27.02.2018 | Office
Wer immer die neueste Office-Version verwenden möchte, greift gern zum Office 365-Abo. Wird der PC dann allerdings weitergegeben, sollte man sich vorher von seinem Account abmelden. Das geht mit wenigen Klicks.
- Am PC startet man zuerst Word oder Excel. Dann auf Datei, Konto klicken und hier die Abmelden-Funktion aufrufen.
- Mac-Nutzer rufen ebenfalls Word oder Excel auf. Jetzt unterscheidet sich die Vorgehensweise allerdings marginal: Nun wird oben im Menü auf den fett dargestellten Namen der gerade geöffneten Office-Anwendung und dann im eingeblendeten Menü auf den Eintrag Abmelden geklickt.
Nach der Abmeldung ist die Nutzung der installierten Office-Programme nur noch nach einer entsprechenden erneuten Anmeldung oder nach Eingabe eines Product Keys möglich.
27.02.2018 | Office
Beim Ausfüllen von Tabellen versucht die Office-App Excel mitzudenken. Wer etwa in eine Zelle „26-02“ eingibt, stellt beim Verlassen der Zelle fest: Excel macht daraus ein Datum. Das ist allerdings nicht immer im Sinne des Erfinders. Mit einem Trick lässt sich verhindern, dass Excel Eingaben automatisch als Datum formatiert.
Das Problem geht noch weiter: Trägt man später in die betroffene Zelle eine Formel ein, erscheint auch das Ergebnis in Form eines (natürlich unsinnigen) Datums. Damit das nicht mehr passiert, führt man folgende Schritte aus:
- Zuerst per Klick die Zelle mit dem falschen Datum markieren.
- Jetzt oben im Menü bei Start den festgelegten Datentyp ablesen. Hier steht nämlich nicht Datum oder Uhrzeit, sondern Benutzerdefiniert – und daher kommt das Problem.
- Nun manuell als Datentyp Text auswählen.
- Zum Schluss die Daten bzw. die Formel erneut in die Zelle eintippen. Diesmal wird sie nicht mehr automatisch in ein Datum verwandelt.
23.02.2018 | Office
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
23.02.2018 | Office
Mit Links kann von Excel-Tabellen aus auf Seiten im Internet oder auch im internen Netzwerk des Unternehmens verwiesen werden. Damit jeder auf Anhieb weiß, was sich hinter einem Link verbirgt, kann man einen Hinweis einblenden, wenn der Nutzer mit der Maus auf den Link zeigt.
Diese sogenannte QuickInfo lässt sich für jeden Link mit wenigen Schritten hinzufügen. So gehen Sie in Excel 2016 vor:
- Zunächst eine Internet- oder Intranet-Adresse in eine Zelle eingeben.
- Jetzt mit [Enter] die Zelle verlassen, sodass ein Link daraus wird.
- Nun mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Link klicken.
- Im Menü wird der Eintrag Link bearbeiten aufgerufen.
- Nun oben rechts auf den Button QuickInfo klicken.
- Dann den gewünschten Text eingeben, der beim Überfahren des Links mit dem Cursor erscheinen soll.
- Zum Schluss noch auf OK und OK klicken – fertig.
21.02.2018 | Office
Bei Manuskripten und anderen Dokumenten mit fachlichem Inhalt kommt es nicht (nur) auf die Anzahl der Wörter einer Seite an, sondern auch auf die Zeilen. Auf Wunsch kann Microsoft Word beim Verfassen eines Dokuments die Anzahl der Zeilen automatisch mitzählen.
Damit in Word 2016 für Windows die aktuelle Zeilennummer unten in der Statusleiste eingeblendet wird, führt man folgende Schritte aus:
- Als Erstes ein Word-Dokument öffnen oder ein neues Dokument erstellen.
- Jetzt mit der rechten Maustaste auf den grauen Bereich unten in der Statusleiste klicken.
- Ein Menü wird sichtbar. Hier die Option Zeilennummer mit einem Haken versehen.
Das war‘s auch schon – ab sofort erscheint je nach aktueller Cursorposition unten in der Statusleiste des Word-Fensters die aktuelle Zeile.
21.02.2018 | Office
Mit der Such-Funktion von Microsoft Word kann ein Begriff im gesamten Dokument in einem Rutsch mit einem anderen ersetzt werden. Das Problem: Dabei ändert Word auch andere Ausdrücke, in denen das Wort vielleicht nur zufällig enthalten ist. Dagegen hilft ein besonderer Schalter.
Mit diesem Trick lässt sich das Word-Programm dazu bringen, nur nach ganzen Wörtern zu suchen und diese zu berücksichtigen:
- Zunächst wird die betreffende Datei geöffnet.
- Jetzt oben im Menü bei Start auf den kleinen Pfeil neben Suchen klicken.
- Hier die Funktion Erweiterte Suche aufrufen.
- Nun geben Sie das gewünschte Wort ein, das ersetzt werden soll.
- Danach unten auf Erweitern klicken, um den Haken bei Nur ganze Wörter suchen zu setzen.
21.02.2018 | Office
Kopiert man eine Textpassage aus dem Internet oder von anderswo in ein Word-Dokument, werden oft Formate mit eingefügt. Diese lassen sich nachträglich mit der Funktion „Formatierung entfernen“ wieder loswerden. Dieses Feature gibt es auch in Excel – und hier arbeitet es sogar besser als in Word.
Denn wird in Excel die Formatierung von Zellen entfernt, verschwinden dabei auch gleichzeitig Hyperlinks auf Webseiten. So wird man schnell alle Links los:
- Zunächst eine Excel-Tabelle öffnen und das korrekte Blatt aufrufen.
- Nun die Zellen markieren, in denen die Links verschwinden sollen.
- Dann oben im Menü auf Start klicken, sodass rechts das Radiergummi erscheint.
- Jetzt auf das Radiergummi klicken und dann die Links entfernen.
Wichtig: Im Gegensatz zu „Links löschen“ werden bei „Links entfernen“ auch die Linkfarbe sowie weitere Formatierungen aus der Zelle gelöscht.
17.02.2018 | Office
Neben den Office-Paketen zum einmaligen Kauf bietet Microsoft auch eine Abonnement-Version der Office-Programme an. Bei dieser sogenannten Office 365-Version wird regelmäßig überprüft, ob das aktuelle Abonnement noch gültig ist.
Das Problem: Kann die Gültigkeit des Abonnements längere Zeit nicht geprüft werden, etwa, weil der Microsoft-Server nicht erreichbar ist, wechseln Word, Excel und Co. automatisch in den schreibgeschützten Modus. Bei diesem Modus lassen sich Dokumente, Tabellen und andere Dateien nur noch zum Lesen öffnen, aber nicht mehr bearbeiten.
Wenn ein Blick in die Office-Einstellungen unter www.office.com verrät, dass das aktuelle Abonnement wohl noch gültig ist, kann man als Nächstes prüfen, ob die Verbindung zum Office-Server erfolgreich aufgebaut werden kann. Fehler können an dieser Stelle unter anderem dadurch verursacht werden, dass das Datum oder die Uhrzeit des PCs nicht korrekt eingestellt sind. In diesem Fall kann das Abonnement nämlich nicht überprüft werden, und Office schaltet in den schreibgeschützten Modus.
