Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
[Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
[Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
[Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
[Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
[Strg]+[5]: Notizen öffnen
[Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
[Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
[Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
Kopiert man Text oder Bidler aus dem Internet oder einem anderen Programm, um sie danach in ein Word-Dokument einzufügen, ist das Text-Programm anschließend oft verwirrt – und bringt das Design des ganzen Dokuments durcheinander. Statt der sorgsam eingestellten Schriften erscheint beispielsweise plötzlich alles in Times.
Das passiert immer dann, wenn der Inhalt der Zwischenablage die bereits im Word-Dokument vorhandenen Formatvorlagen verändert. Damit dies nicht passieren kann, am besten eine Einstellung in Word ändern.
Beim Einfügen von Inhalten oben links im Menü neben bzw. unter dem Einfügen-Button auf den Pfeil nach unten klicken – dadurch erscheint ein Menü. Hier den Eintrag Formatierung anpassen oder Formatierung zusammenführen auswählen.
Soll diese Einstellung generell beim Einfügen angewendet werden, lässt sie sich in der Windows-Version von Microsoft Office über Datei, Optionen, Erweitert unter der Überschrift Ausschneiden, Kopieren und Einfügen gezielt für bestimmmte oder gar alle Einfüge-Operationen festlegen.
Wenn der letzte Zuhörer endlich eingetroffen ist, kann die Präsentation starten. Damit dann bereits alles vorbereitet ist, kennt Microsoft PowerPoint einige Abkürzungen. So lässt sich eine Präsentation schneller beginnen.
Ist die PowerPoint-Datei bereits in der Office-Anwendung geöffnet, gibt es 2 Möglichkeiten zum schnellen Start der Präsentation:
Entweder oben im Menü auf Bildschirm-Präsentation, Starten klicken.
Oder auf der Tastatur [F5] drücken.
Soll die Präsentation hingegen direkt beim Doppelklick aus dem Explorer wiedergegeben werden, wird sie zuvor mit dem Speichern-unter-Dialogfeld von PowerPoint als Kopie gespeichert. Dabei aber statt des sonst üblichen PPTX-Formats die Endung PPSX beim Dateityp auswählen. Diese Endung zeigt dem Programm an, dass die Präsentation sofort starten soll, wenn das Dokument aufgerufen wird.
Professionell gestaltete Word-Dokumente basieren immer auf sorgfältig eingesetzten Format-Vorlagen. Diese Vorlagen legen fest, welche Schriften, Größen, Farben und sonstigen Stile für eine bestimmte Art von Text eingesetzt werden. Besonders schnell lässt sich eine Format-Vorlage anwenden, wenn sie direkt oben ins Menü integriert wird.
Klickt man oben in Word auf den Menü-Tab Start, erscheint im rechten Bereich der Leiste eine Übersicht mit besonders häufig genutzten Vorlagen. Welche Formate hier zur Auswahl stehen sollen, kann man auch selbst konfigurieren.
Soll eine neu erstellte Format-Vorlage in dieser Liste der Schnell-Format-Vorlagen angeboten werden, aktiviert man die entsprechende Option:
Dazu rechts im Menü den Bereich für Format-Vorlagen aufrufen. Jetzt auf den kleinen Pfeil neben der betreffenden Vorlage klicken, um diese zu bearbeiten. Hier die Option Zur Liste der Schnell-Format-Vorlagen hinzufügen aktivieren und mit OK bestätigen – fertig.
Zur Verwaltung von Datensätzen, die miteinander in einer bestimmten Beziehung stehen, eignet sich das Datenbank-Programm Access von Microsoft Office optimal. Allerdings lassen sich die Daten hier weniger gut auswerten als beispielsweise in Excel. Mit einem Trick lässt sich eine beliebige Access-Tabelle aber schnell nach Excel exportieren.
Der Export von Access-Datensätzen in das Tabellen-Programm Excel 2013 oder Excel 2016 klappt mit wenigen Schritten:
Als Erstes wird eine beliebige Access-Datenbank und darin die Tabelle geöffnet, deren Daten in Excel ausgewertet werden sollen.
Im nächsten Schritt oben im Menü die Registerkarte namens Externe Daten markieren.
Hier im Bereich Exportieren auf den Excel-Button klicken.
Daraufhin blendet Access den Assistenten zum Exportieren einer Excel-Tabelle ein. Neben dem Speicherort und Namen für die Excel-Datei wird hier auch festgelegt, ob das Datenbank-Programm die Daten inklusive der Formatierung und des Layouts exportieren darf oder ob ausschließlich die reinen Daten übernommen werden sollen.
In Word, Excel, PowerPoint und Co. bewegt sich der Cursor beim Eingeben von Text in Dokumente weich und fließend. Wenn diese Animation stört, kann sie durch einen Eingriff in die Registrierung auch ganz abgeschaltet werden.
Hier die nötigen Schritte, um die Animationen beim Eingeben von Text in Office-Dokumente zu deaktivieren:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf den Start-Button klicken.
Hier den Eintrag Ausführen öffnen.
Nun den Befehl regedit eintippen und mit Klick auf OK bestätigen.
Im Registrierung-Editor auf der linken Seite zum Schlüssel wechseln.
In diesem Schlüssel jetzt nach dem Feld suchen. Falls noch nicht existiert, muss es zuerst angelegt werden.
Der Wert für den Eintrag wird auf 1 festgelegt.
Ab dem nächsten Start der Office-Programme sind die Animationen beim Eingeben von Text deaktiviert.
Manchmal liegen Infos im Web nur in Form von PDF-Dateien vor. Wer solche Dokumente weiter bearbeiten möchte, hat dann ein Problem – denn Inhalte aus PDFs sind oft nur schwer kopierbar. Es sei denn, man nutzt OneNote.
Um mit dem Notiz-Programm OneNote Inhalte aus PDF-Dateien zu kopieren, sollte zunächst ein PDF-Programm wie Adobe Reader oder Foxit Reader installiert haben. Beide Programme stehen im Internet zum kostenfreien Download bereit.
Anschließend folgende Schritte ausführen:
OneNote starten.
Oben im Menü auf Einfügen klicken.
Hier auf den Button Datei-Ausdruck klicken.
Jetzt die PDF-Datei auswählen und mit Einfügen bestätigen.
Danach mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Dokument klicken.
Nun den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren aufrufen.
Schließlich können die Daten anderswo eingefügt werden, etwa in Word.
Wenn der Computer abstürzt oder ein anderes unerwartetes Ereignis eintritt, können Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Co. beschädigt werden. Dann lassen sich die Dateien nicht mehr problemlos auf jedem Gerät öffnen. Oft lassen sich die Fehler mit der integrierten Reparatur-Funktion korrigieren.
Um ein beschädigtes Office-Dokument zu reparieren, wird als Erstes die zugehörige Office-Anwendung gestartet. Im Beispiel nutzen wir Microsoft PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Öffnen, Durchsuchen klicken.
Nun auf der Festplatte die gewünschte Datei heraussuchen und markieren.
Als Nächstes unten auf der rechten Seite des Öffnen-Buttons auf den kleinen Pfeil klicken, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Öffnen und reparieren.
