Wer bei Google Street View eine interessante Straßenansicht entdeckt hat, kann sie nicht einfach per E-Mail an Freunde oder Bekannte schicken. Der Link aus der Adresszeile führt immer wieder auf die Startseite von Google Maps. Besser ist die „Senden“-Funktion von Google Streetview.
Um eine Google-Street-View-Ansicht zu verschicken, zunächst wie gewohnt zur Straßenansicht wechseln. Dann oben rechts auf den Link „Senden“ klicken und im Mailformular Empfängeradresse, Absender, Betreff und einen kurzen Mailtext eingeben. Das Formular mit „Senden“ auf die Reise schicken. Der Empfänger erhält eine E-Mail vom Absender „noreply@google.com“ per Klick auf den darin enthaltenen Link „In Google Maps anzeigen“ direkt zur jeweiligen Street-View-Ansicht wechseln.
Um E-Mail-Empfängern das Speichern der Kontaktdaten zu vereinfachen, schicken viele Outlook-Nutzer die digitale Visitenkarte als „vcf“-Anhang gleich mit. Meist wird die Visitenkarte manuell angefügt. Der Vorgang lässt sich mit wenigen Handgriffen automatisieren.
Damit Outlook 2010 die eigene Visitenkarte automatisch an neue Mails anhängt, zuerst – falls noch nicht geschehen – einen neuen Adressbucheintrag mit den eigenen Kontaktdaten ergänzen. Dann den Befehl „Datei | Optionen“ aufrufen und auf „E-Mail“ sowie „Signaturen“ klicken. Per Klick auf „Neu“ eine neue Signatur anlegen. Einen passenden Namen wie „Visitenkarte“ angeben und mit OK bestätigen.
Dann auf die Schaltfläche „Visitenkarte“ klicken, den eigenen Kontakt auswählen und zwei Mal mit OK bestätigen. Damit die Visitenkarte automatisch mitgeschickt wird, im Feld „Neue Nachrichten“ den Eintrag „Visitenkarte“ wählen und auf OK klicken.
Excel-Tabellen sollten nur dann im xls- oder xlsx-Format verschickt werden, wenn der Empfänger ebenfalls über das Tabellenprogramm Excel verfügt. Falls nicht, bietet sich das Austauschformat PDF an. Weiterer Vorteil: PDF-Tabellen lassen sich nicht verändern.
Die Umwandlung einer Excel-Tabelle in ein PDF-Dokument dauert nur wenige Klicks. In Excel 2007 oder 2010 den Befehl „Speichern unter“ aufrufen. Das Listenfeld „Dateityp“ öffnen und das Dateiformat „PDF“ auswählen. Den PDF-Dateinamen eingeben und auf „Speichern“ klicken.
In Excel 2010 lässt sich die PDF-Datei auch direkt per Mail verschicken. Hierzu den Befehl „Datei | Speichern und Senden“ aufrufen, den Eintrag „Per E-Mail senden“ markieren und auf „Als PDF senden“ klicken. Die PDF-Excel-Datei erscheint als Anhang in einem neuen E-Mail-Fenster.
Mit Google Maps lassen sich ganz einfach Rad- oder Wanderrouten planen. Wer Freunde mitnehmen möchte, kann die Route per E-Mail verschicken. Die Mailempfänger können die Route dann auf der Maps-Karte begutachten oder selbst Änderungen daran vornehmen.
Folgendermaßen werden Google-Maps-Routen per Mail verschickt: Zunächst wie gewohnt mit Google Maps (https://maps.google.com) die Route von A nach B berechnen und gegebenenfalls anpassen. Dann oben rechts auf „Senden“ klicken. Es erscheint ein kleines E-Mail-Fenster. Hier die Empfänger- sowie Absenderadresse eintragen und mit einem Klick auf „Senden“ losschicken. Die Empfänger müssen nur noch auf den Link in der E-Mail klicken, um den Streckenentwurf in Google Maps zu öffnen.
Um Termine mit Freunden oder Kollegen abzugleichen, muss es nicht immer die große Lösung mit Exchange Server sein. Wer nur gelegentlich Termine abstimmen und nicht gleich den ganzen Kalender im Internet veröffentlichen möchte, kann mit einem Trick nur eine kurze Übersicht der eigenen Termine verschicken.
