Über die Weiterleitungs-Funktion kann der Inhalt einer empfangenen eMail an eine andere Person gesendet werden. Gelegentlich hat man aber sogar mehrere Nachrichten, die man gesammelt weitergeben möchte. Mit Outlook ist das sehr einfach möglich – und das funktioniert sowohl in der Desktop-Version als auch in Outlook 365 und der Web-App.
Mehrere eMails lassen sich mit nur wenigen Klicks gesammelt in eine neue Nachricht verpacken. Diese praktische Funktion spart enorm Zeit, besonders wenn ihr regelmäßig Projektdokumentation, Kundenkorrespondenz oder wichtige Diskussionsverläufe weiterleiten müsst.
So funktioniert’s in Outlook Desktop und Microsoft 365
Die klassische Methode funktioniert in allen Outlook-Versionen seit 2013 und ist auch 2026 noch der schnellste Weg:
- Zunächst die [Umschalt]-Taste gedrückt halten.
- Jetzt in der Liste der eMails in Outlook die erste Nachricht markieren, die versendet werden soll.
- Nun auf die letzte Nachricht klicken, sodass alle eMails dazwischen ebenfalls ausgewählt werden.
- Nun oben im Menü auf den Weiterleiten-Button klicken.
- Dann noch den gewünschten Empfänger sowie einen Betreff eingeben, fertig.
Alternative: Einzelne eMails gezielt auswählen
Wenn die eMails nicht direkt aufeinander folgen, könnt ihr auch einzelne Nachrichten aus verschiedenen Bereichen eures Postfachs auswählen:
- [Strg]-Taste gedrückt halten
- Einzeln auf jede gewünschte eMail klicken
- Anschließend „Weiterleiten“ wählen
Diese Methode ist besonders praktisch, wenn ihr aus einem längeren Mailverkehr nur bestimmte relevante Nachrichten herausfiltern wollt.
Neue Features in Outlook 365 (2025/2026)
Microsoft hat in den letzten Updates einige nützliche Verbesserungen eingebaut:
Intelligente Zusammenfassung: Outlook kann bei mehr als fünf weitergeleiteten Mails automatisch eine KI-generierte Zusammenfassung erstellen. Diese erscheint am Anfang der neuen Nachricht und gibt dem Empfänger einen schnellen Überblick über den Inhalt.
Anhänge-Optimierung: Seit 2025 fragt Outlook automatisch, ob Anhänge aus den ursprünglichen Mails mit weitergeleitet werden sollen. Früher wurden alle Anhänge automatisch mitgeschickt, was zu riesigen Mails führen konnte.
Datenschutz-Check: Eine neue Funktion prüft die ausgewählten Mails auf potentiell sensible Inhalte und warnt vor der Weiterleitung, falls vertrauliche Informationen enthalten sind.
Outlook Web-App: Geht das auch?
Ja! Die Web-Version von Outlook unterstützt seit 2024 ebenfalls die Mehrfach-Weiterleitung. Der Ablauf ist praktisch identisch zur Desktop-Version. Einziger Unterschied: Der „Weiterleiten“-Button versteckt sich manchmal im Drei-Punkte-Menü, wenn das Browser-Fenster zu schmal ist.
Profi-Tipp: Vorlagen für wiederkehrende Weiterleitungen
Wer regelmäßig ähnliche Mail-Sammlungen weiterleitet, kann seit Outlook 2024 Weiterleitungs-Vorlagen erstellen. Diese speichern nicht nur Standard-Empfänger und Betreff-Zeilen, sondern auch Filterkriterien für die automatische Auswahl relevanter Mails.
Zugang findet ihr über: Datei → Optionen → Mail → Weiterleitungsvorlagen
Was passiert mit der Formatierung?
Outlook behält die ursprüngliche Formatierung der einzelnen Mails bei der Weiterleitung bei. Jede Mail wird als separater Block in die neue Nachricht eingefügt, mit Absender, Datum und Betreff deutlich erkennbar. Das macht es für den Empfänger leicht, den Überblick zu behalten.
Grenzen beachten
Auch wenn die Funktion sehr praktisch ist, gibt es ein paar Dinge zu beachten:
- Die meisten Mail-Provider haben Größenlimits (meist 25-50 MB)
- Bei mehr als 20 Mails wird die Weiterleitung unübersichtlich
- Anhänge können die Mail-Größe schnell explodieren lassen
- Vertrauliche Inhalte sollten vor Weiterleitung geprüft werden
Die Mehrfach-Weiterleitung in Outlook ist und bleibt eine der nützlichsten Funktionen für alle, die viel mit eMails arbeiten. Mit den neuen KI-Features wird sie noch praktischer und sicherer.
Zuletzt aktualisiert am 07.04.2026
