Jeder hat seine eigenen Vorlieben für die Nachrichten-Ansicht im eigenen E-Mail-Programm. Welche Spalten sichtbar sein sollen, lässt sich für jeden Ordner einstellen. Doch was, wenn Sie einen bestimmten Ordner ganz nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, und Sie möchten diese Ansicht jetzt auch für alle anderen Ordner übernehmen?
Für manche Zwecke müssen Sie E-Mails, die Sie senden, digital signieren, damit sie rechtsgültig sind. Um eine E-Mail mit einer digitalen Signatur zu versehen, brauchen Sie ein entsprechendes Zertifikat. Das Zertifikat bestätigt, dass E-Mails von einer bestimmten Absender-Adresse wirklich von demjenigen stammen, der die Adresse besitzt – nämlich von Ihnen.
Mit Windows Phone 7 braucht man für die Synchronisation von Adressen oder E-Mails keinen lokalen Rechner mehr. Alles läuft über den Onlinedienst Windows Live. Wer trotzdem mit dem lokalen Outlook synchronisieren möchte, braucht den kostenlosen „Outlook Hotmail Connector“.
Nach der Installation des Gratisprogramms Thunderbird, wird die Open-Source-Anwendung automatisch als neues Standardprogramm für Mails eingerichtet. Allerdings nicht konsequent genug. Denn wer im Browser auf eine Mailadresse mit hinterlegtem „mailto:“-Link klickt, landet mitunter weiterhin bei Outlook, Outlook Express oder Windows Mail. Der Schnitzer lässt sich zum Glück leicht ausmerzen.
Wer Adressbücher in mehreren Mailprogrammen verwaltet, kommt schnell durcheinander. Ein Adressbuch bei Google Mail, eines in Outlook und ein weiteres in Mozilla Thunderbird – da ist das Chaos bereits vorprogrammiert. Darum gibt es Synchronisationsprogramme, die alle Adressbücher auf demselben Stand halten. Egal, wo was geändert wird.
Die Startseite von Google lässt sich mit wenigen Handgriffen auf die persönlichen Bedürfnisse anpassen – es gibt viele schicke Extrafunktionen. Google präsentiert sich dann nicht nur in einem schicken, individuellen Look, sondern stellt auch gezielt Daten und Informationen zur Verfügung, die einen interessieren.
Damit wichtige E-Mails nicht in der heute üblichen E-Mail-Flut untergehen und übersehen werden, lässt sich in Outlook ein E-Mail-Alarm einrichten. Sobald eine Mail von einem wichtigen Absender eintrifft, schlägt Outlook Alarm und blendet ein Dialogfenster ein. Damit ist sichergestellt, dass zum Beispiel Mails vom Chef oder den besten Freunden nicht untergehen.
Um ja keine Termine zu versäumen, lässt sich bei der Terminplanung mit Outlook über das Feld „Erinnerung“ eine Gedächtnisstütze einrichten. Kurz vor dem Termin meldet sich Outlook zu Wort und erinnert in einem Popupfenster an den anstehenden Termin.
Es gibt Situationen, in denen die Antwort auf eine E-Mail nicht zurück zum Absender geschickt werden soll. Wer beispielsweise eine E-Mail aus dem Büro verschickt, aber Antworten darauf lieber Zuhause erhalten möchte, kann eine Umleitung einrichten.
