26.12.2007 | Tipps
„Bester Beweis einer guten Erziehung ist die Pünktlichkeit“ wusste schon Gotthold Ephraim Lessing. Das gilt auch heute noch. Um ja keine Termine zu versäumen, lässt sich bei der Terminplanung mit Outlook über das Feld „Erinnerung“ eine Gedächtnisstütze einrichten. Kurz vor dem Termin meldet sich Outlook zu Wort und erinnert in einem Popupfenster an den anstehenden Termin.
Leider gibt es im Listenfeld „Erinnerung“ nur eine Handvoll Optionen, etwa „15 Minuten“, „30 Minuten“ oder „2 Stunden“.
Mit einem Trick lassen sich auch individuelle Zeitspannen definieren, die nicht in der Dropdownliste auftauchen. Hierzu muss der gewünschte Wert direkt in die Eingabezeile „Erinnerung“ eingetragen werden, etwa „20 Minuten“ oder „20 Tage“. Outlook akzeptiert alle Zeitangaben in Minuten, Stunden, Tage und Wochen.
20.12.2007 | Tipps
Im Aufgaben-Bereich stellt Outlook die anstehenden Aufgaben nur als einfache Liste dar. Es geht aber auch übersichtlicher. Wer zum Beispiel neben dem Titel auch einen Teil des Aufgabentextes im Blick haben möchte, definiert eine individuelle Ansicht. Das ist ganz einfach möglich und dauert nur wenige Mausklicks.
Zunächst den Menübefehl „Ansicht | Anordnen nach | Aktuelle Ansicht | Ansichten definieren“ (bei Outlook XP/2003/2007 „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Ansichten definieren“) aufrufen und per Klick auf die Schaltfläche „Neu“ eine neue Ansicht anlegen. Im Bereich „Ansichtentyp“ den Eintrag „Karte“ wählen und mit „OK“ bestätigen. Anschließend über die Schaltfläche „Felder“ festlegen, welche Aufgabenfelder angezeigt werden sollen. Ideal sind die Felder „Betreff“, „Fällig am“, „Beginnt am“ und „Notizen“.
Im nächsten Schritt auf „Filter“ klicken, in das Register „Erweitert“ wechseln und den Filter „Feld | Alle Aufgabefelder | Erledigt | Nein“ hinzufügen. Damit werden bereits erledigte Aufgaben ausgeblendet. Empfehlenswert ist ein zweiter Filter, der alle anstehenden Aufgaben anzeigt. Hierzu aus der Liste „Feld“ den Eintrag „Alle Aufgabenfelder | Fällig am“ und im Feld „Bedingung“ die gewünschte Anzeigebedingung auswählen, beispielsweise „in einer Woche“. Jetzt nur noch die Dialogfenster mit OK schließen und über das „Ansicht“-Menü die neue Ansicht wählen. Fertig: Die Aufgaben erscheinen jetzt wesentlich übersichtlicher.
29.11.2007 | Tipps
Das ist garantiert jedem Internetnutzer schon einmal passiert: Eine E-Mail soll mit einem Anhang verschickt werden, aber im Eifer des Gefechts geht die Nachricht ohne Attachment auf die Reise. Meist meldet sich der Empfänger kurze Zeit später und macht auf das Missgeschick aufmerksam. So weit muss es aber gar nicht erst kommen. Das kleine Gratistool „Attachment Reminder“ sorgt dafür, dass nie mehr ein Anhang vergessen wird.
Nach der Installation muss die Erinnerungsfunktion nur noch richtig konfiguriert werden. Über die neue Schaltfläche in der Outlook-Symbolleiste lässt sich eine Liste von Schlüsselbegriffen anlegen, die üblicherweise bei Mails mit Anhang vorkommen, etwa „anbei“, „hier ist“, „Anhang“ oder „Datei“. Sobald eine E-Mail verschickt werden soll, die eines der Schlüsselwörter, aber keinen Anhang enthält, schlägt das Add-In Alarm. Praktisch in letzter Sekunde lässt sich der fehlende Anhang noch ergänzen und die Mail – jetzt mit Attachment – auf die Reise schicken.
