IMAP-Postfächer eignen sich für Anwender, die viel unterwegs sind. Im Gegensatz zu POP3-Accounts werden Mails bei IMAP-Postfächern nicht auf den lokalen Computer verschoben, sondern verbleiben auf dem Server des Postfach-Anbieters. Der Vorteil: Die Mails sind immer und von überall erreichbar. Komplizierter wird es nur, wenn es ans Löschen alter Mails geht. Bei Windows Mail und Thunderbird ist es elegant gelöst: Die beiden Mail-Clients richten im IMAP-Postfach die Ordner „Gelöschte Elemente“ bzw. „Papierkorb“ ein und verschieben gelöschte Nachrichten dorthin. Bei Outlook und Outlook Express werden gelöschte Elemente hingegen nur zum Löschen markiert und durchgestrichen. Zum „richtigen“ Löschen sind einige Zusatzschritte notwendig.
Um IMAP-Mails endgültig zu löschen, muss bei Outlook bis zur Version 2003 der Befehl „Bearbeiten | Gelöschte Nachrichten endgültig löschen“ aufgerufen werden. Erst dann werden alle zum Löschen markierten Mails auch aus dem IMAP-Postfach entfernt. Bei Outlook Express und Outlook 2007 ist es einfacher; die beiden Mail-Clients lassen sich so einstellen, dass gelöschte Mails automatisch verschwinden.
Bei Outlook Express muss im Dialogfenster „Extras | Optionen | Wartung“ das Kontrollkästchen „Gelöschte Nachrichten beim Verlassen der IMAP-Ordner entfernen“ aktiviert werden. Bei Outlook 2007 ist die Einstellung im Dialogfenster „Extras | Kontoeinstellungen“ zu finden. Hier doppelt auf das Postfach sowie auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“ klicken und die Option „Elemente online beim Wechseln des Ordners löschen“ aktivieren. Jetzt werden durchgestrichene und zum Löschen markierte Mails beim Wechseln des Nachrichten-Ordner oder beim Neustart von Outlook automatisch entfernt.
