26.09.2018 | Office
Können über das eMail-Programm Microsoft Outlook keine Nachrichten mehr gesendet oder empfangen werden, ist nicht immer ein Software-Fehler daran schuld. Das Problem liegt oft auch nicht an der Internet-Verbindung – sondern manchmal schlicht an einer falschen Einstellung.
Ähnlich wie beim System die Netzwerk-Verbindung über den Flugmodus gekappt werden kann, verfügt auch Outlook über einen eigenen eingebauten „Netzstecker“, mit dem sich sämtliche Verbindungen zum Senden und Empfangen von eMails unterbinden lassen.
Ob dieser sogenannte Offline-Modus momentan eingeschaltet ist oder nicht, ist im Hauptfenster von Microsoft Outlook etwas versteckt zu erkennen: Am besten einen Blick in die rechte untere Ecke werfen. Bei aktivem Offline-Modus erscheint hier ein entsprechender Hinweis in der Statusleiste.
Der Offline-Modus kann oben über das Outlook-Menü aktiviert und deaktiviert werden. Dazu im Menüband zum Tab Senden/Empfangen wechseln und dann ganz rechts auf den Button Offline arbeiten klicken.
24.09.2018 | Office
Mit jeder neuen Office-Version arbeitet Microsoft an verbesserten Funktionen für Word, Excel und Co. Nutzer eines Office-365-Abos erhalten diese neuen Features als Erste. Doch was eigentlich genau neu ist, geht manchmal bei der Fülle der Funktionen unter. Zum Glück bieten die Office-Programme eine Übersicht der Änderungen.
Wer beispielsweise ermitteln will, was in Word neu ist, geht wie folgt vor:
- Zunächst Word starten, etwa über das Start-Menü.
- Jetzt oben in der Menüleiste auf Hilfe klicken.
- Hier findet sich ein Button namens Neuerungen.
- Beim Klick erscheint ein Info-Fenster und zeigt, woran Microsoft zuletzt gearbeitet hat.
24.09.2018 | Office
Erhält man eine Word-Datei auf Englisch oder in einer anderen Sprache, muss man nicht den Text kopieren und über Google Translate übersetzen. Eine viel bessere Übersetzung liefert ein kostenloser Online-Dienst. Weiterer Vorteil: Das Layout bleibt erhalten.
Hier die nötigen Schritte, um ganze Word-Dokumente in einem Rutsch zu übersetzen:
- Zunächst im Browser die Webseite https://www.deepl.com/ öffnen.
- Links unter dem Textfeld findet sich eine Option zum Hochladen von Dokumenten.
- Dort zunächst die gewünschte Ziel-Sprache auswählen, also beispielsweise Deutsch.
- Anschließend kann die Word- oder PowerPoint-Datei hochgeladen werden.
- Nach wenigen Augenblicken steht die übersetzte Datei auf der rechten Seite per Klick zum Download bereit.
Tipp: Die Quell-Sprache des Dokuments muss hierbei nicht angegeben werden – der Übersetzer erkennt sie nämlich automatisch.
19.09.2018 | Office
In Unternehmen ändern sich manche Dokumente, etwa Richtlinien oder auch Rechnungen, mehr als einmal. Wird neben der digitalen Version auch eine Ausgabe in Papierform gebraucht, lässt sich Papier sparen, wenn man erst nachsieht, ob die Datei überhaupt neu gedruckt werden muss.
Denn bei jedem Ausdrucken merkt sich Microsoft Word, wann ein Dokument zuletzt an den Drucker gesendet wurde. Diese Information wird mit weiteren Daten in den Eigenschaften der jeweiligen Word-Datei archiviert. Sie lässt sich auch jederzeit nachschlagen.
Druck-Zeitpunkt herausfinden
Wann ein Word-Dokument das letzte Mal ausgedruckt wurde, kann mit wenigen Schritten ausgelesen werden:
- Zunächst wird das Dokument per Doppelklick geöffnet.
- Jetzt oben links auf Datei und dann auf Informationen klicken.
- Nun einen Blick in die rechte Spalte werfen. In der Nähe des Autor-Namens findet sich hier auch die Angabe Zuletzt gedruckt.
Tipp: Sind in dieser Zeile kein Datum und keine Uhrzeit angegeben, wurde das Dokument wahrscheinlich noch nie zu Papier gebracht.
