27.01.2009 | Tipps
Wenn täglich Dutzende neue E-Mails im Postfach landen, muss es beim Lesen schnell gehen. Viele Outlook-Anwender verwenden die Vorschaufunktion, um die E-Mail-Flut rasch zu überfliegen. Damit geht’s zwar schneller, allerdings werden dabei viele Nachrichten häufig nicht als gelesen markiert und bleiben im Posteingang fett markiert. Um auch im Schnelldurchgang alle überflogenen Mails als gelesen zu markieren, lässt sich die Mindest-Lesezeit bis zum automatischen Markieren verkürzen.
Bei Outlook Express, Windows Mail und Live Mail geht’s folgendermaßen: Im Programmfenster den Befehl „Extras | Optionen | Lesen“ aufrufen, das Kontrollkästchen „Nachrichten nach x Sekunden als gelesen markieren“ ankreuzen und die gewünschte Zeit eintragen. Für Schnell-Leser ist der voreingestellte Wert „5“ zu lang. Besser sind ein oder zwei Sekunden, um Nachrichten auch beim Überfliegen als gelesen zu markieren.
Bei Outlook geht’s über den Befehl „Extras | Optionen | Weitere | Lesebereich“ und die Einstellung „Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren“; bei Mozilla Thunderbird ist der Wert im Dialogfenster „Extras | Einstellungen“ im Feld „Angezeigte Nachrichten als gelesen markieren“ zu finden.
09.02.2009 | Tipps
Mit welchem E-Mail-Programm schreiben Freunde und Bekannte eigentlich ihre Nachrichten? Wer sich schon immer mal diese Frage gestellt hat, kann den mit dem kostenlosen Mailprogramm Thunderbird ganz einfach den E-Mail-Client des Absenders herausfinden.
Eine versteckte Einstellung in der erweiterten Konfiguration macht’s möglich: Im Dialogfenster „Extras | Einstellungen“ ins Register „Erweitert“ wechseln und auf die Schaltfläche „Konfiguration bearbeiten“ klicken. Im folgenden Fenster doppelt auf
mailnews.headers.showUserAgent
klicken. Damit wird in der Spalte „Wert“ der Eintrag von „false“ auf „true“ gesetzt. Nach einem Neustart erscheint in der Kopfzeile der zusätzliche Eintrag „User-Agent“ mit der genauen Bezeichnung des Mailprogramms, etwa „Microsoft Office Outlook, Build 11.0.5510“ oder „Opera7.22/Win32 M2 build 3221“.
14.02.2009 | Tipps
Mit der Zeit wird es auf der Taskleiste ganz schön eng. Ganz rechts quetschen sich immer mehr Symbole neben die Uhr. Spamfilter, Antivirenprogramme, Google-Tools, Outlook-Icon, Netzwerksymbol – die Liste der Taskleistensymbol ist lang. Und sie wird fast nach jeder Programminstallation länger. Damit es keine Überhand nimmt, schiebt Windows der Symbolflut selbst einen Riegel vor und verbannt einige Icons hinter einer Pfeilschaltfläche. Besser ist es jedoch, überflüssige Symbole komplett zu verstecken.
Und das geht so: Mit der rechten(!) Maustaste auf die Uhr klicken und den Befehl „Eigenschaften“ aufrufen. Im folgenden Fenster sicherstellen, dass das Kontrollkästchen „Inaktive Symbole ausblenden“ angekreuzt ist. Nach einem Klick auf „Anpassen“ erscheint eine Liste aller zurzeit aktiven Taskleistensymbole. Was zukünftig nicht mehr angezeigt werden soll, anklicken und aus der Liste rechts daneben den Eintrag „Immer ausblenden“ (Windows XP) bzw. „Ausblenden“ (Windows Vista) auswählen. Damit wird die Liste der Taskleistensymbole rank und schlank. Wichtig dabei: Die Einstellungen von Sicherheitsprogrammen wie „Windows-Sicherheitswarnungen“, „Neue Updates“, „Hardware sicher entfernen“ oder Security-Suites sollten unverändert bleiben, damit Warnung und wichtige Hinweise nicht untergehen.
