Viele E-Mails enthalten Anhänge, die für das Verständnis des Inhalts oder die Bearbeitung der Aufgaben in der E-Mail nötig sind. Nun erreicht die E-Mail oft nicht alle nötigen Teilnehmer. Wenn Sie auf die Mail antworten und dabei weitere Teilnehmer hinzunehmen, dann laufen Sie in eine Falle bei Outlook: In der Antwort fehlen die Anhänge. Das lässt sich durch ein kostenloses Zusatztool lösen, wenn Sie einen Exchange-Server benutzen.
Bei vielen sind Fotos überall verstreut – auf der Festplatte, vielleicht auch in der Cloud. In Windows 10 lassen sich existierende Fotos bequem verwalten und neue Bilder von Kameras importieren. Das alles kann die Fotos-App.
Die Masse an Fotos und Grafiken aus dem Internet in Kombination mit eigenen Fotos macht es schwer, den Überblick zu behalten. Einige Fotos liegen auf der lokalen Festplatte, andere wurden als Anlage einer eMail empfangen und auch in OneDrive finden sich Bilder. Die Fotos-App von Windows 10 bündelt alle Bilder in einer einzigen App. Fotos können auch automatisch oder manuell verbessert werden.
Beim ersten Start der Fotos-App werden alle verfügbaren Speicher-Medien untersucht und die gefundenen Fotos als „Sammlung“ hinzugefügt. Diese Bild-Bibliothek in Windows 10 fasst sämtliche Inhalte der privaten und öffentlichen Bilder-Ordner zusammen. Sobald neue Bilder in den enthaltenen Ordnern auftauchen, werden sie automatisch zur Bild-Bibliothek hinzugefügt. Die Fotos werden in der Fotos-App nach Monat und Aufnahmedatum sortiert angezeigt.
Gehören mehrere eMails zu einem gemeinsamen Thema, werden sie in Gmail untereinander als Unterhaltung angezeigt. Kommen viele Nachrichten zusammen, ist es mühsam, die Anlagen jeder eMail einzeln herunterzuladen. Mit einem Trick klappt das in einem Rutsch.
Dazu wird die Gmail-Unterhaltung zunächst geöffnet. Jetzt oben in der Symbolleiste auf den Klapp-Button „Mehr“ klicken. Hier findet sich unter anderem auch eine Option namens „Alle weiterleiten“. Damit kann man den gesamten Thread an sich selbst schicken.
Die weitergeleitete Nachricht dann öffnen und unten bei den Anlagen auf „Alle herunterladen“ klicken. Schon landet ein *.zip-Archiv mit allen Dateien aus den eMails auf der eigenen Festplatte. Je nach Größe kann der Download einige Augenblicke dauern.
Wer E-Mail-Anhänge bekommt, muss sie oft bearbeiten und dann weiterleiten. Viele Anwender speichern hierzu den Anhang auf der Festplatte, bearbeiten die Datei und fügen sie dann wieder in die neue E-Mail ein. Viel zu umständlich. Es geht auch ohne Zwischenschritte. Zumindest bei Microsoft-Office-Anwendungen.
Sofern es sich beim Anhang um eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei handelt, lassen sich die Attachements direkt bearbeiten, wieder speichern und sofort weiterleiten. Hierzu doppelt auf den Anhang klicken und die gewünschten Änderungen vornehmen. Das Office-Fenster per Klick auf das X-Symbol und „Ja“ schließen. Wird auch die Original-E-Mail mit „X“ und „Ja“ geschlossen, übernimmt Outlook die geänderte Dateiversion. Wird die Mail inklusive Dateianhang per „Antworten“- oder „Weiterleiten“-Funktion weiterverschickt, enthält sie die geänderte Version der Office-Datei.
Bei 20 MB ist normalerweise Schluss; größer darf eine E-Mail in Outlook nicht werden. Wer trotzdem größere Anhänge verschicken möchte, kann die Beschränkung aufheben. Dann lassen sich theoretisch unbegrenzt große E-Mails versenden.
