Teilnehmer eines Termins abzustimmen ist wie das Hüten eines Flohzirkus. Kaum habt ihr den einen Teilnehmer angeschrieben und seine Verfügbarkeit erfahren, da kann der nächste genau zu dem Termin nicht. Je höher die Zahl der Teilnehmer, desto höher der Aufwand. Eine bekannte Lösung dafür ist Doodle, der Online-Terminplaner. Doch Microsoft bietet mit seiner Microsoft 365 Suite eine integrierte Alternative: die Terminplanungsfeatures direkt in Outlook.
Obwohl FindTime als separates Add-In eingestellt wurde, hat Microsoft die Terminabstimmung noch tiefer in Outlook integriert. In Outlook für Microsoft 365 findet ihr heute mehrere Wege, um Termine effizient zu koordinieren.
Der modernste Ansatz ist die Terminplanungs-Funktion direkt in Outlook. Wenn ihr eine neue Besprechung erstellt, klickt auf „Terminplanungs-Assistent“ im Menüband. Hier seht ihr sofort die Verfügbarkeit aller eingeladenen Teilnehmer – vorausgesetzt, sie nutzen ebenfalls Microsoft 365 und haben ihre Kalender freigegeben.
Für externe Teilnehmer oder wenn ihr mehrere Terminoptionen zur Auswahl stellen wollt, gibt es Microsoft Bookings. Dieses Tool ist in Microsoft 365 Business-Plänen enthalten und erlaubt es, Terminbuchungsseiten zu erstellen, die ihr per Link teilen könnt.
Eine weitere Option ist die Umfrage-Funktion in Microsoft Forms, die sich nahtlos mit Outlook verbindet. Erstellt eine Umfrage mit verschiedenen Terminoptionen und sendet den Link an alle Teilnehmer. Die Antworten werden automatisch ausgewertet und ihr seht auf einen Blick, welcher Termin die meisten Zusagen erhält.
Für spontane Terminabstimmungen eignet sich Microsoft Teams hervorragend. In Gruppenchats könnt ihr schnell eine Umfrage mit verschiedenen Terminvorschlägen erstellen. Die Teilnehmer stimmen direkt im Chat ab, und ihr seht die Ergebnisse in Echtzeit.
Besonders praktisch ist die Scheduling Poll-Funktion in Outlook Web. Wenn ihr eine neue E-Mail verfasst, findet ihr unter „Einfügen“ die Option „Umfrage“. Hier könnt ihr schnell eine Terminabstimmung erstellen, ohne zusätzliche Tools zu benötigen.
Die Cortana Scheduling-Funktion (wo verfügbar) kann ebenfalls bei der Terminkoordination helfen. Schreibt einfach eine E-Mail mit Cortana in CC und formuliert eure Terminwünsche in natürlicher Sprache. Cortana koordiniert dann automatisch mit allen Beteiligten.
Für wiederkehrende Terminserien bietet sich Microsoft Viva Insights an. Das Tool analysiert eure Kalendergewohnheiten und schlägt optimale Terminzeiten vor, basierend auf den Arbeitsmustern aller Teilnehmer.
Ein Geheimtipp ist die Kalender-Overlay-Funktion in Outlook. Ihr könnt mehrere Kalender übereinanderlegen und so auf einen Blick freie Zeitfenster aller relevanten Personen identifizieren. Besonders nützlich bei der Planung größerer Meetings.
Für externe Zusammenarbeit empfiehlt sich Microsoft Bookings with me, ein persönlicher Buchungsservice. Erstellt eure Verfügbarkeitszeiten und teilt den Link. Externe Teilnehmer können direkt passende Termine buchen, ohne E-Mail-Pingpong.
Die Power Automate-Integration ermöglicht es außerdem, komplexe Terminabstimmungsworkflows zu automatisieren. Beispielsweise könnt ihr automatische Erinnerungen versenden oder bei Terminänderungen alle Beteiligten benachrichtigen.
Bei allen Vorteilen der Microsoft-Ökosystem-Lösungen solltet ihr bedenken: Für gemischte Umgebungen mit vielen externen Teilnehmern ohne Microsoft 365 bleibt Doodle oft die pragmatischste Lösung. Die Microsoft-Tools entfalten ihre volle Stärke vor allem dann, wenn alle Beteiligten im selben digitalen Ökosystem arbeiten.
Die Zukunft der Terminkoordination liegt in KI-gestützten Assistenten, die nicht nur Kalender abgleichen, sondern auch Präferenzen lernen, Arbeitszeiten respektieren und sogar Anfahrtswege berücksichtigen. Microsoft arbeitet intensiv an solchen Features – die Terminabstimmung wird also weiter vereinfacht.
Zuletzt aktualisiert am 04.03.2026
