Beim Ausfüllen von Tabellen versucht die Office-App Excel mitzudenken. Wer etwa in eine Zelle „26-02“ eingibt, stellt beim Verlassen der Zelle fest: Excel macht daraus ein Datum. Das ist allerdings nicht immer im Sinne des Erfinders. Mit einem Trick lässt sich verhindern, dass Excel Eingaben automatisch als Datum formatiert.
Das Problem geht noch weiter: Trägt man später in die betroffene Zelle eine Formel ein, erscheint auch das Ergebnis in Form eines (natürlich unsinnigen) Datums. Damit das nicht mehr passiert, führt man folgende Schritte aus:
Zuerst per Klick die Zelle mit dem falschen Datum markieren.
Jetzt oben im Menü bei Start den festgelegten Datentyp ablesen. Hier steht nämlich nicht Datum oder Uhrzeit, sondern Benutzerdefiniert – und daher kommt das Problem.
Nun manuell als Datentyp Text auswählen.
Zum Schluss die Daten bzw. die Formel erneut in die Zelle eintippen. Diesmal wird sie nicht mehr automatisch in ein Datum verwandelt.
Kopiert man eine Textpassage aus dem Internet oder von anderswo in ein Word-Dokument, werden oft Formate mit eingefügt. Diese lassen sich nachträglich mit der Funktion „Formatierung entfernen“ wieder loswerden. Dieses Feature gibt es auch in Excel – und hier arbeitet es sogar besser als in Word.
Denn wird in Excel die Formatierung von Zellen entfernt, verschwinden dabei auch gleichzeitig Hyperlinks auf Webseiten. So wird man schnell alle Links los:
Zunächst eine Excel-Tabelle öffnen und das korrekte Blatt aufrufen.
Nun die Zellen markieren, in denen die Links verschwinden sollen.
Dann oben im Menü auf Start klicken, sodass rechts das Radiergummi erscheint.
Jetzt auf das Radiergummi klicken und dann die Links entfernen.
Wichtig: Im Gegensatz zu „Links löschen“ werden bei „Links entfernen“ auch die Linkfarbe sowie weitere Formatierungen aus der Zelle gelöscht.
Auf Einladungen und Deckblättern von Dokumenten liest sich wichtiger Text leichter, wenn er nicht nur groß gesetzt ist, sondern wenn zwischen den einzelnen Buchstaben auch etwas mehr Platz als normal ist. Mit Word geht das ganz leicht.
Damit ein Text auf einer Word-Seite etwas breiter erscheint, wird das betreffende Dokument zuerst geöffnet und der Text markiert. Jetzt oben im Menü auf Format, Zeichen klicken. Alternativ kann im Menüband auf dem Tab Start in der Rubrik Schriftart rechts unten auf das kleine Pfeil-Symbol geklickt oder [Strg]+[D] gedrückt werden.
Hier dann zum Tab Erweitert umschalten, um nun im Bereich für den Abstand den Eintrag Erweitert auszuwählen und dahinter die Einstellung nach Belieben zu erhöhen oder auch zu verringern. Tipp: Fein einstellen lässt sich der Wert durch direktes Eintippen der gewünschten Zahl.
Mit Microsoft Word können Texte auf vielerlei Weise designt und formatiert werden. Muss man die Designs allerdings jedes Mal manuell anwenden, wird das schnell mühselig. Mit einem Trick lässt sich ein Wort bei jeder Nutzung direkt mitsamt dem gewünschten Format einfügen.
Dazu wird der Ausdruck zunächst in ein leeres Dokument geschrieben und so formatiert wie gewünscht. Danach den Ausdruck mit der Maus markieren. Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
Dort wird dann zum Bereich Dokumentprüfung gewechselt, um anschließend auf den Button AutoKorrektur-Optionen… zu klicken.
Hier kann ein passendes Kürzel für den neuen, formatierten Ausdruck angegeben werden.