Der „Attachement Reminder“ erinnert an fehlende Anhänge:
https://fileforum.betanews.com/detail/Attachment_Reminder/1019677505/1
20.11.2007 | Tipps
Texte, Bilder und Videos lassen sich bequem per E-Mail verschicken. Die Dateien gehen einfach als Anhang – im Fachjargon auch Attachement genannt – mit auf die Reise. Damit die Daten möglichst schnell beim Empfänger landen, sollten die Anhänge so platzsparend wie möglich übertragen werden. Bestens geeignet ist hierfür das ZIP-Format. Damit lassen sich Dateien oft bis auf die Hälfte der ursprünglichen Größe verkleinern. Das Zippen kostet allerdings Zeit: Bevor der Anhang eingefügt werden kann, muss er über den Windows-Explorer in eine ZIP-Datei umgewandelt werden. Die doppelte Arbeit lässt sich aber auch ganz leicht sparen: Das Outlook-Plugin „BX Autozip“ wandelt Anhänge automatisch in das ZIP-Format um. Das praktische Tool gibt es für Privatanwender kostenlos.
Nach der Installation werden Anhänge wie gehabt über den „Einfügen“-Befehl an die Mail angehängt. Über die neue „Autozip“-Schaltfläche in der Symbolleiste lässt sich die automatische ZIP-Funktion jetzt ein- und ausschalten. Ist die Schaltfläche aktiviert, werden alle eingefügten Anhänge vor dem Senden komprimiert. Auf Wunsch lassen sich auch selbstextrahierende ZIP-Dateien erstellen. Dann kann der Empfänger die Dateien auch ohne ZIP-Programm entpacken.
Anhänge automatisch ins ZIP-Format umwandeln:
https://www.baxbex.de/produkte.html
30.10.2007 | Tipps
Das Einschreiben mit Rückschein gibt es nicht nur bei der Post. Auch im E-Mail-Verkehr kann der Absender den Empfang einer Nachricht bestätigen lassen. In Outlook gibt es hierzu die Option „Lesebestätigung anfordern“. Damit lässt sich in Erfahrung bringen, ob der Adressat die E-Mail geöffnet und gelesen hat. Meist ist Outlook so konfiguriert, dass die Lesebestätigung – sofern angefordert – beim Öffnen einer Mail automatisch zurückgeschickt wird. Das geschieht meist im Hintergrund, ohne dass der Adressat davon etwas mitbekommt. Wer sich nicht heimlich kontrollieren lassen möchte, kann das automatische Senden der Lesebestätigung aber auch abschalten.
Das geht bei Outlook 2003 ganz einfach: Im Dialogfenster „Extras | Optionen“ in das Register „Einstellungen“ wechseln und auf die Schaltfläche „E-Mail-Optionen“ klicken. Anschließend „Verlaufoptionen“ wählen und im unteren Teil des Dialogfensters entscheiden, wie Outlook mit angeforderten Lesebestätigungen verfahren soll. Mit „Nie eine Antwort senden“ ignoriert Outlook den Wunsch nach einer Bestätigungsmail. Wer von Fall zu Fall selbst entscheiden möchte, wählt die Option „Das Senden einer Antwort vorher bestätigen“. Dann bekommt auch mit, welcher E-Mail-Kontakt von der Lesebestätigung Gebrauch macht.
11.10.2007 | Tipps
Bald ist es wieder so weit. Ein neues Jahr steht vor der Türe, doch im Kalender von Outlook 2003 fehlen noch die Feiertage für 2009. Wer im nächsten Jahr nicht ohne Feiertage dastehen möchte, sollte das kostenlose Update von Microsoft installieren. Das füttert Outlook mit den Feiertagen von 2008 bis 2012.
