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Outlook 2010: Kontakte als universelle CSV-Datei speichern

Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.

Word ab 2010: Begriffe blitzschnell übersetzen

Schnell mal einen fremdsprachigen Begriff übersetzen? Das war bislang immer mit viel Klickarbeit verbunden. Zuerst musste der Begriff aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert, ein Übersetzungstool gestartet oder eine Wörterbuch-Webseite geöffnet und der kopierte Begriff eingefügt werden. Seit Word 2010 kann man sich die Klickarbeit sparen. Und Begriffe mit zwei Mausklicks übersetzen lassen.

Outlook 2010: Kontakte und Daten in anderen Programmen verwenden

Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte - etwa eine Adresse in einer Excel-Liste - sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt's noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.

Outlook 2010: Termine vor einem bestimmten Datum löschen

Einmal eingetragene Termine bleiben auf ewig im Kalender. Selbst wenn sie bereits seit mehreren Jahren verstrichen sind. Reine Platzverschwendung. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Termine ganz einfach löschen.

Excel 2007/2010: Mehr Übersicht dank farbiger Tabellen

Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.

Outlook 2007/2010: Die Liste der sicheren Absender ergänzen

Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt's bei Outlook "Whitelists" mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.

Word 2003, 2007 & 2010: Texte direkt übersetzen lassen

Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.

Outlook 2007/2010: Mails mit Verfalls-Datum verschicken

In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.

Outlook ab 2003: eMails als Termin speichern

Aus E-Mails ergeben sich oft Termine. Werden Meetings zum Beispiel per E-Mail anberaumt, muss man den passenden Termin manuell in den Kalender eintragen. E-Mail-Anhänge und Mailtexte gehen dabei aber verloren. Es geht auch komfortabler.

Office ab 2007: Die Liste der verwendeten Dokumente löschen

Wenn mehrere Personen mit dem Rechner arbeiten, können diese immer nachverfolgen, woran man zuletzt gearbeitet hat. Das Office- bzw. Datei-Menü listet brav die zuletzt geöffneten Dokumente auf. Wer das nicht möchte, kann den Dokumentverlauf abschalten.

Office 2010: Eigene Menü-Band-Konfiguration sichern

Seit Office 2010 lassen sich die Menübänder anpassen und um eigene Befehle ergänzen. Manch einer hat sich so ein komplett neues Office gebastelt. Ärgerlich nur, dass nach einer Neuinstallation oder einem Rechnerwechsel alles wieder weg ist. Damit die Arbeit nicht umsonst war, lassen sich die eigenen Menübänder sichern und auf andere Rechner übertragen.

Word ab Version 2007: Mehr Übersicht dank Miniaturansichten

Beim Adobe Reader gibt es sich schon lange: die Seitenleiste mit Miniaturansichten aller PDF-Seiten. Ideal für eine bessere Übersicht und den schnellen Wechsel zwischen den Seiten. Seit der Version 2007 gibt es die Seitenleiste auch bei der Textverarbeitung Word.

Word 2010: Einfügen ohne störende Symbol-Leiste

Nach jedem Einfügen von Inhalten aus der Zwischenablage, überdeckt bei Word 2010 immer eine kleine Symbolleiste Teile des Dokuments. Wer das nicht möchte, kann die überflüssige Einfügen-Symbolleiste ausschalten.

Word ab Version 2007: Formatierungen schützen

Wer Word-Dokumente weitergibt, muss immer damit rechnen, dass die Empfänger das Layout verändern. Das lässt sich verhindern. Damit Schriften und Zeichenformate unverändert bleiben, lassen sich Formatierungen gezielt schützen.

Word 2007/2010: Word-Dokumente vergleichen

Gibt es von einem Word-Dokument zwei Versionen, weiß man oft nicht mehr, in welchem Dokument welche Änderungen vorgenommen wurden. Also heißt es, die Dokumente vergleichen und nach Unterschieden suchen. Mit Word 2007 oder 2010 eine Sache von wenigen Minuten.

Word 2010: Dokumente im Internet speichern

Seit der Version 2010 lassen sich Word-Dokumente nicht mehr nur auf dem lokalen Rechner speichern. Mit "Word Web App" und "SkyDrive" wird Word mobil. Dokumente lassen sich im Internet speichern und von jedem anderen Internet-PC aus öffnen und bearbeiten.

Word 2007 & 2010: Korrekturen, Änderungen und alte Inhalte löschen

Sobald in Word die Funktion "Änderungen nachverfolgen" aktiviert ist, bleiben alle vorgenommenen Korrekturen sichtbar. Selbst wenn die Korrekturfunktion ausgeschaltet wird, bleiben die markierten Textpassagen erhalten. Mit folgenden Schritten verschwinden die Korrekturen.

Outlook 2010: eMails nach Unterhaltung sortieren

Im E-Mail-Postfach werden eingehende Mails nach Datum sortiert. Die neusten Mails stehen oben. Wer die gesamte Korrespondenz einer Unterhaltung verfolgen möchte, muss sich die jeweiligen Antworten und Gegenantworten aus dem Posteingang fischen. Es geht auch einfacher. Auf Wunsch werden alle zu einer Unterhaltung gehörenden Mails gruppiert und untereinander als Baum dargestellt.

Office 2010: Alte Befehle schneller in der neuen Menü-Struktur finden

Der Umstieg von früheren Word-Versionen auf Word 2007 oder 2010 fällt nicht leicht. Word sieht komplett anders aus. Statt klassischer Menüs gibt es nur noch Menübänder mit riesigen Schaltflächen. Wer "alte" Befehle sucht, findet auf der Webseite von Microsoft ein interaktives Referenzhandbuch, das zu allen alten die neuen Befehle zeigt.

Word 2007/2010: Das alte .doc-Format als Standard-Format festlegen

Der Wechsel des Dateiformats für Word-Dokumente bringt viele Word-Anwender zur Verzweiflung. Da Word 2007 und 2010 neue Dokumente standardmäßig im Format ".docx" speichern, lassen sie sich mit älteren Word-Versionen nicht mehr öffnen. Damit Word-Dokumente dauerhaft kompatibel bleiben, sollte das .doc-Dateiformat als Standardformat eingestellt werden.