Sobald auf Hinzufügen geklickt wird, kann das fertig einsatzbereite Wort direkt durch Eingeben des hinterlegten Kürzels eingefügt werden.
Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.
In Microsoft Word können Nutzer den Zeilen-Abstand von Absätzen bequem über das Dialogfeld Absatz einstellen. Dieses Dialogfeld lässt sich aufrufen, indem zuerst die betreffenden Absätze markiert werden, um dann anschließend oben im Menü auf Format, Absatz zu klicken.
Noch einfacher kann der Zeilen-Abstand angepasst werden, in dem oben auf dem Menü-Tab Start die Klappe im Bereich für Tools geöffnet wird. Hier kann der Nutzer schnell eine Auswahl aus häufig benötigten Abständen treffen.
Excel ist intelligent – und versucht automatisch, zu erkennen, welche Daten man in eine Tabelle eingegeben hat. Geld und Daten beispielsweise werden ohne Zutun als solche formatiert. Manchmal stimmt die Erkennung allerdings gar nicht.
Gibt man etwa 01.06 ein, erkennt Excel darin die Eingabe eines Datums, nämlich des 1. Juni. Das Problem: Handelt es sich um eine Zahl oder um einen Text und gar nicht um ein Datum, kommen davon abhängige Formeln durcheinander.
Die Lösung besteht darin, die betreffende(n) Zelle(n) manuell mit dem richtigen Format auszustatten. Wer oben einen Blick in das Menü wirft, sieht dann beispielsweise Datum oder Uhrzeit. Hier kommt das Problem her: Stattdessen wird an dieser Stelle der Eintrag Benutzerdefiniert oder der Eintrag Text ausgewählt.
Zum Schluss wird die betreffende Zelle gelöscht, um dann erneut die Original-Daten einzutippen. Jetzt sollten sie nicht mehr automatisch als Datum oder als eine andere Zahlenangabe erkannt werden – denn der Datentyp für die Zelle ist ja auf Text eingestellt.
Als Notizen lassen sich in OneNote nicht nur Aufzeichnungen, Texte und Tabellen nutzen. Man könnte dort auch Code-Schnipsel speichern, die immer wieder benötigt werden. Und da sich Quelltext – ob nun von Webseiten oder Programmen, an denen man arbeitet – besser lesen lässt, wenn er farbig hervorgehoben ist, gibt es einen Trick, mit dem man Code in OneNote mit Syntax-Highlighting versehen kann.
Nach dem Download und der Installation des kostenlosen Add-Ins NoteHighlight2016 erscheint in OneNote ein neuer gleichnamiger Tab. Dort auf den Button für die richtige Code-Sprache klicken. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in das man den vorher in die Zwischenablage kopierten Quelltext einfügt. Jetzt die Option Copy to Clipboard aktivieren.
Sobald der Code eingefügt wurde, kopiert das Add-In ihn wieder – diesmal aber mit den korrekten Farben. So kann der fertig formatierte Code nun an die gewünschte Stelle im OneNote-Notizbuch eingefügt werden.
Mit OneNote lassen sich nicht nur Notizen zu Ideen, Bilder und Audio-Nachrichten speichern. Damit kann sogar Programmier-Code bequem notiert werden. Möglich wird dies durch ein kostenloses Add-In.
Damit sich Code in der Notiz-App OneNote farbig formatieren lässt, wird zuerst das kostenlose Tool NoteHighlight2016 heruntergeladen und über die MSI-Datei installiert. Danach OneNote aufrufen, nun auf den neuen Tab NoteHighlight klicken.
Jetzt die gewünschte Code-Sprache auswählen – unterstützt werden C#, CSS, SQL, JS, HTML, XML, Java, PHP, Perl, Python, Ruby und CPP. Danach kann der Code in das neu geöffnete Fenster eingefügt werden. Über Copy to Clipboard lässt sich der farbig formatierte Code kopieren und danach in OneNote einfügen.
