Outlook sortiert eingehende E-Mails normalerweise automatisch nach Datum: Die neuesten Mails erscheinen ganz oben. Doch diese Art der Sortierung ist nicht immer die beste Wahl, vor allem dann nicht, wenn täglich mehrere Dutzend Mails eintrudeln. Dann ist es oft praktischer, die Mails nach Thema zu gruppieren. Outlook ordnet die Mails im Posteingang auf Wunsch nach Betreff und fasst alle Mails zum selben Thema zu einer übersichtlichen Gruppe zusammen.

So ist es viel einfacher, längere Diskussionen zu verfolgen, selbst bei vielen Antworten und Gegenantworten. Dazu genügt es, im Posteingang mit der rechten Maustaste auf den Listenkopf mit den Spaltenüberschriften zu klicken, beispielsweise auf „Neu nach alt“. Mit Hilfe der Option „Unterhaltung“ fasst Outlook dann alle gleich lautenden Betreffzeilen zu einer Gruppe zusammen.

Wichtig ist dabei, dass die Beteiligten bei den Antworten den Betreff der E-Mail unverändert lassen. Nur dann kann Outlook eine korrekte Gruppierung vornehmen.