Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
Dass Excel ein Zahlenkünstler ist, merkt man spätestens dann, wenn lange Text in die Tabelle sollen. Ist der Text zu lang für die Zelle, ragt er über die Zellbegrenzung hinaus. Zwei Tricks sorgen für eine vernünftige Darstellung.
Aus E-Mails ergeben sich oft Termine. Werden Meetings zum Beispiel per E-Mail anberaumt, muss man den passenden Termin manuell in den Kalender eintragen. E-Mail-Anhänge und Mailtexte gehen dabei aber verloren. Es geht auch komfortabler.
Wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten, können diese immer nachverfolgen, woran man zuletzt gearbeitet hat. Das Office- bzw. Datei-Menü listet brav die zuletzt geöffneten Dokumente auf. Wer das nicht möchte, kann den Dokumentverlauf abschalten.
Seit der Version 2007 gibt’s in Word den praktischen Navigationsbereich. Der verschafft bei großen Dokumenten nicht nur einen schnellen Überblick, sondern hilft auch bei der Suche. Das bietet mehr Möglichkeiten als immer nur zur nächsten oder vorherigen Fundstelle zu springen. Sehr nützlich ist die Gesamtübersicht aller Treffer.
Aufzählungen müssen bei PowerPoint-Präsentationen nicht immer simple Listen mit langweiligen Aufzählungszeichen sein. Dank SmartArt und Animationen werden aus nüchternen Aufzählungen echte Eyecatcher.
Langweilig dürfen PowerPoint-Präsentationen auf keinen Fall sein. Damit die Zuschauer bei der Stange bleiben, kann man auf optische Effekte setzen – oder auf akustische. Ein richtig platzierter Toneffekt sorgt für Aufmerksamkeit.
Diplomanden und Doktoranden wissen (oder sollten zumindest wissen), dass zu einer Diplom- und Doktorarbeit ein Literaturverzeichnis gehört. Dort steht, aus welchen Quellen zitierte Textpassagen stammen und welche Literatur die Grundlage für die eigene Arbeit bildet. Word hilft bei der plagiatssicheren Verwaltung von Zitaten und Literaturverzeichnisse.
Beim Adobe Reader gibt es sich schon lange: die Seitenleiste mit Miniaturansichten aller PDF-Seiten. Ideal für eine bessere Übersicht und den schnellen Wechsel zwischen den Seiten. Seit der Version 2007 gibt es die Seitenleiste auch bei der Textverarbeitung Word.
Wer Word-Dokumente weitergibt, muss immer damit rechnen, dass die Empfänger das Layout verändern. Das lässt sich verhindern. Damit Schriften und Zeichenformate unverändert bleiben, lassen sich Formatierungen gezielt schützen.
Gibt es von einem Word-Dokument zwei Versionen, weiß man oft nicht mehr, in welchem Dokument welche Änderungen vorgenommen wurden. Also heißt es, die Dokumente vergleichen und nach Unterschieden suchen. Mit Word 2007 oder 2010 eine Sache von wenigen Minuten.
Makros sind eine feine Sache, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder die Textverarbeitung um eigene Funktionen zu erweitern. Wenn nur nicht der umständliche Zugriff wäre. Mit folgendem Trick erhalten Makros eine eigene Schaltfläche in der Schnellstartleiste.
Sobald in Word die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, bleiben alle vorgenommenen Korrekturen sichtbar. Selbst wenn die Korrekturfunktion ausgeschaltet wird, bleiben die markierten Textpassagen erhalten. Mit folgenden Schritten verschwinden die Korrekturen.
Der Umstieg von früheren Word-Versionen auf Word 2007 oder 2010 fällt nicht leicht. Word sieht komplett anders aus. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Menübänder mit riesigen Schaltflächen. Wer „alte“ Befehle sucht, findet auf der Webseite von Microsoft ein interaktives Referenzhandbuch, das zu allen alten die neuen Befehle zeigt.
Der Wechsel des Dateiformats für Word-Dokumente bringt viele Word-Anwender zur Verzweiflung. Da Word 2007 und 2010 neue Dokumente standardmäßig im Format „.docx“ speichern, lassen sie sich mit älteren Word-Versionen nicht mehr öffnen. Damit Word-Dokumente dauerhaft kompatibel bleiben, sollte das .doc-Dateiformat als Standardformat eingestellt werden.
Wer nicht sofort auf die neueste Word-Version umsteigen möchte, kann mehrere Word-Versionen parallel installieren, etwa Word 2007 und Word 2010. Allerdings erscheint beim Start einer anderen Version immer der Installationsmanager und registriert das Programm minutenlang neu. Mit einem Trick lässt sich die nervige Neuregistrierung abschalten.
Die Autotext-Funktion ist dafür bekannt, häufig benutzte Textpassagen oder Floskeln per Kürzel einzugeben. Das Ganze funktioniert auch mit Grafiken. So lässt sich zum Beispiel mit dem Kürzel „Sig“ die eigene Unterschrift unter Dokumente setzen.
