Wer an einem Referat oder einem Vortrag arbeitet, muss seine Angaben auf Quellen stützen. Word vereinfacht die Recherche im Internet wesentlich und hilft bei der Suche nach Themen und dem Einfügen zuverlässiger Quellen und Inhalte.
Hier die nötigen Schritte, um als Nutzer eines Office-Abos die Recherche zu nutzen:
Zunächst oben im Menü auf Referenzen und dann auf Recherche klicken.
Nun rechts nach einem Thema suchen und mit [Enter] bestätigen.
In den Ergebnissen präsentiert Word jetzt eine Liste mit Quellen, die sich für das Dokument nutzen lassen.
Beim genaueren Erkunden eines Resultats lässt sich entweder nur der Text oder aber der Text unter Angabe der Quelle im Internet einfügen. Dazu dienen jeweils die Funktionen Hinzufügen sowie Hinzufügen und Zitieren. Sie erscheinen, sobald eine Passage im jeweiligen Ergebnis markiert wird.
Nach dem Einfügen von Text und wahlweise auch Bildern fordert Word zur Aktualisierung des Literatur-Verzeichnisses auf. Das geht automatisch und erfordert nur einen Klick auf den Aktualisieren-Button.
Die einen schreiben Rechnungen, die anderen verfassen Briefe. Doch das sind längst nicht die einzigen Möglichkeiten für Word. An welcher Art von Dokumenten man mit dem Programm auch arbeitet – viele bereits fertig integrierte Vorlagen erleichtern die Arbeit.
Die Word-Vorlagen sind schon seit dem Urgestein Word 97 integriert. In neueren Word-Versionen hat Microsoft die Liste der Templates sogar dynamisch gestaltet: Neben den bereits ab Werk mitgelieferten Designs hat man als Nutzer jetzt auch Zugriff auf eine riesige Auswahl an Online-Vorlagen. Die kann Microsoft Word bei Bedarf direkt über das Programm aus dem Internet herunterladen.
Die Liste der Vorlagen lässt sich in Word nach Klicks auf Datei, Neu einsehen. Hier blendet das Programm eine Liste mit Vorschau-Bildern für die angebotenen Vorlagen ein. Per Klick wird die Vorlage abgerufen und ein neues Dokument basierend darauf angelegt.
Tipp: Wer sich vorher einen Eindruck von der Vorlage verschaffen möchte, klickt mit der rechten Maustaste auf das Bild und ruft hier die Vorschau-Funktion auf.
Bei der Arbeit mit großen Tabellen im Tabellen-Programm Excel kommt es öfter vor, dass einzelne oder mehrere Werte gelöscht werden müssen. Übrig bleiben leere Zellen. Die kann man leicht auch noch loswerden.
Anstatt alle leeren Zellen in einer Excel-Tabelle manuell einzeln zu entfernen, geht dies auch viel einfacher, was Zeit spart:
Im ersten Schritt einen Rahmen um den Bereich ziehen, der unter anderem die leeren Zellen enthält.
Jetzt oben im Menü auf Start, Suchen und Auswählen, Gehe zu… klicken.
Im erscheinenden Dialogfeld folgt ein Klick auf den Button Inhalte…
Hier den Eintrag Leerzellen markieren und mit OK bestätigen.
Zum Schluss oben im Menü bei Start auf Löschen klicken – fertig!
Wenn der Computer abstürzt oder ein anderes unerwartetes Ereignis eintritt, können Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Co. beschädigt werden. Dann lassen sich die Dateien nicht mehr problemlos auf jedem Gerät öffnen. Oft lassen sich die Fehler mit der integrierten Reparatur-Funktion korrigieren.
Um ein beschädigtes Office-Dokument zu reparieren, wird als Erstes die zugehörige Office-Anwendung gestartet. Im Beispiel nutzen wir Microsoft PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Öffnen, Durchsuchen klicken.
Nun auf der Festplatte die gewünschte Datei heraussuchen und markieren.
Als Nächstes unten auf der rechten Seite des Öffnen-Buttons auf den kleinen Pfeil klicken, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Öffnen und reparieren.
