Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.
Schnell mal einen fremdsprachigen Begriff übersetzen? Das war bislang immer mit viel Klickarbeit verbunden. Zuerst musste der Begriff aus dem Dokument in die Zwischenablage kopiert, ein Übersetzungstool gestartet oder eine Wörterbuch-Webseite geöffnet und der kopierte Begriff eingefügt werden. Seit Word 2010 kann man sich die Klickarbeit sparen. Und Begriffe mit zwei Mausklicks übersetzen lassen.
Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte – etwa eine Adresse in einer Excel-Liste – sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt’s noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.
Einmal eingetragene Termine bleiben auf ewig im Kalender. Selbst wenn sie bereits seit mehreren Jahren verstrichen sind. Reine Platzverschwendung. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Termine ganz einfach löschen.
Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook „Whitelists“ mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.
Wer eine schnelle Übersetzung braucht, kann mit Online-Übersetzern komplette Dokumente übersetzen lassen. Meist wird dazu der Text aus dem Word-Dokument kopiert und ins Formular des Onlineübersetzers eingefügt. Eigentlich überflüssig, da sich seit der Version 2003 Dokumente auch direkt aus Word heraus übersetzen lassen.
In vielen Mails geht es um Termine wie Einladungen. Mit einem Trick lässt sich Outlook so konfigurieren, dass Empfänger sofort erkennen, ob der Termin bereits verstrichen ist. Die E-Mail wird einfach mit einem Verfallsdatum versehen. Ist der Termin abgelaufen, wird die Nachricht entsprechend gekennzeichnet.
