Text in einem Word-Dokument muss nicht statisch sein. Über Felder lassen sich Inhalte auch dynamisch ermitteln. Das können zum Beispiel das aktuelle Datum oder die Anzahl der Seiten in einem Dokument sein, die oben oder unten auf dem Papier stehen sollen. Wird ein Dokument gedruckt, sollten vorher die Felder auf den neuesten Stand gebracht werden.
Dazu gibt es in Word eine eigene Option. Sie sorgt dafür, dass das Programm vor dem Drucken alle enthaltenen Felder aktualisiert. So wird sie aktiviert:
In der Windows-Version klickt man auf Datei, Optionen, Anzeige und setzt dann unter der Überschrift Druck-Optionen einen Haken bei Felder vor dem Drucken aktualisieren. Die Änderung wird dann durch Klick auf OK übernommen.
Am Mac drückt man in Word entweder [Cmd]+[Komma] oder klickt auf Word, Einstellungen. Im Bereich Drucken dann bei Druck-Optionen die Einstellung Felder aktualisieren mit einem Haken versehen.
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst wird das entsprechende Word-Dokument geöffnet.
Jetzt gleichzeitig auf [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Datei markiert.
Nun auf [F9] (Windows) oder [fn]+[F9] (Mac) drücken. Dadurch werden alle markierten Felder aktualisiert.
Ein langes Dokument mit vielen Überschriften wird durch ein Inhaltsverzeichnis übersichtlicher. Wird eine Überschrift anschließend geändert oder haben sich die Seitenzahlen verschoben, kann ein bestehendes Verzeichnis einfach aktualisiert werden.
Um mit Word 2013 ein Inhaltsverzeichnis auf den neusten Stand zu bringen, das betreffende Dokument zunächst öffnen. Dann zu der Seite navigieren, auf der das Verzeichnis beginnt. Anschließend folgt ein Rechtsklick auf eine der dort aufgeführten Überschriften. Im Kontextmenü dann die Funktion „Felder aktualisieren“ aufrufen.
Word fragt jetzt nochmal nach, wie weiter vorgegangen werden soll. Der Nutzer hat hier die Auswahl zwischen „Nur Seitenzahlen aktualisieren“ und „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“.
Sie möchten, dass alle neuen Dokumente, die Sie mit Microsoft Word anlegen, automatisch Seitenzahlen in der Kopfzeile haben? Das ist möglich. In den normalen Word-Einstellungen suchen Sie die Funktion aber vergeblich. (mehr …)
Sie haben eine Word-Datei mit etlichen Seiten und möchten schnell eine ganz bestimmte Seite anzeigen? Enthält das Dokument viele Grafiken, kann das Scrollen mühselig sein. Denn so muss die Textverarbeitung das Aussehen sämtlicher Seiten erst berechnen. Schneller geht’s, wenn Sie eine kaum bekannte Sprungfunktion verwenden. (mehr …)
OpenOffice Writer beziehungsweise LibreOffice Writer sind eine gute und vor allem kostenlose Alternative zu Microsoft Word. Bei der Seitennummerierung hinken die Gratis-Textprogramme dem Platzhirschen aber hinterher. Um Seiten automatisch zu nummerieren ist beim Gratis-Office etwas mehr Arbeit erforderlich.
Bei Word reicht zu Einfügen von Seitenzahlen ein Klick auf die Schaltfläche “Seitenzahl”. Bei OpenOffice und LibreOffice braucht man mehr Klicks. Damit bei mehrseitigen Dokumenten automatisch die richtige Seitenzahl eingefügt wird, zuerst den Befehl “Einfügen | Fußzeile | Standard” aufrufen. Dann in die Fußzeile klicken und die Schreibmarke an die Stelle platzieren, an der die Seitenzahlen erscheinen sollen. Anschließend den Befehl “Einfügen | Feldbefehl | Seitennummer” aufrufen.
