23.12.2017 | Office
Manchmal ist das DIN A4-Format einfach zu groß. In diesem Fall lässt sich Papier sparen, indem einfach im nur halb so großen A5-Format gedruckt wird. In OpenOffice Writer kann das Format mit wenigen Klicks geändert werden.
Um das Layout auf DIN A5 zu ändern, geht man wie folgt vor:
- Erstens wird das Dokument geöffnet, dessen Layout angepasst werden soll. Alternativ dazu kann man natürlich auch ein neues Dokument in OpenOffice Writer anlegen.
- Nun oben im Menü auf Format, Seite klicken.
- Hier lässt sich beim Tab Seite anstatt des vorgegebenen A4-Formats auch A5 oder eine andere Größe festlegen.
- Das Format des Dokuments wird geändert, sobald unten auf OK geklickt wird.
12.12.2017 | Office
Mit Word lassen sich auch ohne die Office-365-Cloud Dokumente mit mehreren Personen bearbeiten. Dazu werden Master-Dokumente erstellt und Kommentare sowie Änderungen protokolliert. Sobald ein Dokument fertig ist, sollte es dann auch als fertig markiert werden. Das verhindert versehentliche Änderungen.
In Microsoft Word ist die Funktion zum Abschließen von Dokumenten bereits eingebaut. Wird eine Word-Datei als abgeschlossen markiert, erscheint bei jedem Öffnen oben ein Banner, das auf den Abgeschlossen-Zustand hinweist und weitere Bearbeitungen verhindern soll.
Ein Dokument kann als fertig markiert werden, indem es zunächst in der Windows-Version von Word geöffnet und dann oben links auf Datei geklickt wird. Dann im Bereich Informationen auf Dokument schützen klicken. Hier im Menü die Funktion Als abgeschlossen kennzeichnen auswählen, fertig.
07.12.2017 | Office
Mit Microsoft Excel lassen sich nicht nur einfache Berechnungen und Daten-Tabellen bearbeiten, sondern auch komplexe Kalkulationen ausführen. Auch das Erstellen von Berichten ist kein Problem. Besser sehen die verarbeiteten Daten allerdings aus, wenn eine ansprechende Vorlage verwendet wurde. Hier bietet Microsoft Excel schon von Haus aus einiges an.
Eine Auswahl häufig genutzter Vorlagen für neue Excel-Tabellen bietet das Programm schon direkt nach dem Start an. Falls man bereits ein Dokument geöffnet hat und jetzt eine neue Tabelle erstellen möchte, genügen Klicks auf Datei, Neu. Hier erscheint die gleiche Ansicht wie beim Start des Programms.
Weitere Vorlagen für Excel-Arbeitsmappen können abgerufen werden, indem entweder ganz oben ein Suchbegriff eingetippt wird. Alternativ kann auch direkt unterhalb des Suchfelds auf einen der vorgeschlagenen Kategorie-Begriffe geklickt werden. Abschließend erscheinen passende Vorlagen, die Microsoft mit einem Blick von der Excel-Homepage herunterladen und im Programm als neue Tabelle öffnen kann.
06.12.2017 | Office
Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Word-Dokumenten im Team stellt sich die Kommentar-Funktion von Microsoft Word als besonders praktisch heraus. Die Funktion zum Einfügen von Kommentaren in ein vorhandenes Dokument ist allerdings etwas versteckt. Mit einem Trick lässt sich ein neuer Kommentar viel schneller einfügen.
Normalerweise werden Kommentare in Word-Dokumente eingefügt, indem das jeweilige Dokument zuerst geöffnet wird, etwa über den Explorer. Anschließend oben im Menüband zur Registerkarte Überprüfen wechseln. Hier folgt in der Mitte einen Klick auf den Button Neuer Kommentar.
Viel einfacher geht es in Word 2016, wenn man im Word-Fenster einen Blick in die rechte obere Ecke wirft. Denn hier steht neben einem Teilen-Button und einer Feedback-Funktion für die Entwickler von Word auch ein Kommentar-Button zur Verfügung. Er zeigt als Symbol eine Sprechblase. Ein Klick auf diese Schaltfläche führt – genau wie die entsprechende Funktion auf dem Überprüfen-Tab im Menüband – zum Einfügen eines neuen Kommentars an der aktuellen Cursor-Position.
