevor Outlook sich für das Office 365-Konto einrichten lässt.
- Nun als Erstes Outlook öffnen.
- Ist jetzt der Assistent zur automatischen Einrichtung sichtbar, klickt man zweimal auf Weiter. Ansonsten, oder wenn schon ein anderes Konto eingerichtet war, wird oben links auf Datei, Konto hinzufügen geklickt.
- Jetzt noch den eigenen Namen, die eMail-Adresse und das zugehörige Kennwort eintippen. Beim Klicken auf Weiter versucht Outlook dann automatisch, die richtigen Einstellungen zu ermitteln, und richtet das Konto dann automatisch ein.
- Zum Schluss nur noch auf Fertig stellen klicken.
05.02.2016 | Office
Zur Planung eines Meetings muss man oft im Outlook-Kalender graben, um herauszufinden, wann jeder Zeit hat. Mit FindTime wird das einfacher.
FindTime ist ein Add-On für Office-365-Nutzer. Zur Einrichtung braucht man mindestens Outlook 2013. Das Programm zuerst beenden. Dann auf https://findtime.microsoft.com/ gehen und dort auf den Install-Button klicken. Anschließend mit dem Office 365-Account anmelden.
Nach der Installation Outlook starten und eine neue Nachricht verfassen. Dann oben auf Apps für Office klicken und FindTime markieren. Nötigenfalls über Datei, Office-Konto, Konto wechseln mit dem Office 365-Account anmelden. Zum Schluss auf Link Now klicken und erneut anmelden – fertig.
FindTime sucht dann nach passenden Zeiten. Die Länge des geplanten Meetings wählt man aus der Liste aus. Das Meeting kann dann nach Verfügbarkeit oder Zeit geplant werden.