Auch Jahrzehnte nach ihrer Erfindung arbeiten Scanner immer noch langsam, sind oft laut und zeigen in vielen Fällen nicht die gewünschte Qualität. Mit einem ganz normalen Smartphone geht es oft einfacher. Denn in vielen Handys ist ja eine exzellente Kamera integriert, die sich auch als Scanner für Dokumente nutzen lässt.
Wir denken da zum Beispiel an Office Lens. Diese App ist kostenlos für iOS und Android erhältlich und gehört zum Angebot von Microsoft Office. Die App ist in der Lage, eine Seite zu erkennen und sie optisch von der Oberfläche zu trennen, auf der sich das Papier zum Zeitpunkt des Fotos befindet. Anschließend werden Kanten erkannt, dass Dokument wird geradegerichtet und in ein PDF-Dokument verwandelt – auf Wunsch alles vollautomatisch.
Extra-Tipp: Wer sein Handy als Scanner verwenden möchte, sollte das Dokument am besten auf einer schwarzen Unterlage platzieren. So wird verhindert, dass doppelseitig bedruckte Papiere durchscheinen.
Je mehr Informationen eine Tabelle in Microsoft Excel enthält, desto mehr Zeilen und/oder Spalten hat sie meist auch. Dumm nur, wenn eine solche Tabelle dann auf Papier gedruckt werden soll. In welcher Reihenfolge soll sie der Drucker denn ausgeben – zuerst von oben nach unten, oder erst alle Spalten?
Diese Einstellungen für das Kacheln von riesigen Excel-Tabellen auf Papier lassen sich direkt innerhalb der Excel-Oberfläche vornehmen. Dazu verfügt das Programm über Optionen zum Einrichten der Druckseite.
In welcher Reihenfolge Microsoft Excel Tabellen an den Drucker sendet, lässt sich per Klick auf Seitenlayout, Drucktitel festlegen. Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: entweder Seiten nach unten, dann nach rechts oder Seiten nach rechts, dann nach unten. Wie die jeweilige Tabelle auf dem Papier dann umgebrochen wird, lässt sich bereits vor dem Ausdrucken einsehen – einfach auf Seitenansicht klicken.
Abonnenten von Microsoft Office 365 erhalten Aktualisierungen der zugehörigen Programme jeden Monat. Wer nicht darauf warten möchte, dass Microsoft ein neues Update auf dem eigenen PC einspielt, kann seine Software auch manuell auf den neuesten Stand bringen.
Zwar aktualisiert Microsoft die Benutzer von Office 365 auch automatisch. Allerdings werden die Updates nur verzögert bereitgestellt, damit die Microsoft-Server nicht überlastet werden. Wer nach Aktualisierungen für Office-Programme suchen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst ein beliebiges Office-Programm aufrufen – etwa Outlook, Word, Excel oder PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei, Konto klicken. In Outlook heißt dieser Eintrag Datei, Office-Konto.
Nun auf der rechten Seite die Schaltfläche Update-Optionen betätigen, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Dort findet sich auch der Eintrag Jetzt aktualisieren. Ein Klick darauf startet die Suche nach neuen Office-Versionen.
Wer kennt das nicht – man arbeitet mit mehreren Programmen und Fenstern auf dem Desktop gleichzeitig. Dabei gestaltet sich das Wechseln zwischen den einzelnen Anwendungen mitunter schwierig. Einfacher geht es mit der Tastatur.
In Windows 10 gibt es nicht nur den altbekannten Task-Switcher, der über die [Alt]+[Tab]-Kombination aufgerufen werden kann. Zusätzlich hat Microsoft auch einen visuellen Überblick über die verschiedenen geöffneten Fenster der Programme integriert.
Diese Übersicht lässt sich aufrufen, indem statt der [Alt]-Taste die [Windows]-Taste genutzt wird. Nun blendet das System Miniaturen aller geöffneten Fenster ein. Jetzt kann durch Klicken auf ein Thumbnail zur jeweiligen Anwendung gewechselt werden. Auch hierfür kann die Tastatur zum Einsatz kommen: Zuerst mithilfe der Pfeiltasten zwischen den Miniaturen wechseln und dann [Enter] drücken, schon wird das Fenster in den Vordergrund geholt.
