In der Google-Cloud lassen sich Dateien mit wenigen Klicks per Link für andere freigeben. Nur: Will man nicht, dass die Empfänger dauerhaft auf die Inhalte zugreifen können, muss man den Link später manuell wieder ungültig machen. Mit einem Zusatz-Dienst klappt das automatisch – Links bekommen also einen Ablauf-Zeitpunkt.
Stürzt Word während der Bearbeitung eines Dokuments ab, gehen nicht selten Daten verloren. Oft können einzelne Teile des Inhalts mit der Auto-Wiederherstellen-Funktion wieder zurückgeholt werden. Damit auch wirklich nichts passieren kann, lässt sich der zugehörige Ordner für Sicherungs-Dateien auch in der Cloud speichern.
Wird die Google-Cloud genutzt, um Dateien mit anderen Geräten oder mit Kollegen zu teilen, muss man dazu nicht unbedingt den Sync-Agent für Windows oder Mac verwenden. Der Upload klappt auch direkt über den Browser. Mit einem Trick klappt das sogar noch einfacher.
Über die selektive Ordner-Synchronisierung können Personen, die viele Inhalte in der Cloud-Festplatte Google Drive abgelegt haben, sich entscheiden, welche dieser Daten mit dem lokalen Speicher abgeglichen werden sollen und welche nur online erreichbar sein sollen.
Ob es nun um die Wartung der Inhalte für die eigene Website geht oder um das Übertragen von Dateien von einem Firmen-Server: Oft kommt dabei FTP zum Einsatz. Ein besonders leicht bedienbares FTP-Programm für Windows-Nutzer ist SmartFTP.
Wer in Gmail keinen Platz mehr hat – ja, einige kommen an das 25-GB-Limit heran –, räumt mit einem einfachen Skript auf und archiviert Mails in der Onlinefestplatte Google Drive. Das klappt auch für die Anlagen.
Selbst in Zeiten des „papierlosen Büros“ gibt es immer noch jede Menge ausgedruckter Dokumente, die man dann doch digital braucht – und nicht hat. Dann muss ein Scanner her. Mit einem Android-Smartphone geht’s allerdings auch.
Wer welchen Abschnitt eines freigegebenen Dokuments wann geändert hat, lässt sich im Nachhinein meist nur schwer nachvollziehen. Mit dem Überarbeitungs-Verlauf von Google Docs wird das einfacher.
