23.02.2010 | Tipps
PowerPoint-Präsentationen werden gerne per E-Mail an Mitarbeiter, Kunden oder Geschäftspartner verschickt. Was Viele dabei vergessen: Geht die Datei ohne Kennwortschutz auf die Reise, kann jeder darin herumpfuschen und Zahlen manipulieren oder Folien löschen. Das lässt sich mit einfachen Mitteln verhindern.
Damit PowerPoint-Präsentation vom Empfänger zwar noch geöffnet und betrachtet, aber nicht verändert werden können, sollte die PowerPoint-Datei mit einem Kennwort gegen unbefugte Änderungen geschützt werden. Bis zur Version 2003 geht das im Dialogfenster „Extras | Sicherheitsoptionen“. Bei PowerPoint 2007 versteckt sich der Befehl im Dialogfenster „Datei | Speichern unter“. Hier auf die Schaltfläche „Tools“ klicken und den Befehl „Allgemeine Optionen“ aufrufen. Wird im folgenden Fenster das Feld „Kennwort zum Ändern“ ausgefüllt, kann die Datei betrachtet, aber nicht verändert werden.
27.01.2010 | Tipps
Bis zur Version 2003 gab es in Word den praktischen Befehl „Alles schließen“. Wurde mit gedrückter [Shift/Umschalten]-Taste aufs „Datei“-Menü geklickt, zeigte Word den versteckten Befehl. Bei Word 2007 gibt’s die Alles-Schließen-Funktion nicht mehr in der Menüleiste. Mit einem Trick lässt er sich nachrüsten.
Wer auch mit Word 2007 alle Dateien in einem Rutsch schließen möchte, geht folgendermaßen vor: Mit der rechten Maustaste in der Multifunktionsleiste auf „Start“ klicken und im Kontextmenü den Befehl „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ aufrufen. Dann aus der Liste „Befehl auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ markieren. Anschließend die Einträge „Alle schließen“ und „Alle speichern“ markieren und per Klick auf „Hinzufügen“ in die Schnellzugriffsliste aufnehmen. Das Dialogfenster mit Ok schließen. Ab sofort lassen sich über die neuen Symbole in der Schnellzugriffsleiste (oben links neben der runden Office-Schaltfläche) auch bei Word 2007 alle Dateien gleichzeitig sichern und schließen.
29.12.2009 | Tipps
Damit es im Posteingang nicht unübersichtlich wird, lassen sich Nachrichten mit farbigen Kategorien oder roten Fähnchen kennzeichnen. Praktischer wäre es, auch kurze Notizen wie „Erledigt am“ zu ergänzen. Mit folgendem Trick kein Problem.
Um zum Beispiel im Betreff eine Anmerkung zu ergänzen, zuerst die Mail öffnen und dann den Befehl „Bearbeiten | Nachricht bearbeiten“ aufrufen (bei Outlook 2007 „Andere Aktionen | Nachricht bearbeiten“). Dann in die Betreffzeile klicken und den Kommentar eingeben. Die Änderung durch Schließen des Mailfensters bestätigen.
14.10.2009 | Tipps
Wer in Outlook eine neue Notiz anlegt, muss sich mit einem winzigen Eingabefenster herumplagen. Jedes Mal muss das Notizfenster mit der Maus vergrößert werden. Es geht auch anders. Mit einem Trick lässt sich die Standardgröße und -farbe der digitalen Notizzettel anpassen.
So funktioniert’s: Zuerst muss eine neue Notizvorlage angelegt werden. Dazu den Befehl „Datei | Neu | Notiz“ aufrufen und das Fenster auf die gewünschte Standardgröße ziehen. Wer möchte, kann per Klick auf das Notizsymbol oben links auch die Standardfarbe anpassen.
Ist die neue Vorlage fertig, auf das Notizsymbol klicken und den Befehl „Speichern unter“ aufrufen. Unter „Dateityp“ den Eintrag „Outlook-Vorlage (*.oft)“ wählen, einen passenden Namen eingeben und auf „Speichern“ klicken. Als Speicherort empfiehlt sich der Bereich „Eigene Dateien“ bzw. „Dokumente“.
Anschließend den Windows-Explorer öffnen und zum Speicherort wechseln. Die Vorlagendatei anklicken und mit gedrückter Maustaste ins Outlook-Fenster in den Navigationsbereich auf die Überschrift „Verknüpfungen“ ziehen. Dort die Maustaste loslassen. Per Doppelklick auf die Verknüpfung lassen sich Notizen jetzt im neuen Standarddesign anlegen.
