Viele organisieren ihre archivierten E-Mails in einem System aus Ordnern, also hierarchisch. Das gleiche ist auch im Web-Mailer von Google möglich – indem ihr die Labels verschachtelt. Diese Funktion hat sich über die Jahre als unverzichtbares Organisationstool für Gmail-Power-User etabliert.
Gmail arbeitet seit jeher mit Labels statt klassischen Ordnern – ein Konzept, das anfangs gewöhnungsbedürftig war, aber deutlich flexibler ist. Während E-Mails in herkömmlichen E-Mail-Programmen nur in einem Ordner liegen können, dürfen sie in Gmail mehrere Labels tragen. Die Verschachtelung von Labels bringt dabei die gewohnte hierarchische Struktur zurück.
Übergeordnetes Label erstellen
Zunächst erstellt ihr ein übergeordnetes Label, indem ihr links in der Seitenleiste auf Mehr klickt und dann Neues Label erstellen auswählt. Gebt einen aussagekräftigen Namen ein – beispielsweise „Projekte“ oder „Privat“ – und bestätigt mit Erstellen. Das Label erscheint sofort in eurer Seitenleiste.
Untergeordnete Labels hinzufügen
Jetzt erstellt ihr ein untergeordnetes Label. Fahrt dazu mit der Maus über das soeben erstellte Label, klickt auf die drei Punkte (oder den kleinen Pfeil) daneben und wählt Untergeordnetes Label hinzufügen aus. Tippt den gewünschten Namen ein – etwa „Projekt Alpha“ unter dem übergeordneten Label „Projekte“ – und bestätigt wieder mit Erstellen.
Das Ergebnis: Euer untergeordnetes Label wird automatisch mit einem kleinen Einrückungsbalken dargestellt und ist klar als Unterkategorie erkennbar. Ihr könnt beliebig viele Unterebenen erstellen, solltet es aber nicht übertreiben – mehr als drei Ebenen werden schnell unübersichtlich.
Bestehende Labels umorganisieren
Auch vorhandene Labels lassen sich nachträglich als Unter-Labels einordnen. Fahrt dazu über das betreffende Label, klickt auf die drei Punkte und wählt Bearbeiten aus. Aktiviert den Haken bei Label einordnen unter und wählt das gewünschte übergeordnete Label aus dem Dropdown-Menü.
Diese Flexibilität ist besonders praktisch, wenn sich eure E-Mail-Organisation über die Zeit entwickelt hat. Statt alles neu aufzubauen, könnt ihr bestehende Strukturen einfach anpassen.
Praktische Anwendungen für Label-Hierarchien
Verschachtelte Labels eignen sich perfekt für verschiedene Lebensbereiche. Erstellt beispielsweise ein übergeordnetes Label „Finanzen“ mit Unterkategorien wie „Rechnungen“, „Verträge“ und „Steuern“. Oder organisiert berufliche E-Mails unter „Arbeit“ mit Projektnamen als Unterebenen.
Besonders mächtig wird das System in Kombination mit Gmails Filtern. Richtet automatische Filter ein, die eingehende E-Mails basierend auf Absender oder Betreff direkt den passenden Labels zuweisen. So landen E-Mails vom Steuerberater automatisch unter „Finanzen > Steuern“.
Labels verwalten und aufräumen
Über die Gmail-Einstellungen (Zahnrad-Symbol > „Alle Einstellungen anzeigen“ > Tab „Labels“) habt ihr eine Übersicht aller Labels. Hier könnt ihr auch die Sichtbarkeit steuern: Labels können in der Nachrichten- und Labelliste angezeigt, nur in der Nachrichtenliste oder komplett ausgeblendet werden.
Tipp: Übergeordnete Labels, die nur der Struktur dienen und keine E-Mails enthalten, könnt ihr auf „In der Labelliste ausblenden“ stellen. Die Unterebenen bleiben trotzdem sichtbar und nutzbar.
Mobile Apps und Synchronisation
Die Label-Struktur funktioniert nahtlos in den Gmail-Apps für Android und iOS. Alle Verschachtelungen werden korrekt synchronisiert und dargestellt. In den mobilen Apps tippt ihr einfach auf das Hamburger-Menü und seht eure komplette Label-Hierarchie.
Grenzen und Alternativen
Gmail unterstützt theoretisch unbegrenzte Verschachtelungsebenen, aber mehr als drei Ebenen werden auf mobilen Geräten unhandlich. Überlegt auch, ob ihr wirklich eine komplexe Struktur braucht – oft reichen wenige, gut gewählte Labels mit intelligenten Suchbegriffen.
Für Teams, die komplexere E-Mail-Organisation brauchen, bietet Google Workspace zusätzliche Features wie geteilte Labels in manchen Konfigurationen. Die Grundfunktionen der Label-Verschachtelung stehen aber allen Gmail-Nutzern kostenlos zur Verfügung.
Zuletzt aktualisiert am 08.04.2026
