Sie haben für Rechnungen oder andere Dokumente eine eigene Word-Vorlage angelegt und diese im Vorlagen-Ordner abgespeichert? Mit wenigen Klicks legen Sie jetzt ein neues Dokument auf Basis Ihrer Vorlagendatei an. (mehr …)
Sie möchten, dass alle neuen Dokumente, die Sie mit Microsoft Word anlegen, automatisch Seitenzahlen in der Kopfzeile haben? Das ist möglich. In den normalen Word-Einstellungen suchen Sie die Funktion aber vergeblich. (mehr …)
Sie erstellen Rechnungen oder Briefe immer nach dem gleichen Schema? Legen Sie sich doch eine Vorlage dafür an. So brauchen Sie nicht jedes Mal von Null anzufangen, sondern nur noch fehlende Daten auszufüllen. Mit Mac OS X ist das Anlegen einer Vorlage einfach.
Apple hat diese Funktion „Formularblock“ getauft. So legen Sie einen solchen an:
Durch diesen Schalter wird die Anwendung die Datei ab sofort immer als Kopie öffnen, so dass das Original-Dokument unangetastet bleibt. Eine Vorlage ganz ohne AppleScript.
Mails sind oft mit wiederkehrenden Formulierungen gespickt. Wer Vor- und Nachname von Empfängern oder Standardfloskeln nicht immer wieder aufs Neue von Hand eintippen möchte, sollte Thunderbird um „Quicktext“ erweitern. Damit lassen sich beliebige Formulierungen als Textbaustein sichern und beliebig oft wiederverwenden.
Nach der Installation des Add-Ons mit dem Befehl „Extras | Quicktext“ die gewünschten Textbausteine und Mailvorlagen anlegen. In jeder Vorlage lassen sich häufig benutzte Angaben wie Vornamen, Spitzname oder Mailadressen als Variablen in die Mailvorlage einfügen. Wer möchte, kann die Platzhalter auch direkt ins Template einbauen, für den Vornamen etwa in der Form [[TO=firstname]]. Eingefügt werden die fertigen Vorlagen wahlweise per Schaltfläche, Rechtsklick oder Tastenkombination. Am schnellsten geht’s, wenn die Vorlage mit einem Stichwort versehen wird. Dann muss beim Mail-Verfassen nur das Stichwort eingeben und die [Tab]-Taste drücken, um das Stichwort durch die passende Vorlage zu ersetzen.
Hier gibt’s die QuickText-Bausteine für Thunderbird ab Version 3:
https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/640/
Bei Autoren, Journalisten, Übersetzern und Lektoren gilt die Normseite als Berechnungsgrundlage für Honorare. Eine Normseite besteht aus 30 Zeilen á 60 Anschläge, also rund 1800 Zeichen. Wer Texte in Normseiten abrechnet, kann mit OpenOffice Writer eine Vorlage basteln, auf die pro Seite genau eine Normseite passt.
Folgende Schritte sind hierzu notwendig:
1. Ein neues Dokument öffnen, das Kürzel „bt“ eingeben und [F3] drücken. Damit wird ein Blindtext mit exakt 1732 Zeichen eingefügt. Wer möchte, kann weitere 68 Zeichen ergänzen, um genau auf 1800 Anschläge zu kommen.
2. Mit [Strg][A] den gesamten Text markieren und ihm eine proportionale Schrift mit gleichgroßen Zeichen zuweisen, am besten „Courier New“ in der Größe 11.
3. Den Befehl „Format | Absatz“ aufrufen und den Zeilenabstand auf „Zweizeilig“ setzen.
4. Die Textmarkierung aufheben und den Befehl „Format | Seite“ aufrufen. Im Register „Seite“ die folgenden Seitenränder einstellen:
Links: 3 cm
Rechts: 4 cm
Damit passen maximal 60 Zeichen in eine Zeile. Um das zu überprüfen, eine Zeile (die möglichst wenig Leerzeichen enthält) markieren und mit „Extras | Wörter zählen“ die Zeichenanzahl ermitteln. Sollten es nicht genau 60 Zeichen sein, den Seitenrand entsprechend vergrößern oder verkleinern. Anschließend den oberen bzw. unteren Seitenrand so anpassen, bis alle 30 Zeilen auf eine Seite passen. Fertig ist die eigene Normseite.
Dank Formatvorlagen lassen sich Dokumente ansprechend formatieren. Überschriften, Absätze und Tabellen sehen sofort perfekt aus. Meist erfolgt die Auswahl der Vorlagen über die Multifunktionsleiste „Start“ und die Schaltflächen im Bereich „Formatvorlagen“. Viel schneller geht’s, wenn die Vorlagen griffbereit neben dem Dokument liegen.
Je nach Bildschirmbreite sind in der Multifunktionsleiste „Start“ nur drei bis neun Vorlagen direkt per Schaltfläche erreichbar. Die „versteckten“ Vorlagen erscheinen erst per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil. Wer es bequemer mag, sollte unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den schrägen Pfeil klicken. Damit erscheint rechts neben dem Dokument die komplette Liste der Formatvorlagen.
Ist ganz unten die Option „Vorschau anzeigen“ angekreuzt, ist sofort erkennbar, wie die einzelnen Formate im Dokument aussehen. Über den Link „Optionen“ lässt sich festlegen, welche Vorlagen in der Sidebar erscheinen, etwa nur die empfohlenen oder zurzeit verwendeten Vorlagen.
