In Word hat der Nutzer wie bei anderen Text-Programmen auch die Freiheit, so viele unterschiedliche Schriften, Farben und Stile zu nutzen, wie er möchte. Oft ist weniger aber mehr – und sieht auch ordentlicher aus. Wer schnell alle Passagen markieren will, denen ein bestimmtes Format zugewiesen ist, muss sie nicht alle manuell suchen.
Stattdessen kann der Word-Nutzer auf die automatische Such-Funktion für Format-Vorlagen zurückgreifen. Besonders einfach lässt sie sich mit den oben im Menü angezeigten Formaten nutzen:
Zuerst wird das betreffende Word-Dokumente geöffnet.
Jetzt oben mit der rechten Maustaste auf das Format klicken, dessen Vorkommen im gesamten Dokument aufgespürt werden sollen.
Nun den Eintrag Alle X Instanzen markieren aufrufen – fertig.
Bei vertraulichen Dokumenten müssen Textpassagen mitunter unkenntlich gemacht werden. Da Farbentricks (schwarzer Text auf schwarzem Hintergrund) nicht sicher genug sind, werden die Passagen oft gelöscht oder nach dem Drucken mit einem schwarzen Filzstift übermalt. Sicher ist das nicht. Mit „Word Redaction“ gibt’s ein Add-In, das Textstellen per Mausklick zuverlässig schwärzt und unkenntlich macht.
Die „Redaction“-Add-Ins für Word 2003 und 2007 funktionieren wie ein elektronischer Filzstift. Die markierten Passagen werden schwarz überstrichen und lassen sich auf dem Bildschirm nicht mehr lesen. Auch beim Drucken bleiben sie unkenntlich. Zusätzlich wird der Inhalt der geschwärzten Textstellen geändert. Die Passagen lassen sich also auch nicht mit einem Editor betrachten – sie sind unwiederbringlich verschwunden.