Um die Maximalgrenze für E-Mails aufzuheben, die Tastenkombination [Windows-Taste][R] drücken, den Befehl „regedit“ eingeben und mit Ok bestätigen. Im Registrierungseditor in den folgenden Ordner wechseln:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
Die Zahl „14.0“ steht in diesem Fall für die Office-Version 2010. Den Befehl „Bearbeiten | Neu | DWORD-Wert (32 Bit)“ aufrufen und dem neuen Wert den Namen „MaximumAttachmentSize“ geben. Dann doppelt auf den neuen Eintrag „MaximumAttachmentSize“ klicken, für Anhänge ohne Beschränkung den Wert „0“ eingeben und mit OK bestätigen. Soll eine bestimmte Maximalgröße gelten, den gewünschten KB-Wert eingeben, etwa 40000 für eine Obergrenze von 40 MB.
Outlook und andere Mailprogramme sind sich nicht immer grün. Mitunter erhalten Mail-Empfänger statt des gewünschten Anhangs lediglich ein Attachement namens „winmail.dat“. Damit der Fehler nicht passiert, muss in den Einstellungen das richtige Nachrichtenformat eingestellt sein.
Schuld am „winmail.dat“-Desaster ist die Microsoft-eigene TNEF-Codierung (Transport Neutral Encapsulation Format), das nicht von allen Mailprogrammen entschlüsselt werden kann. Outlook-Anhänge werden vom Mail-Client des Empfängers dann generell als „winmail.dat“-Datei angefügt – egal, was drin ist.
Damit das nicht mehr passiert, sollte das Sendeformat von RTF (Rich Text Format) auf „Nur Text“ oder besser auf „HTML“ umgestellt werden. Das geht im Dialogfenster „Extras | Optionen“ im Register „E-Mail-Format“. Hier sollte im Feld „Verfassen im Nachrichtenformat“ die Einstellung „HTML“ eingestellt sein. Anschließend auf „Internetformat“ klicken und im Bereich „Outlook Richt-Text-Optionen“ die Einstellung „In HTML-Format konvertieren“ aktivieren.
Damit per E-Mail keine Schädlinge auf den Rechner gelangen, achtet Outlook penibel auf die Anhänge. Handelt es sich um eine ausführbare Datei, erscheint statt des Attachements die Meldung „Zugriff auf die potenziell unsicheren Anlagen blockiert“. Über 40 Dateiarten stehen auf der schwarzen Liste. Vielen Anwendern ist das zu restriktiv. Die gute Nachricht: Mit dem Anhangsicherheits-Manager kann jeder selbst entscheiden was gesperrt wird und was durchkommt.
Das Gratistool für Outlook 2000 bis 2007 bietet Zugriff auf die interne Sperrliste aller 40 Dateiformate, die weder empfangen noch verschickt werden können. Im Anhang-Manger lässt sich individuell einstellen, was doch durchkommen soll. Dabei gilt: Alle angekreuzten Dateien werden ab sofort nicht mehr blockiert. Wirksam ist die Einstellung aber erst nach einem Neustart.
Kostenlos: Der Anhangsicherheits-Manager für Outlook:
https://www.add-in-world.com/katalog/olanhang-manager
Ein wichtiger Hinweis: Das Add-On funktioniert nur mit Administrator-Benutzerkonten. Wer Windows mit einem eigens angelegten Benutzerkonto ohne Administratorrechte nutzt („Standardbenutzer“), kann das Add-On nicht verwenden.
Wer mit früheren Word-Versionen Texte per E-Mail verschickt hat, wird sich beim neuen Word 2007 wundern. Den Befehl „Datei | Senden an | E-Mail-Empfänger“ gibt es in Word 2007 nicht mehr. Er lässt sich aber ganz schnell wieder einfügen.
Bei Word 2007 gibt’s im Office-Menü zwar einen „Senden“-Befehl; hier lässt sich das Dokument aber nur als Anhang verschicken. Um den Inhalt als normalen Mailtext zu versenden, muss der alte Senden-Befehl reaktiviert werden. Das geht folgendermaßen:
1. Im Schnellstartmenü (ganz oben die schmale Symbolleiste) auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken und den Befehl „Weitere Befehle“ aufrufen.
2. Aus der Liste „Befehle auswählen“ den Eintrag „Alle Befehle“ markieren.
3. In der Liste darunter den Eintrag „An E-Mail-Empfänger senden“ markieren, auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“ klicken.
Der neue Befehl erscheint daraufhin in der Schnellstartleiste. Mit einem Klick darauf lässt sich der Word-Text jetzt wieder wie gewohnt im Textformat per Mail verschicken.
