Soll ein Dokument mit Kollegen oder anderen geteilt werden, stellt sich die Frage, in welchem Dateiformat dies geschehen soll. Infrage kommt neben dem allgegenwärtigen PDF-Format von Adobe auch das Microsoft-Word-Format DOCX. Welches sollte man verwenden?
Das optimale Dateiformat beim Weitergeben von Dokumenten und anderen Dateien richtet sich nach dem vornehmlichen Zweck, den die Datei beim Empfänger erfüllen soll:
Kommt es darauf an, dass der Inhalt des Dokuments an jedem Computer oder Mobilgerät genau, also 1-zu-1, dargestellt wird, zum Beispiel weil es sich um ein fertiges Layout handelt, das nicht mehr verändert werden darf, ist PDF das beste Format. Erstens können viele Programme PDF-Dokumente exportieren, und zweitens ist es möglich, Schriftarten gleich mit dem Dokument einzupacken, sodass das Aussehen selbst dann gleich bleibt, wenn eine Schrift nicht auf dem Computer des Empfängers installiert ist.
Nachteil bei PDF-Dokumenten: Sie lassen sich oft nicht gut bearbeiten. Das ist auch gleichzeitig der Vorteil von programmspezifischen Formaten, wie etwa dem DOCX-Format von Microsoft Word. Vorausgesetzt, der Empfänger hat eine halbwegs aktuelle Programmversion, lassen sich Dokumente an jedem Gerät gleich gut bearbeiten – sogar unterwegs, wenn es sein muss.
Wer ein längeres Word-Dokument verfasst, kann seinen Text mithilfe von Überschriften strukturieren. Ein Inhaltsverzeichnis am Anfang hilft dem Leser dann, schnell die gesuchte Stelle zu finden. Welche Überschriften in einem Word-Inhaltsverzeichnis eingetragen werden, lässt sich einstellen. Wie geht man vor?
Um diesen Tipp in Word 2013 nachzuvollziehen, öffnen Sie als Erstes ein Word-Dokument, in dem sich mehrere Überschriften der Ebene 1 und 2 befinden. Anschließend erzeugen Sie auf der ersten Seite ein Inhaltsverzeichnis.
Im nächsten Schritt setzen Sie den Textcursor per Klick in einen der Einträge in Ihrem Inhaltsverzeichnis. Schalten Sie dann oben im Menüband zum Tab „Verweise“, und öffnen Sie ganz links das Menü „Inhaltsverzeichnis“, in dem Sie dann auf „Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis“ klicken. Im unteren Bereich lässt sich nun einstellen, welche Ebenentiefe berücksichtigt werden soll. Stellen Sie beispielsweise „Ebenen anzeigen: 2“ ein, dann sammelt Word alle Überschriften 1 und Überschriften 2, während Überschriften 3 übersprungen werden.
Die kostenlose Büro-Suite OpenOffice.org ist voll kompatibel zu den Dateiformaten von Microsoft Office. So haben Sie Lese- und Schreibzugriff auch auf das neuere DOCX-Format. Wie stellen Sie OpenOffice richtig ein, damit die Zusammenarbeit klappt?
Erstens kann sich die Position von Seiten-Elementen in Dokumenten mit komplexen Layouts in Writer leicht ändern. Zweitens ist das Standard-Dateiformat zum Speichern auf ODF eingestellt. Das verursacht bei Microsoft-Office-Nutzern manchmal Probleme, wenn die neusten Filter nicht installiert sind.
Um das Dateiformat beim Speichern von Dokumenten in OpenOffice.org Writer auf Word einzustellen, klicken Sie auf „Extras, Optionen, Laden/Speichern, Allgemein“. In der Rubrik „Einstellungen für Standard-Dateiformat und ODF“ wählen Sie dann bei der Option „Immer speichern als“ die Einstellung „Microsoft Word 2007/2010/2013 XML“. Bestätigen Sie dann, indem Sie unten auf „OK“ klicken.
Komplexe Formatierungen können sogar zwischen unterschiedlichen Word-Versionen Probleme verursachen. Der einfachste Weg, dies zu umgehen, ist das Dokument direkt als PDF-Datei zu exportieren.
Wenn man früher eine Word- oder Excel-Datei erhalten hat, konnte man gleich erkennen, ob es sich um das alte oder neue Format handelt – anhand der Datei-Endung, zum Beispiel „doc“ oder „docx“. Inzwischen haben fast alle Office-Dokumente die Endung mit dem „X“. Unterschiede im Format gibt es dennoch. (mehr …)
In der Titelleiste von Microsoft Word lässt sich immer ablesen, ob Sie gerade mit *.docx-, oder mit *.doc-Dateien arbeiten. Bei letzteren sehen Sie hier den Hinweis „Kompatibilitätsmodus“. Was können Sie tun, wenn dieser Hinweis bei jedem Start von Word auch für leere Dokumente erscheint? (mehr …)
Sie haben ein Word-Dokument, von dem Sie gern eine PDF-Version hätten, besitzen aber keine Lizenz von Microsoft Office, um das Word-Dokument zu öffnen? Mit diesem Tipp wandeln Sie die *.doc- oder *.docx-Datei ganz ohne Zusatzsoftware in PDF um. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein Microsoft-Konto. (mehr …)
Sie haben eine Word- oder Excel-Datei zugeschickt bekommen, die mit Office 2007 oder neuer erstellt wurde (also als DOCX oder XLSX) und würden die verwendeten Grafiken gern als Dateien archivieren? Nichts leichter als das – denn das neue Office-Dateiformat ist eigentlich nur eine ZIP-Datei.
Daher lässt sich ein DOCX-Dokument auch in einem normalen Entpack-Programm öffnen, zum Beispiel im beliebten 7-Zip. Hier die nötigen Schritte:
Mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken, das die Grafiken enthält.
Aus dem Kontextmenü den Eintrag „7-Zip, Öffnen“ anklicken.
Jetzt den Ordner „word/media“ öffnen.
Hier findet sich jedes verwendete Bild als Datei wieder. Die gewünschten Bilder lassen sich nach Markieren einfach mit der rechten Maustaste an ein Ziel auf der Festplatte kopieren, beispielsweise auf den Desktop.
Der Wechsel des Dateiformats für Word-Dokumente bringt viele Word-Anwender zur Verzweiflung. Da Word 2007 und 2010 neue Dokumente standardmäßig im Format „.docx“ speichern, lassen sie sich mit älteren Word-Versionen nicht mehr öffnen. Damit Word-Dokumente dauerhaft kompatibel bleiben, sollte das .doc-Dateiformat als Standardformat eingestellt werden.
Das geht bei Word 2007 und 2010 folgendermaßen: Auf die runde Office-Schaltfläche (Word 2007) bzw. „Datei“ (Word 2010) und dann auf „Word-Optionen“ bzw. „Optionen“ klicken. In den Bereich „Speichern“ wechseln und im Feld „Dateien in diesem Format speichern“ den Eintrag „Word 97-2003-Dokument (*.doc)“ auswählen. Die Änderungen mit OK speichern. Ab sofort ist beim Speichern nicht mehr das Format .docx, sondern.doc voreingestellt.