23.02.2009 | Tipps
Der Trend geht zum Online-Postfach. Immer mehr Internetnutzer verwenden zum Mailen nicht mehr klassische Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird, sondern setzen auf Onlinepostfächer. Die gibt es kostenlos von Web.de, GMX oder Google und lassen sich überall nutzen – egal wo, egal mit welchem Rechner; ein Internetzugang genügt. Ein Problem bleibt allerdings: Bei Webmailern liegen die Mails liegen nicht mehr auf dem lokalen Rechner, sondern im Netz. Stellt sich die Frage, wie man Sicherheitskopien von den Onlinepostfächern anlegt.
Die Lösung: Das kostenlose Backupprogramm „MailStore Home“, der Alleskönner in Sachen E-Mail-Sicherung. Damit lassen sich nicht nur die Postfächer von Outlook, Outlook Express, Windows Mail, Exchange Server, Thunderbird oder SeaMonkey sichern, sondern auch alle Online-Postfächer. Im Backup-Assistenten müssen nur die POP3- oder IMAP-Zugangsdaten des Webmailers eingegeben werden. Das klappt bei allen wichtigen Anbietern wie Web.de, GMX oder Googlemail einwandfrei. Nach wenigen Minuten wandern alle Mails aus dem Onlinepostfach als Kopie ins Mailbackup. Im Backupprogramm kann über die „Inbox“-Ordner auch offline durch die gesicherten Mails gestöbert werden. Für die nächsten Sicherungen muss in der Profilliste nur auf eines der gespeicherten Postfächer geklickt werden, um alle neuen und veränderten Mails ins Archiv zu legen.
Das Gratisprogramm „MailStore Home“ sichert auch Onlinepostfächer:
https://www.mailstore.com/de/mailstore-home.aspx
26.02.2009 | Tipps
Für geübte Handynutzer geht das SMS-Schreiben trotz fummeliger Handytastatur schnell von der Hand. Mit der PC-Tastatur geht’s trotzdem bequemer. Mit einem Add-On lassen sich SMS-Kurznachrichten sogar direkt aus Outlook schreiben – vorausgesetzt, das Handy ist per Kabel oder Bluetooth mit dem Rechner verbunden.
Nach der Installation des Add-Ons erscheint in der Outlook-Symbolleiste eine neue Symbolleiste. Über die Schaltfläche „Optionen“ wird zunächst das angeschlossene Telefon ausgewählt. Anschließend kann über die Schaltfläche „Neue SMS-Nachricht“ die Kurznachricht bequem am PC verfasst und übers Handy verschickt werden. Sogar das zeitgesteuerte Senden – etwa am Neujahrstag pünktlich um 0:00 Uhr – ist möglich. Die integrierte Rechtschreibprüfung und Korrekturhilfen sorgen dafür, dass die SMS-Botschaften möglichst fehlerfrei auf die Reise gehen.
Hier gibt’s das kostenlose SMS-Add-In für Outlook 2003 und 2007:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=240080b4-986e-4afb-ab21-3af2be63508b&displaylang=de
07.03.2009 | Tipps
Am Bildschirm sehen die Kalender von Outlook 2007 perfekt aus. Ganz anders beim Drucken. Auf dem Papier können die Outlook-Kalender nur selten überzeugen. Dass es auch anders geht, beweist der kostenlose Kalenderdruck-Assistent für Outlook 2007. Damit machen Kalender endlich auf auch Papier eine gute Figur.
Dass Add-On gibt es kostenlos auf der Microsoft-Homepage. Nach der Installation taucht im Startmenü der neue Befehl „Alle Programme | Microsoft Office | Office Tools | Kalenderdruck-Assistent“ auf. In der rechten Leiste wird zunächst eines der mitgelieferten Profi-Layouts ausgewählt, zum Beispiel „Tag mit 5 Tagesspalten“. Wem die Standardvorlagen nicht reichen, findet auf der Microsoft-Webseite (Adresse siehe unten) jede Menge weitere Vorlagen. Wer möchte, kann über das Format-Menü die Farben und Schriftarten des Kalenders anpassen.