13.10.2009 | Tipps
Seit der Version 2007 gibt es bei Office-Anwendungen keine Symbolleisten mehr, sondern Multifunktionsleisten. Die neuen Leisten sind wesentlich größer und mit riesigen Symbolen geschmückt. Der Nachteil: Auf kleinen Monitoren – etwa Netbooks – nehmen die Multifunktionsleisten unnötig viel Platz ein. Gut, dass sie sich per Tastendruck winzig klein machen.
Um die großen Symbolleisten der Office-Anwendungen zu verstecken, die Tastenkombination [Strg]+[F1] drücken oder doppelt auf das aktive Menüregister klicken, etwa auf „Start“. Die breite Leiste verschwindet; übrig bleiben die Menüregister.
Per Klick auf ein Menüregister wie „Einfügen“ oder „Ansicht“ lassen sich die Leisten kurz einblenden. Sobald der gewünschte Befehl aufgerufen wurde, verschwindet sie wieder. Um die Multifunktionsleiste wieder dauerhaft einzublenden, erneut die Tastenkombination [Strg]+[F1] drücken.
01.08.2009 | Tipps
Dank Formatvorlagen lassen sich Dokumente ansprechend formatieren. Überschriften, Absätze und Tabellen sehen sofort perfekt aus. Meist erfolgt die Auswahl der Vorlagen über die Multifunktionsleiste „Start“ und die Schaltflächen im Bereich „Formatvorlagen“. Viel schneller geht’s, wenn die Vorlagen griffbereit neben dem Dokument liegen.
Je nach Bildschirmbreite sind in der Multifunktionsleiste „Start“ nur drei bis neun Vorlagen direkt per Schaltfläche erreichbar. Die „versteckten“ Vorlagen erscheinen erst per Klick auf den nach unten weisenden Pfeil. Wer es bequemer mag, sollte unten rechts im Bereich „Formatvorlagen“ auf den schrägen Pfeil klicken. Damit erscheint rechts neben dem Dokument die komplette Liste der Formatvorlagen.
Ist ganz unten die Option „Vorschau anzeigen“ angekreuzt, ist sofort erkennbar, wie die einzelnen Formate im Dokument aussehen. Über den Link „Optionen“ lässt sich festlegen, welche Vorlagen in der Sidebar erscheinen, etwa nur die empfohlenen oder zurzeit verwendeten Vorlagen.
06.05.2009 | Tipps
Wer von früheren Word-Versionen auf Word 2007 umsteigt, wird in der Statuszeile die Positionsangaben der Schreibmarke vermissen. Bis zur Version 2003 stand hier, in welcher Zeile, Spalte und vertikalen Position sich der Cursor gerade befindet. Mit einer Konfigurationsänderung lassen sich die fehlenden Infos auch bei Word 2007 wieder einblenden.
So geht’s: Mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Statusleiste klicken, um das Kontextmenü „Statusleiste anpassen“ einzublenden. Hier nacheinander auf „Vertikale Seitenposition“, „Zeilennummern“ und „Spalte“ klicken. Mit [Esc] wird das Menü wieder geschlossen. Jetzt gibt es wie bei früheren Word-Versionen in der Statuszeile wieder die Positionsangaben „Um“, „Zeile“ und „Spalte“.
28.04.2009 | Tipps
Wer nicht sofort von einer „alten“ Word-Version auf die aktuellste Version wechseln möchte, kann mit parallel mit verschiedenen Word-Versionen arbeiten. Word 2003 und 2007 auf einem Rechner sind kein Problem. Allerdings erfordert der Start von Word 2007 dann viel Geduld. Bevor die Arbeit losgehen kann, erscheint bei jedem Start ein Installationsfenster mit der Meldung „Microsoft Office wird konfiguriert“ bzw. „Installation wird vorbereitet“. Erst wenn die Nachinstallation abgeschlossen ist, zeigt sich das Word-Fenster. Mit folgendem Trick lässt sich die lästige Installationsmeldung abschalten.
Um die Meldung endgültig loszuwerden, ist ein Eingriff in die Registrierdatenbank von Windows notwendig. Mit folgenden Schritten kann dabei nichts passieren:
1. Die Tastenkombination [Windows-Taste]+[R] drücken, den Befehl „regedit“ eingeben und auf OK klicken.
2. Im Registrierungsordner in der linken Fensterhälfte in den folgenden Ordner wechseln:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options
Darauf achten, dass links der Ordner „Options“ blau markiert ist.
3. Anschließend den Befehl „Bearbeiten | Neu | DWORD-Wert“ aufrufen und den Standardnamen „Neuer Wert #1“ mit „NoReReg“ überschreiben. Die Änderung mit [Return] bestätigen.
4. Doppelt auf den neuen Eintrag „NoReReg“ klicken, ins Dialogfenster den Wert „1“ eintragen und auf OK klicken. Das war’s; jetzt startet Word 2007 ohne die lästige Startmeldung.