Um eine Liste der eigenen Termine zu versenden, zuerst in den Outlook-Kalender wechseln und dann in der linken Spalte auf „Kalender über E-Mail senden“ klicken. Im folgenden Fenster den Datumsbereich auswählen – etwa „Heute“ oder „Die nächsten 7 Tage“ – und auf OK klicken. Fertig ist die Mail mit einem Ausschnitt aus dem eigenen Kalender.
Office-Makros sind eine feine Sache, um Word und Excel neue Funktionen beizubringen oder wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Wer Makros an Freunde und Bekannte weitergeben möchte, muss allerdings immer das komplette Dokument verschicken. Mit einem Trick lassen sich Makros unabhängig vom Dokument versenden.
Um Makros zu exportieren und ohne Dokument zu versenden, zuerst mit dem Befehl „Extras | Makro | Makros“ die Makroliste öffnen. Bei Word 2007 muss zuerst die Entwicklersymbolleiste eingeblendet werden („Office-Symbol | Word-Optionen | Häufig verwendet | Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“) und auf „Entwicklertools“ sowie „Makros“ geklickt werden.
Dann das gewünschte Makro markieren und auf „Bearbeiten“ klicken, um den Visual-Basic-Editor zu öffnen. Mit dem Befehl „Datei | Datei exportieren“ wird das reine Makro exportiert. Im Feld „Dateityp“ am besten „Alle Dateien“ auswählen und das Makro als Textdatei mit der Kennung „.txt“ speichern.
Die Textdatei mit dem Makro lässt sich jetzt per E-Mail verschicken. Der Empfänger muss die Textdatei mit dem Makro nur noch mit dem Befehl „Datei | Datei importieren“ ins eigene Visual-Basic-Fenster einfügen. Praktischer Nebeneffekt: Würde ein Word-Dokument mit eingebettetem Makro verschickt, würden die meisten Mailprogramme aus Sicherheitsgründen den Anhang blockieren.
Wer große Dateien wie Filme oder Fotosammlungen an Freunde verschicken möchte, steht vor einem Problem. E-Mail fällt aus, da meist bei einer Dateigröße von 10 MB Schluss ist. Filesharing-Dienste sind zu kompliziert, da das Verschicken erst nach Anmeldung und Registrierung möglich ist. Schnell und vor allem unkompliziert geht’s mit Sendspace.
Der Clou des Online-Dateiversenders Sendspace (https://www.sendspace.com): Ganz ohne lästige Registrierung und Anmeldung lassen sich Dateien bis zu einer Größe von 300 MB verschicken. Einfach im Formular die Datei hochladen, Mailadresse des Absenders und Empfängers eintragen und auf „Upload File“ klicken – fertig. Der Empfänger erhält einen Downloadlink, über den die Datei sofort heruntergeladen werden kann – natürlich ebenfalls ohne Registrierung. Wer möchte, kann den Downloadlink auch kopieren und manuell per Mail verschicken.
Die Kehrseite der Medaille: Da keine Anmeldung erforderlich ist, liegen die Dateien ungeschützt für jedermann im Netz. Sensible oder private Daten sollten daher nicht oder nur in verschlüsselter Form hochgeladen werden.
Dass Links zu Webseiten an Freunde und Bekannte geschickt werden, ist mittlerweile Usus. Viel spannender ist es, die komplette in die Mail zu packen. Das ist bei Mac OS X ganz einfach möglich.
Wer Freunden eine Webseite zeigen möchte, kann sie folgendermaßen in voller Pracht ins Mail-Fenster einfügen: Zuerst im Safari-Browser die gewünschte Webseite aufrufen. Dann die Tastenkombination [cmd]+[i] drücken. Im Mailfenster erscheint die komplette Webseite. Und zwar nicht nur als Foto oder Screenshot, sondern als interaktive Webseite inklusive Grafiken, Formatierungen und anklickbaren Links. Jetzt nur noch die Adresse des Empfängers eingeben und abschicken.
Übrigens: Ist Microsoft Entourage aus dem Office-Paket installiert, klappt die Tastenkombination [cmd]+[i] leider nicht. Nur wenn Apple Mail als Standardmailprogramm eingerichtet ist, lassen sich komplette Webseiten verschicken.