Im nächsten Schritt über den Kalender in der linken oberen Ecke die zu druckenden Tage, Wochen oder Monate auswählen und den Druckbefehl ausführen – fertig sind die perfekt gedruckten Outlook-Kalender inklusive Terminen und Aufgaben.
Perfekte Kalender drucken mit dem Kalenderdruck-Assistenten für Outlook 2007:
https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=3f28d5dc-25a4-41bd-9c98-67c47c6cd8ff
Weitere Infos zum Druckassistenten unter:
https://office.microsoft.com/en-us/outlook/HA101687211033.aspx
Noch mehr Vorlagen für den Kalenderdruck-Assistenten: https://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=en&FamilyID=a1ee753c-fbe3-4d4a-9bb3-cc46b242eafb
12.03.2009 | Tipps
Wo soll die Weihnachtsfeier stattfinden? Kommst du heute Abend mit ins Kino? Solche und ähnliche Umfragen lassen sich auch mit dem Mailprogramm Outlook durchführen. Die Empfänger können in einem E-Mail-Formular per Mausklick über Orte, Geschenke und weitere Optionen abstimmen. Das Ergebnis landet im Postfach des Fragenstellers.
Abstimmungen lassen sich sehr einfach mit Outlook 2003 und 2007 durchführen. Bei Outlook 2007 muss im Mailfenster die Multifunktionsleiste „Optionen“ aktiviert und auf die „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ geklickt werden. Im Untermenü stehen die Standardantworten „Genemight, Abgelehnt“, „Ja, Nein“ und „Ja, Nein, Vielleicht“ zur Auswahl. Mit „Benutzerdefiniert“ lassen sich auch individuelle Abstimmungsschaltflächen einfügen, etwa eine Liste der Orte für eine Weihnachtsfeier, Kinofilme oder Geschenkideen fürs Hochzeitspaar. Die verfügbaren Optionen müssen mit Semikola getrennt werden, für Kinofilme zum Beispiel „Star Wars; Herr der Ringe; Harry Potter“. Der Mail-Empfänger kann später auf die Frage antworten, indem er auf die Schaltfläche „Abstimmen“ klickt und die Antwort auswählt. Das Ergebnis wird umgehend an den Fragensteller zurückgeschickt.
Bei Outlook 2003 funktioniert’s ähnlich: Hier auf „Optionen“ klicken, das Kontrollkästchen „Abstimmungsschaltflächen verwenden“ ankreuzen und die gewünschten Abstimmungsschaltflächen aussuchen bzw. selbst definieren.
19.03.2009 | Tipps
Nach der Installation des Gratisprogramms Thunderbird, wird die Open-Source-Anwendung automatisch als neues Standardprogramm für Mails eingerichtet. Allerdings nicht konsequent genug. Denn wer im Browser auf eine Mailadresse mit hinterlegtem „mailto:“-Link klickt, landet mitunter weiterhin bei Outlook, Outlook Express oder Windows Mail. Der Schnitzer lässt sich zum Glück leicht ausmerzen.
Bei Windows XP erfolgt die Reparatur im Gratisbrowser Firefox. Hier den Befehl „Extras | Einstellungen“ aufrufen und auf „Anwendungen“ klicken. Im nächsten Fenster den Eintrag „mailto:“ markieren, im Listenfeld der rechten Spalte den Eintrag „Mozilla Thunderbird“ wählen und das Dialogfenster mit OK schließen. Sollte der Thunderbird-Eintrag nicht zur Auswahl stehen, auf „Andere Anwendung“ klicken und über die „Durchsuchen“-Funktion die Programmdatei „thunderbird.exe“ auswählen. Die Datei liegt standardmäßig im Ordner „C:\Programme\Mozilla Thunderbird“.
Nutzer von Windows Vista ändern die Zuordnung im Menü „Start | Alle Programme | Standardprogramme | Programmzugriff und Computerstandards festlegen“. Hier muss in der Liste „Nicht Microsoft“ in der Spalte „E-Mail-Programme“ der Eintrag „Mozilla Thunderbird“ markiert werden.
