Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
In der Gliederungs-Ansicht wird die Struktur des Dokuments sichtbar, so wie sie durch die Überschriften in unterschiedlichen Ebenen festgelegt wird. In dieser Ansicht lassen sich nicht nur verschiedene Unter-Bereiche von Dokumenten klar erkennen, auf- und zuklappen. Zusätzlich bietet sie dem Benutzer auch die Möglichkeit, Abschnitte des Dokuments schnell an eine andere Stelle zu verschieben sowie die Ebene einer Überschrift samt zugehörigem Text zu ändern.
Zum Einblenden der Gliederungs-Ansicht wird das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet. Dann oben im Menü auf Ansicht, Gliederung klicken. Jetzt in den Abschnitt hinein klicken, der verschoben werden soll. Über die Pfeil-Buttons in der Leiste oben lässt sich die Ebene des Abschnitts jetzt ändern und die Daten auf Wunsch auch nach oben oder unten verschieben.
Sicher nutzen auch Sie Microsoft Word, wenn Sie Text-Dokumente bearbeiten. Lange Dateien sind aber unter Umständen unübersichtlich, und nicht immer findet man gleich eine gesuchte Stelle oder Überschrift. So navigieren Sie einfacher.
Voraussetzung für eine einfache Navigation durch ein bestimmtes Word-Dokument ist, dass es mit den Überschriften und weiteren Struktur-Ebenen ausgezeichnet ist, die Word in den entsprechenden Formatvorlagen bereithält. Einen Überblick über die Struktur Ihrer Word-Datei erhalten Sie dann, indem Sie die Gliederungsansicht aufrufen.
In Word 2013 schalten Sie dazu im Menüband am oberen Fensterrand zur Registerkarte „Ansicht“. Im Bereich „Ansichten“, ganz links, folgt jetzt ein Klick auf „Gliederung“. Vor jeder Struktur-Einteilung, etwa allen Überschriften, sind jetzt Anfasser sichtbar, mit denen Sie die Reihenfolge der Bereiche Ihres Dokuments schnell ändern können: Einfach mit der Maus an die gewünschte Position ziehen. Zum Schluss klicken Sie auf das Symbol mit dem großen roten Kreuz („Gliederungsansicht schließen“).
