, Vorsicht bei gefilterten Excel-Listen

Vorsicht bei gefilterten Excel-Listen

Excel bietet viele tolle Möglichkeiten, trockene Daten aufzubereiten. Aus endlosen Zahlenkolonnen wird dann schnell eine übersichtliche Präsentation, deren Aussage auch der ungeübte Betrachter schnell versteht. Ein Mittel dazu ist die Filterung von Daten. Diese ist aber nicht ganz unkritisch! Wir zeigen Ihnen, warum.

Das Filtern von Daten ist dazu gedacht, aus einer großen Datenmenge nur Daten bestimmter Ausprägung herauszufiltern. Beispielsweise aus einer Liste von Personen nur die, die als Geschlecht „weiblich“ haben. Zum Aktivieren der Filterung markieren Sie die Zellen, die gefilter werden sollen, dann klicken Sie auf Daten > Filter.

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In der obersten Zeile der Tabelle wird nun eine Dreieck nach unten angezeigt. Klicken Sie darauf, dann sehen Sie alle Ausprägungen der entsprechenden Spalte.

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Um alle Ausprägungen der Zellen angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf Alles auswählen. Um zu filtern, klicken Sie die Werte an, die Sie angezeigt bekommen möchten. Excel blendet nun alle Zeilen aus, in denen der ausgewählte Wert nicht enthalten ist.

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Warum nun Vorsicht? Die durch den Filter  ausgeblendeten Zellen sind immer noch da. So mancher Benutzer hat sich einigen Ärger eingefangen, weil er das nicht beachtet hat. Wenn sie also beispielsweise die Umsätze eines bestimmten Kunden filtern, dann senden sie ihm nicht die  gefilterte Tabelle. Er kann den Filter entfernen und damit alle anderen Daten sehen! Stattdessen koperien Sie die ihn betreffenden Datensätze in eine neue Tabelle.

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