Excel und Word arbeiten Hand in Hand. Ein Excel-Diagramm lässt sich problemlos in ein Word-Dokument einbauen. Im Hintergrund bleiben die Dokumente aber verknüpft. Die Folge: Ändern sich die Werte der Excel-Tabelle, passt sich auch das Diagramm im Word-Dokument an. Wer das nicht möchte, kann die Verbindung kappen.
Damit Excel Uhrzeiten richtig erkennt, müssen Stunden, Minuten und Sekunden mit Doppelpunkten getrennt werden, etwa in der Form 10:22:05. Bei der Eingabe von Zeitkolonnen eine mühsame Angelegenheit. Einfacher geht’s, wenn auf die Doppelpunkte verzichtet wird. Mit einem Trick erkennt Excel auch 102205 als Uhrzeit.
In Excel-Tabellen sind Datensätze oft mit einem Datum versehen. In einer Zeile steht zum Beispiel das Eingabedatum, rechts daneben der zugehörige Datensatz. Wenn es darum geht, veraltete Datensätze mit einem Zusatz wie „alt“ zu versehen, hilft eine Matrixformel.
Wenn in Excel-Tabellen keine doppelten Einträge auftauchen dürfen, hilft die Gültigkeitsprüfung. Damit werden neu eingegebene Daten mit vorhandenen Eingaben verglichen – und bei Dopplern ein Warnhinweis eingeblendet.
Excel-Tabellen sollten nur dann im xls- oder xlsx-Format verschickt werden, wenn der Empfänger ebenfalls über das Tabellenprogramm Excel verfügt. Falls nicht, bietet sich das Austauschformat PDF an. Weiterer Vorteil: PDF-Tabellen lassen sich nicht verändern.
Mitunter gibt es Zahlen- oder Wertepaare, die auf einzelne Zellen verteilt werden sollen, etwa Zeitspannen wie „10:00-11:00“ oder Bundesliga-Paarungen wie „Bayern:Schalke“. Mit einem Trick lassen sich die Paarungen auf zwei Zellen verteilen.
Arbeitszeiten werden meist in vollen, halben oder Viertelstunden abgerechnet. Wer eine Arbeitszeittabelle anlegen, aber nicht manuell auf- oder abrunden möchte, kann das Runden Excel überlassen.
Um in Tabellen die Übersicht zu behalten, lassen sich Zellen mit Namen versehen. Statt „A1B4“ heißt die Zelle dann zum Beispiel „Einnahmen“. Werden Tabellen größer fragt man sich aber oft, welcher Name nochmal für welchen Bezug stand. Hier hilft eine Übersicht aller Referenzen und Zellnamen.
