Manchmal müssen Excel-Tabellen über die Druck-Funktion zu Papier gebracht werden. Wie sie dabei aussehen und ob das Layout stimmt, lässt sich leicht herausfinden.
Dazu gibt es in Excel – wie auch in Word – das Seiten-Layout. In dieser Ansicht wird ein Tabellen-Blatt so dargestellt, wie es ausgedruckt würde, und zwar inklusive der Seiten-Ränder.
Über das Seiten-Layout hat der Nutzer direkten Zugriff auf die Kopfzeilen, die mitgedruckt werden. Zudem lässt sich sofort erkennen, welche Spalten und Zeilen auf welchem Blatt Papier landen. Da sich die Inhalte auch in dieser Ansicht einer Excel-Tabelle bearbeiten lassen, können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um das gewünschte Layout zu erzielen.
In vielen Excel-Tabellen braucht man nicht nur die reinen Zahlenwerte, sondern oft auch Erklärungen, Beschriftungen und andere Textinhalte. Zur Formatierung von Text in Tabellen hat Excel einige Tricks auf Lager.
Soll in einer Zelle Text stehen, markiert man die Zelle einfach und tippt den Text ein. Wird er zu lang, fließt er automatisch in benachbarte Zellen – solange diese leer sind. Trifft Excel auf eine Zelle mit Inhalt, wird der Text einfach abgeschnitten. Hier kommt der Zeilenumbruch ins Spiel, der sich mit dem Menüband steuern lässt. Wird er aktiviert, bricht der Textinhalt am Rand der Zelle in die nächste Zeile um.
Wer mehr Platz für Text braucht, als eine einzelne Zelle anbieten kann, markiert mehrere Zellen und wählt dann im Menüband die Option „Zellen verbinden“. Schon wird aus den ausgewählten Zellen ein großes Textfeld mit genug Platz für längere Absätze.
Soll mitten im Textinhalt einer Zelle ein manueller Zeilenumbruch stehen, muss man diesen über ein Tastenkürzel einfügen. Dazu gleichzeitig [Alt] + [Eingabetaste] drücken.
In einer Tabelle gibt es oft doppelte Einträge, die Sie loswerden wollen. Um solche Dubletten zu finden, könnten Sie die Daten sortieren und dann manuell durchlesen. Schneller und einfacher geht’s, wenn Sie doppelte Datensätze von Excel finden und löschen lassen.
Um in einer Tabelle doppelte Einträge leichter zu entfernen, gehen Sie in Excel 2007, 2010 oder 2013 wie folgt vor:
Starten Sie Microsoft Excel, und öffnen Sie die betreffende Tabelle.
Nun markieren Sie mit der Maus den Bereich, in dem nach doppelten Datensätzen gesucht werden soll.
Als Nächstes schalten Sie oben im Menüband zum Tab „Daten“.
Im Abschnitt „Datentools“ sehen Sie die Funktion „Duplikate entfernen“, die Sie per Klick aufrufen.
Jetzt setzen Sie bei allen Spalten einen Haken, die auf Gleichheit geprüft werden sollen. Wollen Sie etwa Vor- und Nachnamen prüfen, wählen Sie diese Spalten aus.
Nach einem Klick auf „OK“ werden die Dubletten erkannt und aus Ihrer Excel-Tabelle entfernt.
Manchmal sind Überschriften in Excel-Tabellen länger als eine Spalte. Sie laufen dann automatisch in die nächste Spalte auf der rechten Seite. Besser sieht es aber aus, wenn Sie die Spalten zusammenfassen, die als eine einzige Zelle gelten sollen. Dann können Sie die Überschrift nämlich auch zentrieren oder eine gemeinsame Formatierung anwenden.
Mit Diagrammen werden Zahlenkolonnen leichter auswertbar. In Excel 2010 und neuer stehen Ihnen neben den normalen Diagrammen auch die Sparklines-Diagramme zur Verfügung. Vorteil: Sie sind so klein, dass sie in eine Tabellenzelle passen. Wie ändern Sie die Farbe, Stärke oder das Format eines Sparklines-Diagramms an?
Bis zur Version 2007 gab es bei der Tabellenkalkulation Excel den Befehl „Fixieren“, um einen Bereich des Tabellenblatts dauerhaft sichtbar zu machen. Bei Excel 2010 gibt es den Fixieren-Befehl nicht mehr. Ganz verschwunden ist er zum Glück nicht.
Microsoft hat den Fixieren-Befehl nur umbenannt und an eine andere Stelle verlegt. Die neue Vorgehensweise, um bei Excel 2010 einen Tabellenbereich zu fixieren: Zuerst die Zellen unterhalb und rechts der Zellen und Spalten markieren, die beim Verschieben dauerhaft sichtbar bleiben sollen. Dann das Menüband „Ansicht“ öffnen und in der Gruppe „Fenster“ auf den Pfeil unter der Schaltfläche „Fenster einfrieren“ klicken. Nach einem weiteren Klick auf den Befehl „Fenster einfrieren“ werden die Tabellenzellen fixiert.
