Teilnehmer eines Termins abzustimmen ist wie das Hüten eines Flohzirkus. Kaum haben Sie den einen Teilnehmer angeschrieben und seine Verfügbarkeit erfahren, da kann der nächste genau zu dem Termin nicht. Je höher die Zahl der Teilnehmer, desto höher der Aufwand. Eine Möglichkeit dafür ist Doodle, der Online-Terminplaner.  Wenig bekannt ist, dass Microsoft für Office 365 einen eigenen Dienst anbietet: FindTime.

FindTime können Sie hier kostenlos herunterladen. Die Installation findet nach der Anmeldung mit Ihrem Office 365-Konto direkt im Outlook statt. Positiv: Sie benötigen keine Administrator-Rechte, die Installation funktioniert also ohne Einbindung der IT-Abteilung.

Nach der Installation finden Sie in Outlook eine neue Schaltfläche Reply with Meeting Poll. Legen Sie eine neue E-Mail und tragen Sie die Teilnehmer des Termins als Empfänger dieser Mail ein. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie erhalten eine visuelle Kalenderansicht, in der Sie Tage und Zeiträume auswählen können, die Sie als Termin vorschlagen wollen. Dabei ist es egal, wie viele Sie auswählen.

Nach dem Abschluss der Vorauswahl werden die Vorschläge in die E-Mail eingebettet. Versenden Sie nun die E-Mail.

Beim Empfänger erscheint nun in der Mail eine Schaltfläche mit der er die für Ihn möglichen Zeiträume anwählen kann. Diese werden Ihnen als Antwort gesendet. Alle Antworten werden dann zusammengeführt, sodass Sie sehen können, zu welchem Termin die meisten Teilnehmer können.