Sie haben eine wichtige E-Mail erhalten und möchten dazu Notizen, Kommentare oder Erinnerungen festhalten? Microsoft Outlook bietet dafür mehrere praktische Funktionen, die euch dabei helfen, wichtige Informationen direkt mit euren E-Mails zu verknüpfen.
Die klassische Notizen-Funktion
Die traditionelle Notizen-Funktion von Outlook funktioniert auch in den neuesten Versionen noch zuverlässig. Um eine Notiz zu einer E-Mail zu erstellen, markiert zunächst die entsprechende Mail in eurem Posteingang. Anschließend drückt ihr die Tastenkombination [Strg] + [T]. Outlook erstellt daraufhin eine neue Notiz und fügt automatisch den Text-Inhalt der ursprünglichen E-Mail ein.
Jetzt könnt ihr eure eigenen Kommentare, Gedanken oder wichtige Stichworte ergänzen. Nach dem Speichern über „Speichern und schließen“ erscheint die Notiz als separater Eintrag in eurem Outlook. Per Doppelklick lässt sie sich jederzeit wieder öffnen und bearbeiten.
Moderne Alternativen: OneNote-Integration
Seit 2024 hat Microsoft die Integration zwischen Outlook und OneNote deutlich verbessert. Ihr könnt E-Mails jetzt direkt an OneNote senden und dort strukturiert mit Notizen versehen. Klickt dazu mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wählt „An OneNote senden“. Die Mail wird inklusive aller Anhänge in euer Notizbuch übertragen, wo ihr sie kategorisieren und mit umfangreichen Notizen versehen könnt.
Der Vorteil: OneNote-Notizen sind durchsuchbar, können Bilder und Zeichnungen enthalten und synchronisieren sich automatisch zwischen all euren Geräten.
Flaggen und Kategorien nutzen
Für schnelle Notizen eignen sich auch die erweiterten Flaggen-Funktionen von Outlook 2024. Markiert eine E-Mail und drückt [Strg] + [Shift] + [G], um ein Flag mit Notizfeld hinzuzufügen. Hier könnt ihr kurze Erinnerungen oder Kommentare direkt speichern, ohne eine separate Notiz zu erstellen.
Zusätzlich lassen sich E-Mails mit Kategorien versehen, die ihr mit eigenen Beschreibungen versehen könnt. Diese Funktion findet ihr unter „Start“ > „Kategorisieren“ > „Alle Kategorien“.
Copilot-Integration für intelligente Notizen
Seit Ende 2025 bietet Outlook mit Microsoft 365 auch Copilot-Integration für Notizen. Der KI-Assistent kann automatisch Zusammenfassungen von E-Mail-Ketten erstellen und wichtige Punkte hervorheben. Aktiviert diese Funktion über „Start“ > „Copilot“ > „E-Mail zusammenfassen“. Die generierten Notizen könnt ihr anschließend manuell ergänzen und speichern.
Mobile Notizen mit Outlook-App
Auch die mobile Outlook-App unterstützt mittlerweile Notizen. Tippt lange auf eine E-Mail und wählt „Notiz hinzufügen“. Diese mobilen Notizen synchronisieren sich automatisch mit der Desktop-Version.
Tipps für effektive E-Mail-Notizen
- Verwendet konsistente Schlagworte, um Notizen später leichter zu finden
- Nutzt die Suchfunktion von Outlook, um Notizen schnell zu lokalisieren
- Verknüpft verwandte E-Mails durch ähnliche Kategorien oder Flaggen
- Erstellt regelmäßig Backups eurer Outlook-Daten, um Notizen zu sichern
Troubleshooting
Sollte die Tastenkombination [Strg] + [T] nicht funktionieren, prüft unter „Datei“ > „Optionen“ > „Anpassen“, ob die Funktion noch korrekt zugewiesen ist. In neueren Outlook-Versionen kann sie manchmal durch Updates überschrieben werden.
Alternativ erreicht ihr die Notizen-Funktion auch über das Menü „Start“ > „Neue Elemente“ > „Weitere Elemente“ > „Notiz“.
Mit diesen verschiedenen Ansätzen habt ihr flexible Möglichkeiten, eure E-Mail-Korrespondenz mit wichtigen Notizen und Kommentaren zu versehen. Wählt die Methode, die am besten zu eurem Workflow passt.
Zuletzt aktualisiert am 23.04.2026