06.12.2017 | Office
Microsoft Office merkt sich, was in die Zwischenablage kopiert wird. Diese Infos stehen allen Office-Programmen zur Verfügung. So lassen sich mehrere Elemente in Word kopieren, um sie später der Reihe nach in PowerPoint, OneNote oder Excel einzufügen. So ergänzt Office die Windows-Funktionen, bei denen nur das zuletzt kopierte Element erhalten bleibt.
Die zuvor kopierten Elemente lassen sich etwa in Word oder einem anderen Office-Programm abrufen, indem oben im Menü auf den ersten Tab und dann auf den kleinen Pfeil unterhalb von Einfügen, und zwar rechts neben dem Wort Zwischenablage, geklickt wird.
Daraufhin wird links eine Randspalte eingeblendet, in der alle zuvor kopierten Inhalte per Klick abrufbar sind und eingefügt werden können. Auf diese Weise lassen sich bis zu 24 Objekte kopieren und später wiederverwenden.
03.12.2017 | Office
Wer sich nicht die Mühe machen will, den Inhalt eines Word-Dokuments auf den ersten Seiten manuell als Verzeichnis einzutippen, kann die Arbeit auch dem Programm überlassen. Dabei zieht Word die festgelegten Überschriften zurate. Wie ausführlich das Verzeichnis sein soll, kann vom Nutzer selbst festgelegt werden.
Standardmäßig berücksichtigt Word dabei die obersten drei Ebenen von Überschriften und untergeordneten Abschnitten. Beim Erstellen kann dies angepasst werden:
- Zuerst auf Einfügen, Referenzen (Windows) bzw. Verweise (macOS) klicken.
- Jetzt ganz links Inhaltsverzeichnis, Benutzerdefiniert auswählen.
Im erscheinenden Dialog kann die gewünschte Anzahl der Ebenen von Überschriften eingestellt werden, die für das Verzeichnis berücksichtigt werden sollen, etwa von 1 bis 5. Die Einstellung lässt sich für jedes Dokument separat festlegen.
01.12.2017 | Office
Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.
Dazu wird das Bild im Internet bei Dropbox gehostet. Jetzt das gewünschte Dokument öffnen. Dann oben auf Einfügen, Schnellbausteine, Feld… klicken.
Hier das Feld InsertPicture auswählen, in den Eigenschaften den direkten Link zu dem im Internet gehosteten Bild eintragen. Bei Dropbox-Links dabei „www.dropbox.com“ mit „dl.dropboxusercontent.com“ ersetzen.
Auf der rechten Seite die Optionen Daten nicht im Dokument gespeichert, Größe horizontal anhand der Quelle ändern und Größe vertikal anhand der Quelle ändern markieren. Nach dem Einfügen lässt sich das Bild einfach bei Dropbox ersetzen und wird beim nächsten Öffnen der Word-Datei aktualisiert.
01.12.2017 | Office
Im Web werden Dokumente meist im PDF-Format geteilt. Das allgegenwärtige Format des Herstellers Adobe kann inzwischen auch von anderen Programmen exportiert werden. Dazu gehört auch Microsoft Office. Sind die mit Word und Co. erstellten PDFs zu groß, lassen sie sich auch kleiner machen.
Dazu wird als Erstes das Dokument geöffnet, das als PDF exportiert werden soll. Jetzt auf Datei, Exportieren klicken. Hier folgt ein Klick auf den Button PDF/XPS-Dokument erstellen.
Im nachfolgenden Dialog dann den gewünschten Ordner auswählen. Unten rechts wird anschließend die Optimierung festgelegt – entweder perfekte Qualität zum Ausdrucken oder eine optimierte Version zum Versenden und zur Nutzung im Web.
Tipp: Ist die resultierende PDF-Datei immer noch zu groß, kann sie auch über einen Online-Dienst zur Komprimierung verkleinert werden. Enthält die Datei allerdings viele Bilder, sinkt deren Qualität mitunter erheblich.
