Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
Wer mit dem eMail-Programm Outlook mit anderen kommuniziert, erhält auf diesem Wege oft auch Rechnungen. Wenn man diese Rechnungen, zum Beispiel im PDF-Format, erst in einem anderen Ordner speichern muss, um sie dann später über die Bank anzuweisen, ist das viel zu umständlich. Stattdessen geht es auch viel einfacher.
Möglich macht es das PayPal-Add-On für Microsoft Outlook. Sobald diese Erweiterung in Outlook eingerichtet ist, ist das Senden von Geld eine Sache nur weniger Klicks – einfach eine Nachricht von oder an die betreffende Person öffnen und dann oben im Menü-Band auf die Funktion für PayPal klicken. Daraufhin erscheint auf der rechten Seite eine Spalte, in der nur noch der gewünschte Betrag eingetippt werden muss. Die benötigte eMail-Adresse zum Versenden des Gelds wird dabei automatisch aus Outlook ausgelesen.
Das PayPal-Add-in für Outlook steht auf der folgenden Website zum kostenlosen Download bereit:
Auch Buchhaltung geht mit der Zeit. Mittlerweile kann man seine Rechnungen und Belege online verwalten – in der Cloud. Ich habe Fastbill ausprobiert: Eine feine Sache für Freiberufler und kleine Unternehmen, weil man damit seine Buchhaltung vereinfachen, Zahlungen überwachen und Belege archibieren kann.
Sie sind unterwegs und möchten die Details über die letzte Vodafone-Rechnung einsehen, abfragen, wie viel Freiminuten Sie bereits genutzt haben, oder Zusatz-Optionen für Ihren Handyvertrag aktivieren? Das klappt bequem direkt vom Smartphone aus. (mehr …)
Viele Dienstleister und Onlineshop verschicken Rechnungen nicht mehr per Post, sondern bieten einen Onlineservice. Die Rechnung lässt sich im Browser anzeigen und drucken. Auf dem Papier sieht die HTML-Rechnung aber meist anders aus als am Bildschirm. Ist am Monitor zum Beispiel jede zweite Zeile dunkel unterlegt, fehlt die Formatierung beim Ausdruck. Das lässt sich ändern.
Da der Firefox-Browser die dunkle Formatierung als Hintergrundbild interpretiert, werden sie beim Drucken ignoriert und weggelassen. Damit’s auf dem Papier so aussieht wie auf dem Bildschirm, muss die Druckeinstellung geändert werden. Das geht über den Befehl „Datei | Seite einrichten“ und das Register „Format & Optionen“. Hier die Option „Hintergrund drucken (Farben und Bilder)“ aktivieren und mit OK bestätigen. Jetzt sehen gedruckte Onlinerechnungen auch auf dem Papier vernünftig aus.