Die neuen Outlook-Feiertage sind Bestandteil des Service Pack 2 (SP2) für Office 2003. Das Service-Pack gibt es gratis auf der Microsoft-Webseite. Nach der Installation des Updates sind die Feiertage aber nicht automatisch im Kalender eingetragen – sie müssen noch von Hand importiert werden. Das geht aber ganz einfach. Hierzu in Outlook den Befehl „Extras | Optionen | Kalenderoptionen“ aufrufen und auf „Feiertage hinzufügen“ klicken. Jetzt nur noch das Land auswählen und mit OK die neuen Feiertage importieren.
Office 2003 Service Pack 2 inklusive aller Feiertage bis 2012:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=57E27A97-2DB6-4654-9DB6-EC7D5B4DD867
04.10.2007 | Tipps
Google Mail, der Gratis-Maildienst des Suchmaschinenbetreibers, erfreut sich wachsender Beliebtheit. Es ist ja auch ungemein praktisch, jederzeit und von überall per Browser auf das Mailkonto zugreifen zu können. Und mit über 2.500 MB Speicherkapazität wird es auch garantiert nicht voll im Google-Postfach.
Wer von Outlook oder Outlook Express zu Google Mail wechselt oder den Webmailer zusätzlich nutzt, hat allerdings eine wichtige Aufgabe vor sich. Das Adressbuch von Outlook oder Outlook-Express muss in Google Mail noch einmal angelegt werden. Wer sich die Mühe sparen möchte, kann die Im- und Exportfunktionen der Mailprogramme verwenden.
Das geht ganz einfach: In Outlook Express macht der Befehl „Datei | Exportieren | Adressbuch“ aus der Adressliste eine separate Textdatei. Wichtig dabei: Als Exportformat muss „Textdatei (Mit Kommas als Trennzeichen)“ ausgewählt sein. Beim großen Bruder Outlook geht es über den Befehl „Datei | Importieren/Exportieren | Exportieren in eine Datei“ und das Dateiformat „Kommagetrennte Werte (Windows)“.
Bevor es ans Importieren geht, muss die Exportdatei noch bereinigt werden. Hierzu die CSV-Datei in Excel oder einem Texteditor laden und alle nicht benötigten Spalten entfernen. Ganz wichtig: Outlook und Outlook Express fügen in der Exportdatei an jedes Feld hinten und vorne ein Leerzeichen ein – diese überflüssigen Leerzeichen müssen ebenfalls entfernt werden.
Jetzt lässt sich die Adressliste in Google Mail importieren. Hierzu im Google-Mail-Account auf „Kontakte“ sowie den Link „Importieren“ klicken. Jetzt nur noch die CSV-Datei auswählen und auf „Import“ klicken. Maximal 3.000 Adressen lassen sich so in einem Schwung in das Google-Adressbuch eintragen.
01.10.2007 | Tipps
Zurück zum Absender: E-Mails, die beantwortet werden, landen stets im Postfach des ursprünglichen Absenders. Wird eine E-Mail beispielsweise im Büro verschickt, landen alle Antwortmails ebenfalls im Büro. Eigentlich logisch und sinnvoll. Es gibt Situationen, in denen die Antwort auf eine E-Mail nicht zurück zum Absender geschickt werden soll. Wer beispielsweise eine E-Mail aus dem Büro verschickt, aber Antworten darauf lieber Zuhause erhalten möchte, kann eine Umleitung einrichten.
In jeder E-Mail stehen nicht nur die Absender- und Empfängeradressen, sondern auch eine sogenannte Antwortadresse. Hier ist vermerkt, an welche Adresse alle Antworten gehen sollen. Normalerweise sind Absender- und Antwortadresse identisch – alle Antworten gehen dann zurück zum Absender. Es lassen sich aber auch separate Antwortadressen definieren. In Outlook befindet sich die Einstellung im Dialogfenster „Optionen“. Es lässt sich bei Outlook 2007 über die kleine Pfeilschaltfläche neben „Optionen“ erreichen; bei Outlook 2000 bis 2003 genügt ein Mausklick auf die Schaltfläche „Optionen“. Im Feld „Antworten senden an“ lässt sich jetzt eine separate Rückantwortadresse eintragen. Wenn der Empfänger auf „Antworten“ klickt, geht die Antwortmail an die hier eingegeben Adresse.
