04.12.2017 | Office
Besteht ein Dokument nur aus Fließtext, lässt es sich auch bei relativ wenig Platz auf dem Monitor bequem bearbeiten. Anders sieht dies aus, wenn eine Datei viele Grafiken oder unterschiedliche Layouts enthält. In diesem Fall reicht der Platz auf dem Bildschirm gelegentlich einfach nicht aus – selbst, wenn ein großer Monitor verwendet wird. In diesem Fall muss ein anderer Trick herhalten.
In allen modernen Word-Versionen erscheint am oberen Rand des Fensters ein Menüband, über das sich sämtliche Funktionen der Software aufrufen lassen. Wer mehr Platz auf dem Monitor will, stellt schnell fest: Das Menüband belegt relativ viel Platz.
Aus diesem Grund haben die Entwickler von Microsoft Office eine Funktion integriert, über die sich das Menüband vorübergehend zusammenklappen lässt. In diesem Fall bleiben nur die Überschriften der einzelnen Registerkarten übrig. Zum Nutzen der jeweiligen Funktionen muss die Registerkarte dann erst per Klick auf den jeweiligen Tab geöffnet werden.
Auf- und zuklappen lässt sich das Menüband einfach per Doppelklick auf den gerade aktiven Tab, etwa Start.
04.12.2017 | Office
Besondere Dokumente benötigen spezielle Schriften. Wird in einer Word-Datei eine besondere Schrift genutzt und jemand anders hat diese Schrift nicht, sieht die Person das Dokument in der Standardschrift Calibri. Es sei denn, man wendet einen Trick an.
Das Problem lässt sich verhindern, indem der Autor des Dokuments die spezielle Schrift einfach direkt in das Word-Dokument einbettet. Einziger Nachteil: Da manche Schriften recht groß werden können, steigt auch die Größe der Word-Datei an.
Zum Einbetten zuerst auf Datei, Optionen klicken. Jetzt zum Bereich Speichern wechseln. Auf der rechten Seite nach unten scrollen. Hier erscheint die Option Schriftarten in der Datei einbetten. Wer hier einen Haken setzt, bekommt beim Speichern des Dokuments anschließend die Schriftarten gleich mit in die Datei eingebettet.
So lässt sich das Dokument mitsamt den genutzten Schriftarten bequem an andere weitergeben und sollte dann auch auf dem Computer der Zielperson identisch aussehen – selbst, wenn diese die Schrift nicht installiert hat.
03.12.2017 | Office
Wer sich nicht die Mühe machen will, den Inhalt eines Word-Dokuments auf den ersten Seiten manuell als Verzeichnis einzutippen, kann die Arbeit auch dem Programm überlassen. Dabei zieht Word die festgelegten Überschriften zurate. Wie ausführlich das Verzeichnis sein soll, kann vom Nutzer selbst festgelegt werden.
Standardmäßig berücksichtigt Word dabei die obersten drei Ebenen von Überschriften und untergeordneten Abschnitten. Beim Erstellen kann dies angepasst werden:
- Zuerst auf Einfügen, Referenzen (Windows) bzw. Verweise (macOS) klicken.
- Jetzt ganz links Inhaltsverzeichnis, Benutzerdefiniert auswählen.
Im erscheinenden Dialog kann die gewünschte Anzahl der Ebenen von Überschriften eingestellt werden, die für das Verzeichnis berücksichtigt werden sollen, etwa von 1 bis 5. Die Einstellung lässt sich für jedes Dokument separat festlegen.
02.12.2017 | Office
Word 2016 hat viele Funktionen – und läuft normal sehr stabil. Stürzt das Programm dennoch einmal ab, wacht im Hintergrund ein Dienst darüber, dass nach Möglichkeit keine Daten verloren gehen. Selbst dann nicht, wenn das Dokument noch nicht gespeichert war.
Meist lassen sich ungespeicherte Änderungen an Dokumenten nach einem Crash von Microsoft Word (für Windows) also wiederherstellen. Microsoft hat das Vorgehen stark vereinfacht: Im Normalfall genügt es, wenn nach einem Absturz von Word das Programm einfach erneut gestartet wird – zum Beispiel über das Startmenü.
