20.07.2011 | Tipps
Aufzählungen müssen bei PowerPoint-Präsentationen nicht immer simple Listen mit langweiligen Aufzählungszeichen sein. Dank SmartArt und Animationen werden aus nüchternen Aufzählungen echte Eyecatcher.
Um Aufzählungen mit Animationen aufzupeppen, zuerst wie gewohnt die Aufzählung einfügen. Dann den kompletten ersten Aufzählungspunkt (und nur diesen) markieren und im Menüband „Animation“ den Effekt für diesen Aufzählungspunkt wählen, etwa „Einfliegen“. Diesen Schritt für alle weiteren Aufzählungspunkte wiederholen. Wichtig ist, dass jeweils der einzelne Aufzählungspunkt markiert ist, damit jeder Aufzählungspunkt einzeln und nicht die gesamte Aufzählung animiert wird.
Bei der späteren Präsentation lässt sich die Animation per Maus steuern: Pro Mausklick spielt PowerPoint die Animation eines Aufzählungspunkts ab. Ein weiterer Klick lässt den nächsten Aufzählungspunkt einschweben.
14.07.2011 | Tipps
Langweilig dürfen PowerPoint-Präsentationen auf keinen Fall sein. Damit die Zuschauer bei der Stange bleiben, kann man auf optische Effekte setzen – oder auf akustische. Ein richtig platzierter Toneffekt sorgt für Aufmerksamkeit.
Sofern es thematisch passt, lässt sich die PowerPoint-Präsentation folgendermaßen um Toneffekte ergänzen: Im Menüband „Einfügen“ auf die Schaltfläche „Audio“ klicken und im Untermenü den Befehl „ClipArt-Audio“ aufrufen. Im Audiokatalog lassen sich alle Clips per Rechtsklick und „Vorschau“ kurz probehören. Per Doppelklick wird die gewünschte Audiodatei eingefügt.
Ob der Clip automatisch oder erst per Klick ertönt, lässt sich im Menüband „Audiotools| Wiedergabe“ festlegen. Auch Lautstärke und weitere Optionen wie „Endloswiedergabe“ oder „Nach Wiedergabe zurückspulen“ sind pro Audioclip separat einstellbar. Damit während der Präsentation das Lautsprechersymbol verschwindet, sollte das Kontrollkästchen „Bei Präsentation ausblenden“ angekreuzt sein.
11.07.2011 | Tipps
Diplomanden und Doktoranden wissen (oder sollten zumindest wissen), dass zu einer Diplom- und Doktorarbeit ein Literaturverzeichnis gehört. Dort steht, aus welchen Quellen zitierte Textpassagen stammen und welche Literatur die Grundlage für die eigene Arbeit bildet. Word hilft bei der plagiatssicheren Verwaltung von Zitaten und Literaturverzeichnisse.
Seit der Version 2007 kann Word Zitate und Literaturverzeichnisse (fast) automatisch verwalten. Die Befehle dazu gibt’s im Menüband „Verweise“ im Bereich „Zitate und Literaturverzeichnis“. Um einen neuen Literaturverweis einzufügen, auf die Schaltfläche „Zitat einfügen“ und dann auf „Neue Quelle erstellen“ klicken. Danach die Daten zur Quelle eintragen und mit OK bestätigen. Im Text wird das Zitat mit einem entsprechenden Verweis auf die Quelle eingefügt. Werden auf diese Weise alle Quellen gekennzeichnet, lässt sich abschließend mit dem Befehl „Literaturverzeichnis“ automatisch das passende Literaturverzeichnis einfügen. Wer das konsequent durchführt, hat von Plagiatsjägern nichts zu befürchten.
31.05.2011 | Tipps
Beim Adobe Reader gibt es sich schon lange: die Seitenleiste mit Miniaturansichten aller PDF-Seiten. Ideal für eine bessere Übersicht und den schnellen Wechsel zwischen den Seiten. Seit der Version 2007 gibt es die Seitenleiste auch bei der Textverarbeitung Word.
Um die Seitenleiste einzublenden, in Word das Menüband „Ansicht“ öffnen und dann bei Word 2007 im Abschnitt „Einblenden/Ausblenden“ die Option „Miniaturansichten“ aktivieren. In der linken Spalte erscheinen alle Seiten als verkleinerte Miniversion.