28.08.2007 | Tipps
Spätestens seit Outlook sich zum Standard-E-Mail-Programm gemausert hat, haben es die kleinen gelben Notizzettel auch auf den PC-Desktop geschafft. Im Bereich „Notizen“ lassen sich beliebig viele digitale Klebezettel anlegen. Unverständlich nur, warum Outlook beim Aufruf des Befehls „Datei | Neu | Notiz“ (oder [Strg]+[Umschalten]+[N]) nur ein winzig kleines Notizfenster einblendet. Das reicht gerade einmal für eine Handvoll Stichwörter. Es geht aber auch größer. Outlook bietet sogar zwei Möglichkeiten, an der Größe der Notizzettel zu schrauben.
Am einfachsten ist der Aufruf des Dialogfensters „Extras | Optionen“. Im Bereich „Notizenoptionen“ lässt sich die Zettelgröße von „mittel“ auf „groß“ umstellen. Richtig groß werden die gelben Zettel damit aber immer noch nicht. Wer noch mehr Platz braucht, sollte sich eine Vorlage erstellen. Hierzu eine neue Notiz öffnen und auf die gewünschte Größe bringen. Anschließend in der linken oberen Ecke auf den Notizrand klicken und den Befehl „Speichern unter“ wählen. Als Dateityp muss „Outlook-Vorlage (*oft)“ gewählt werden; der Vorlagenname ist beliebig. Um eine neue Notiz auf Basis der gespeicherten Vorlage zu erstellen, anschließend den Befehl „Datei | Neu | Formular auswählen“ aufrufen und in der Liste „Suchen in“ den Eintrag „Vorlagen im Dateisystem“ wählen – hier findet sich auch die gespeicherte Vorlage für große Notizen.
Schneller geht es mit einer Verknüpfung. Hierzu im Navigationsbereich von Outlook auf „Verknüpfungen“ klicken und dort eine neue Gruppe „Eigene Vorlagen“ einfügen. Anschließend über die Suchfunktion die gespeicherte Vorlage suchen. Hier sollte im Bereich „Weitere Optionen“ die Option „Versteckte Elemente durchsuchen“ aktiviert sein, damit Outlook auch Vorlagendateien auflistet. Jetzt nur noch die Vorlage mit gedrückter Maustaste in den Bereich „Eigene Vorlagen“ ziehen. Jetzt lässt sich eine neue große Notiz auch per Doppelklick öffnen.
23.08.2007 | Tipps
Mit der Funktion „Terminserie“ lassen sich in Outlook alle wiederkehrenden Termine wie Geburts- oder Jahrestage eintragen. Problematisch wird es bei zweijährigen Terminen, etwa für die TÜV-Untersuchungen des Autos. Im Dialogfenster „Terminserie“ gibt es keine Option für Termine im Zweijahresrhythmus. Mit einem Trick lässt sich Outlook aber doch zu der ungewöhnlichen Terminserie überreden.
Eine Möglichkeit bietet das Serienmuster „Monatlich“. Wer hier zum Beispiel das Muster „Am 1. Tag jedes 24. Monats“ auswählt hat Outlook geschickt ausgetrickst. Auch größere Abstände, etwa vier Jahre bei Olympischen Spielen sind möglich. Wem das zu umständlich ist, der kann statt eines Termins eine Aufgabe anlegen. Denn hier bietet Outlook die Möglichkeit, auch zweijährige Aufgaben einzutragen. Im Dialogfenster „Aufgabenserie“ gibt es zusätzlich eine Option, um zum Beispiel zwei Jahre nach der Erledigung dieselbe Aufgabe erneut zu aktivieren.