Word sollte die zuvor bearbeitete Datei dann automatisch wieder öffnen und sich auch gemerkt haben, an welcher Stelle das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Das Besondere: Oben unter dem Menüband blendet Word eine Leiste ein. Wird hier auf den Speichern-Button geklickt, lässt sich das vor dem Absturz nicht mehr mögliche Speichern bequem mit einem Klick nachholen.
01.12.2017 | Office
Im Web werden Dokumente meist im PDF-Format geteilt. Das allgegenwärtige Format des Herstellers Adobe kann inzwischen auch von anderen Programmen exportiert werden. Dazu gehört auch Microsoft Office. Sind die mit Word und Co. erstellten PDFs zu groß, lassen sie sich auch kleiner machen.
Dazu wird als Erstes das Dokument geöffnet, das als PDF exportiert werden soll. Jetzt auf Datei, Exportieren klicken. Hier folgt ein Klick auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
Im nachfolgenden Dialog dann den gewünschten Ordner auswählen. Unten rechts wird anschließend die Optimierung festgelegt – entweder perfekte Qualität zum Ausdrucken oder eine optimierte Version zum Versenden und zur Nutzung im Web.
Tipp: Ist die resultierende PDF-Datei immer noch zu groß, kann sie auch über einen Online-Dienst zur Komprimierung verkleinert werden. Enthält die Datei allerdings viele Bilder, sinkt deren Qualität mitunter erheblich.
29.11.2017 | Office
Mit Microsoft Word können Texte auf vielerlei Weise designt und formatiert werden. Muss man die Designs allerdings jedes Mal manuell anwenden, wird das schnell mühselig. Mit einem Trick lässt sich ein Wort bei jeder Nutzung direkt mitsamt dem gewünschten Format einfügen.
- Dazu wird der Ausdruck zunächst in ein leeres Dokument geschrieben und so formatiert wie gewünscht. Danach den Ausdruck mit der Maus markieren. Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
- Dort wird dann zum Bereich Dokumentprüfung gewechselt, um anschließend auf den Button AutoKorrektur-Optionen… zu klicken.
- Hier kann ein passendes Kürzel für den neuen, formatierten Ausdruck angegeben werden.
- Sobald auf Hinzufügen geklickt wird, kann das fertig einsatzbereite Wort direkt durch Eingeben des hinterlegten Kürzels eingefügt werden.
28.11.2017 | Office
Mit Pfeilen, Sprechblasen und ähnlichen Formen lassen sich Dokumente schnell ansprechend gestalten. Dabei setzt man oft mehrere dieser Formen gemeinsam ein. Um sie zu gruppieren, eignet sich am besten ein Zeichnungsbereich.
Anders als bei früheren Word-Versionen wird dieser beim Einfügen von Formen in Word allerdings nicht mehr automatisch eingefügt, sondern muss vom Nutzer bei Bedarf manuell hinzugefügt werden.
Um in Word 2016 einen Zeichnungsbereich zum Gruppieren und gemeinsamen Bearbeiten von Formen in ein Word-Dokument einzufügen, den Cursor an die gewünschte Stelle setzen. Dann oben im Menü auf Einfügen, Formen und dann ganz unten auf Neuer Zeichenbereich klicken.
27.11.2017 | Office
Häufig verwendete Formate lassen sich in einem Dokument als Vorlage speichern. Sie erscheinen dann in der Liste der Formatvorlagen – allerdings nur im aktuellen Dokument. Soll der Stil auch in anderen Dokumenten nutzbar sein, lässt er sich auf Wunsch auch in der zugehörigen Word-Vorlage speichern.
- Um diese Einstellung zu ändern, wird zunächst das betreffende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt die Liste der Formatvorlagen am rechten Rand des Fensters einblenden.
- Nun den Stil, der für andere Dateien verfügbar gemacht werden soll, mit der rechten Maustaste anklicken.
- Im Kontextmenü kann er jetzt geändert werden.
- Im folgenden Dialog lässt sich die Verfügbarkeit der Vorlage auf andere Dokumente ausweiten. Dazu das entsprechende Kästchen unten im Dialog mit einem Haken versehen.