In der Version 2010 wurde die Seitenleiste erweitert. Sie ist jetzt im Menüband „Ansicht“ als „Navigationsbereich“ zu finden. In der Standardansicht zeigt der Navigationsbereich die Hauptüberschriften des Dokuments. Zu den Miniaturansichten geht’s per Klick auf die mittlere der drei kleinen Registerkarten innerhalb der Seitenleiste.
15.03.2011 | Tipps
Wer Word-Dokumente weitergibt, muss immer damit rechnen, dass die Empfänger das Layout verändern. Das lässt sich verhindern. Damit Schriften und Zeichenformate unverändert bleiben, lassen sich Formatierungen gezielt schützen.
Damit Formatierungen nicht verändert werden können, im Menüband „Start“ unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil und dann ganz unten in der Seitenleiste auf die dritte Schaltfläche „Formatvorlagen verwalten“. Dann im Register „Einschränken“ mit gedrückter [Strg]-Taste die Formatvorlagen auswählen, die nicht verändert werden dürfen. Per Klick auf die Schaltfläche „Einschränken“ werden Änderungen an den ausgewählten Vorlagen blockiert. Im letzten Schritt die Optionen „Nur zulässige Formatvorlagen“ sowie „Überschreiben der Formatierung durch AutoFormat zulassen“ ankreuzen und das Fenster mit OK schließen.
08.02.2011 | Tipps
Gibt es von einem Word-Dokument zwei Versionen, weiß man oft nicht mehr, in welchem Dokument welche Änderungen vorgenommen wurden. Also heißt es, die Dokumente vergleichen und nach Unterschieden suchen. Mit Word 2007 oder 2010 eine Sache von wenigen Minuten.
Mit Word ist es ganz einfach, zwei Texte miteinander zu vergleichen und die Änderungen zusammenzuführen. So geht’s: Im Menüband auf „Überprüfen“ sowie den Befehl „Vergleichen | Vergleichen“ klicken. Im folgenden Fenster auf die Pfeilschaltfläche klicken und die jeweiligen Dokumente auswählen. Nach einem Klick auf OK hebt Word die Unterschiede farbig hervor. Per Rechtsklick auf die markierte Stelle wird entschieden, ob die Änderungen übernommen oder verworfen werden. Diesen Schritt für alle Markierungen wiederholen. Ist der Vergleich abgeschlossen, das Fenster schließen und die Meldung mit „Ja“ bestätigen. Anschließend einen Speicherort für das zusammengeführte Dokument mit allen Änderungen auswählen und auf „Speichern“ klicken.
29.01.2011 | Tipps
Makros sind eine feine Sache, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder die Textverarbeitung um eigene Funktionen zu erweitern. Wenn nur nicht der umständliche Zugriff wäre. Mit folgendem Trick erhalten Makros eine eigene Schaltfläche in der Schnellstartleiste.
Um Makros über die Schnellstartleiste mit nur einem Klick zu aktivieren, zuerst auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Word-Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Anpassen“ wechseln und rechts aus dem Listenfeld „Befehle auswählen“ den Eintrag „Makros“ aktivieren. Anschließend das gewünschte Makro markieren und mit „Hinzufügen“ in die Liste der Schnellstartbefehle aufnehmen. Über die Schaltfläche „Ändern“ das passende Symbol auswählen und alles mit Ok bestätigen. Die neue Schaltfläche erscheint oben links neben der runden Office-Schaltfläche.
29.12.2010 | Tipps
Sobald in Word die Funktion „Änderungen nachverfolgen“ aktiviert ist, bleiben alle vorgenommenen Korrekturen sichtbar. Selbst wenn die Korrekturfunktion ausgeschaltet wird, bleiben die markierten Textpassagen erhalten. Mit folgenden Schritten verschwinden die Korrekturen.
Um die Korrekturen lediglich auszublenden, im Menüband „Überprüfen“ auf „Markup anzeigen“ und dann auf „Einfügen und Löschen“ klicken. Die Korrekturmarkierungen sind damit aber nur versteckt und lassen sich mit dem gleichen Befehl wieder einblenden.
Damit die Korrekturmarken vollständig aus dem Dokument verschwinden, bei Word 2010 auf „Datei | Informationen | Auf Probleme prüfen | Dokument prüfen klicken“; bei Word 2007 auf die Office-Schaltfläche sowie „Vorbereiten | Dokument prüfen“ klicken. Im nächsten Fenster alles angekreuzt lassen und auf „Prüfen“ klicken. Dann rechts neben „Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen“ auf „Alle entfernen“ klicken.