18.09.2018 | Office
Mit Excel lassen sich nicht nur Tabellen und deren Daten verarbeiten. Muss etwas Bestimmtes besonders hervorgehoben werden, geht das mit wenigen Schritten direkt in der Excel-Datei. Wir zeigen, wie.
Zum Hervorheben von Daten kann man beispielsweise den Hintergrund einer Zelle farblich verändern. Oft reicht das aber nicht aus – etwa dann, wenn man den Zusammenhang zwischen verschiedenen Daten kennzeichnen möchte.
Zeichen-Funktion aktivieren
In diesem Fall hilft die integrierte Zeichen-Funktion weiter. Sie lässt sich in Excel für Windows wie folgt nutzen:
- Zunächst wird die Excel-Tabelle geöffnet.
- Dann auf das Blatt wechseln, auf dem etwas markiert werden soll.
- Jetzt oben im Menü zum Tab Zeichnen wechseln.
- Danach das Stift-Werkzeug auswählen, schon lässt sich direkt auf die Tabelle zeichnen.
13.09.2018 | Office
Wer in einem Word-Dokument eine Tabelle einfügt und dann damit beginnt, Daten in die einzelnen Zellen einzutragen, stellt fest: Das Programm schreibt automatisch den ersten Buchstaben in jeder Zelle groß. Das stört oft mehr, als es nützt. Gut, dass man die automatische Großschreibung auch abstellen kann.
Damit Microsoft Word die Einträge in einzelnen Tabellenzellen nicht automatisch groß schreibt, ändert man eine Einstellung in den Word-Optionen. Und das geht wie folgt:
- Zunächst Word starten.
- Jetzt oben links auf Datei oder Word klicken.
- Nun zum Bereich Dokumentprüfung wechseln (nur in Windows).
- Anschließend folgt ein Klick auf die AutoKorrektur-Optionen.
- Dann auf dem Tab AutoKorrektur den Haken bei Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen entfernen.
- Schließlich die Änderung noch bestätigen – fertig!
10.09.2018 | Office
Wohl kaum einer kennt und nutzt alle Funktionen des Tabellen-Programms Excel. Zu umfangreich sind die vielfältigen Features zum Berechnen und Auswerten aller möglichen Arten von Daten. Wer sich weiterbilden möchte, kann auf ein Gratis-Training direkt von Microsoft zurückgreifen.
Die kostenlose Schulung enthält mehrere Videos, die verschiedene Funktionen von Excel im Detail erklären. Diese Trainings können direkt aus dem Programm heraus aufgerufen werden:
- Zunächst Excel starten, zum Beispiel per Klick auf den Namen des Programms vom Start-Menü aus.
- Jetzt oben im Menü zum Tab Hilfe navigieren.
- Dort folgt ein Klick auf Schulung.
- Dann auf der rechten Seite ein Video anklicken, um es zu starten.
09.09.2018 | Office
Auf Papier liest es sich einfach besser als am Monitor. Besonders bei Themen, mit denen man noch nicht so vertraut ist und die deswegen die volle Aufmerksamkeit erfordern, trifft das zu. Umfangreiche Dokumente müssen deswegen aber nicht jede Menge Papier verbrauchen. Man kann nämlich auch mehrere Seiten auf ein Blatt drucken.
Fakt ist: Wird eine DIN A4-Seite im A5-Format gedruckt, erscheint sie nicht halb so groß, sondern hat immerhin noch 71 % der ursprünglichen Größe. Oft genügt das zum bequemen Lesen noch völlig.
Dokument verkleinert drucken
Mit den folgenden Schritten lassen sich PDF-Dokumente verkleinert ausdrucken, sodass jeweils zwei Seiten auf ein Blatt passen:
- Zunächst die PDF-Datei in Adobe Reader öffnen.
- Jetzt im Menü auf Datei, Drucken klicken.
- Danach links unter der Überschrift Seite anpassen und Optionen die Taste Mehrere auswählen.
- Darunter lässt sich bei Seiten pro Blatt gezielt festlegen, wie viele Seiten auf einem Blatt erscheinen sollen.
Wie das Resultat ungefähr aussieht, kann schon vor dem Drucken auf der rechten Seite des Dialogfelds in der Vorschau begutachtet werden.
