27.11.2011 | Tipps
Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.
Zum Speichern der Kontakte als CSV-Datei den Befehl „Datei | Öffnen“ aufrufen und auf „Importieren“ klicken. Im Assistenten den Eintrag „In Datei exportieren“ wählen und mit „Weiter“ fortfahren. Im nächsten Fenster „Kommagetrennte Werte (Windows)“ (im englischen: „Comma Separated Values“, CSV) wählen und auf „Weiter“ klicken. Dann den Kontakteordner markieren, die Zieldatei angeben und mit „Fertig stellen“ sämtliche Kontakte als CSV-Datei ablegen. Die so erzeugte Exportdatei lässt sich in jedem Texteditor öffnen und nachbearbeiten. Wichtig beim Bearbeiten: Die einzelnen Felder müssen weiterhin mit einem Komma getrennt bleiben.
18.11.2011 | Tipps
Schnell mal einen fremdsprachigen Begriff übersetzen? Das war bislang immer mit viel Klickarbeit verbunden. Zuerst musste der Begriff aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert, ein Übersetzungstool gestartet oder eine Wörterbuch-Webseite geöffnet und der kopierte Begriff eingefügt werden. Seit Word 2010 kann man sich die Klickarbeit sparen. Und Begriffe mit zwei Mausklicks übersetzen lassen.
In Word 2010 ist der Übersetzer bereits integriert. Um einen Begriff zu übersetzen, zuerst im Menüband „Überprüfen“ mit dem Befehl „Übersetzen | Sprache für die Übersetzung auswählen“ die Quell- und Zielsprache festlegen. Jetzt lassen sich Wörter übersetzen, indem mit der rechten Maustaste draufgeklickt und der Befehl „Nachschlagen | English Assistance:German“ die Seitenleiste mit der passenden Übersetzung eingeblendet wird. Das klappt allerdings nur bei einer bestehenden Internetverbindung.
14.11.2011 | Tipps
Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte – etwa eine Adresse in einer Excel-Liste – sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt’s noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.
So kommt man ran: Um Daten zu exportieren, eine beliebige Ansicht öffnen und dann den Befehl „Datei | Öffnen“ aufrufen. Es folgt ein Klick auf das Symbol „Importieren“. Unlogischerweise gibt es hier den Befehl „In eine Datei exportieren“. Diesen Eintrag markieren, mit „Weiter“ bestätigen und das Exportformat festlegen, etwa „Microsoft Excel 97-2003“ oder „Kommmagetrennte Werte (Windows)“. Mit „Weiter“ fortfahren und in der Liste den Ordner auswählen, der exportiert werden soll – zum Beispiel die „Kontakte“. Nach Klicks auf „Weiter“ und „Fertig stellen“ startet Outlook den Datenexport.
07.11.2011 | Tipps
Einmal eingetragene Termine bleiben auf ewig im Kalender. Selbst wenn sie bereits seit mehreren Jahren verstrichen sind. Reine Platzverschwendung. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Termine ganz einfach löschen.
Mit folgenden Schritten werden auf einen Schlag alle Termine vor einem bestimmten Datum gelöscht: In Outlook zur tabellarischen Kalenderansicht wechseln, indem im Menüband „Ansicht“ auf „Ansicht ändern“ und „Liste“ geklickt wird. Dann per Klick auf die Spaltenüberschrift „Ende“ die Tabelle so sortieren, dass die Termine chronologisch absteigend sortiert werden.
Anschließend in der Liste den ersten Eintrag des Datums markieren, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen. Mit der Tastenkombination [Shift/Umschalten][Ende] alle Termine ab diesem Datum bis ganz nach unten zum ältesten Termin markieren. Mit [Entf] die markierten Termine löschen. Outlook verschiebt die Einträge zunächst in den Ordner „Gelöschte Elemente“. Endgültig verschwunden sind sie erst, wenn per Rechtsklick der Ordner „Gelöschte Objekte“ geleert wird.
07.10.2011 | Tipps
Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Um Tabellen auf einen Schlag farbig und mit wechselnden Zeilenfarben zu formatieren, im Menüband „Start“ auf „Als Tabelle formatieren“ klicken und das Layout auswählen. Anschließend mit gedrückter Maustaste den gewünschten Bereich der Tabelle markieren und [Return] drücken. Fertig ist das Profi-Design.
05.10.2011 | Tipps
Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
Um die Whitelist nicht manuell um Adressen von Freunden und Bekannten erweitern zu müssen, lässt sich Outlook so einstellen, dass alle Empfänger von selbst verfassten E-Mails automatisch in der Liste der sicheren Absender landen. Dazu in Outlook 2007 den Befehl „Extras | Optionen | Einstellungen | Junk-Mail“ aufrufen bzw. bei Outlook 2010 in der linken Spalte auf den Ordner „Junk-Mail“ klicken, dann mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Junkmail klicken und den Befehl „Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“ aufrufen.
Im folgenden Dialogfenster das Register „Sicherer Absender“ öffnen, die Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“ aktivieren und die Änderung mit OK bestätigen.
01.10.2011 | Tipps
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
Und zwar so: Bei Word 2007 und 2010 auf „Überprüfen“ sowie „Recherchieren“ klicken oder bei Word 2003 den Befehl „Extras | Recherchieren“ aufrufen. Dann unten rechts auf „Rechercheoptionen“ klicken und über „Dienste hinzufügen“ die Adresse des Online-Übersetzers ergänzen. Für den Microsoft Translator lautet die Adresse zum Beispiel
https://www.microsofttranslator.com/OfficeTrans/Register.asmx
Im Assistenten auf „Weiter“ und „Installieren“ klicken. Zum Übersetzen die gewünschte Textpassage markieren und mit gedrückter [Alt]-Taste auf die Markierung klicken. Per Klick auf den grünen Pfeil rechts neben „Gesamtes Dokument übersetzen“ wird der komplette Text von der gewählten Ursprungs- in die Zielsprache übersetzt.
28.09.2011 | Tipps
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
Allerdings funktioniert’s nur, wenn beide Seiten (Absender und Empfänger) mit Outlook arbeiten. Um Mails mit einem Verfallsdatum zu versehen, im Nachrichtenfenster das Register „Optionen“ öffnen und im Menüband bei „Weitere Optionen“ auf den kleinen Pfeil klicken. Dann im Abschnitt „Übermittlungsoptionen“ die Option „Nachricht läuft ab nach“ aktivieren und das Ablaufdatum festlegen. Abgelaufene Nachrichten werden beim Empfänger (sofern Outlook zum Einsatz kommt) grau schattiert und durchgestrichen formatiert.
