Stürzt Word während der Bearbeitung eines Dokuments ab, gehen nicht selten Daten verloren. Oft können einzelne Teile des Inhalts mit der Auto-Wiederherstellen-Funktion wieder zurückgeholt werden. Damit auch wirklich nichts passieren kann, lässt sich der zugehörige Ordner für Sicherungs-Dateien auch in der Cloud speichern.
Ob man sich dabei für Dropbox, OneDrive oder Google Drive entscheidet, spielt keine Rolle. Der Ordner für die Wiederherstellung lässt sich ändern, indem man zunächst die jeweilige Office-App startet, zum Beispiel Microsoft Word. Dann auf Datei, Optionen klicken und zum Bereich Speichern umschalten.
Hier kann der Ordner für die Auto-Wiederherstellen-Funktion auf den gewünschten Pfad geändert werden. Am besten, man wählt hier einen Ordner auf der lokalen Festplatte aus, der von einem Sync-Agent in die jeweilige Cloud synchronisiert wird. Auf die gleiche Weise kann man den Pfad übrigens in (fast) jeder Office-Anwendung geändert werden.
Wird die Google-Cloud genutzt, um Dateien mit anderen Geräten oder mit Kollegen zu teilen, muss man dazu nicht unbedingt den Sync-Agent für Windows oder Mac verwenden. Der Upload klappt auch direkt über den Browser. Mit einem Trick klappt das sogar noch einfacher.
Um im Browser eine oder mehrere Dateien nach Google Drive hochzuladen, klickt man entweder auf den Upload-Button. Schneller geht’s allerdings, wenn man ein Explorer- oder Finder-Fenster öffnet. Dann zum Ordner navigieren, der die Dateien enthält, die in die Cloud geladen werden sollen.
Jetzt die markierten Dateien einfach mit gedrückter Maus-Taste ins Fenster des Browsers ziehen und dort fallen lassen. Dadurch werden sie automatisch hochgeladen.
Über die selektive Ordner-Synchronisierung können Personen, die viele Inhalte in der Cloud-Festplatte Google Drive abgelegt haben, sich entscheiden, welche dieser Daten mit dem lokalen Speicher abgeglichen werden sollen und welche nur online erreichbar sein sollen.
Um die Einstellungen für die selektive Synchronisierung anzupassen, klickt man als Erstes mit der rechten Maus-Taste auf das Google Drive-Symbol unten in der Task-Leiste. Dann oben rechts im angezeigten Pop-Up auf den Button Mehr Optionen und dort auf Einstellungen klicken.
Einer der drei Tabs im daraufhin sichtbaren Einstellungs-Dialog lautet Sync-Optionen. Hier die Häkchen für die aufgelisteten Ordner wie gewünscht setzen und dann unten auf Übernehmen klicken.
Ob es nun um die Wartung der Inhalte für die eigene Website geht oder um das Übertragen von Dateien von einem Firmen-Server: Oft kommt dabei FTP zum Einsatz. Ein besonders leicht bedienbares FTP-Programm für Windows-Nutzer ist SmartFTP.
Das Problem bei vielen anderen FTP-Programmen ist: Die Fülle der Funktionen bewirkt, dass das Programm unübersichtlich wird und damit die Arbeit nur mühselig von der Hand geht. Bei SmartFTP ist das anders. Hier hat der Nutzer keine un-nötigen Extra-Tools, sondern genau die, die man zum sicheren Übertragen von Dateien über das Internet benötigt.
Neben der un-verschlüsselten und verschlüsselten Variante des FTP-Protokolls versteht sich SmartFTP übrigens auch auf viele weitere Protokolle zum Übertragen von Dateien, etwa WebDAV, Amazon S3, Google Drive oder auch Terminal Emulator.
SmartFTP steht auch in einer kostenlosen Version unter der Adresse https://www.smartftp.com/ zum Download bereit.
Wer in Gmail keinen Platz mehr hat – ja, einige kommen an das 25-GB-Limit heran –, räumt mit einem einfachen Skript auf und archiviert Mails in der Onlinefestplatte Google Drive. Das klappt auch für die Anlagen.
Das Skript verwendet eine Google-Tabelle zum Archivieren. Nach dem Autorisieren des Skripts muss man nur alle zu archivierenden Nachrichten mit dem Label „Archive to Drive“ markieren und dann den Befehl „Archive Gmail Messages“ in der Google-Tabelle starten.
Anschließend finden sich alle markierten E-Mails in einem Ordner „Email Archive“ innerhalb der Drive-Festplatte wieder. Tipp: Das Label und den Ordner in Drive muss man selbst anlegen.
Selbst in Zeiten des „papierlosen Büros“ gibt es immer noch jede Menge ausgedruckter Dokumente, die man dann doch digital braucht – und nicht hat. Dann muss ein Scanner her. Mit einem Android-Smartphone geht’s allerdings auch.
Hier wird die Google-Drive-App gestartet. Anschließend die Funktion „Scannen“ aufrufen. Damit kann das Handy oder Tablet als Alternative zum Scanner genutzt werden. Dazu wird das Dokument auf Papier mit der Kamera des Geräts fotografiert.
Anschließend wandelt die Google-Drive-App das digitalisierte Foto automatisch in eine PDF-Datei um und speichert diese in der Ablage der Onlinefestplatte Google Drive. Von dort aus hat man mit jedem Internet-Computer Zugriff auf das digitalisierte Dokument.
Wer welchen Abschnitt eines freigegebenen Dokuments wann geändert hat, lässt sich im Nachhinein meist nur schwer nachvollziehen. Mit dem Überarbeitungs-Verlauf von Google Docs wird das einfacher.
Dabei wird jedem Nutzer eine andere Farbe zugewiesen, sodass sich die einzelnen Änderungen leicht auseinanderhalten lassen. Man kann dann, falls nötig, auch auf den vorherigen Bearbeitungsstand zurückkehren.
Um den Verlauf der Überarbeitungen eines Google-Textdokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation abzurufen, wird die entsprechende Datei als Erstes im Browser geöffnet.
Jetzt auf „Datei, Überarbeitungsverlauf anzeigen …“ klicken.
Am rechten Rand des Bildschirms erscheint jetzt eine Liste mit allen Bearbeitungs-Ständen des aktuellen Dokuments.
Per Klick auf einen der Einträge lässt sich jederzeit das dazu gehörige Dokument abrufen.
Zum Einfügen von Hyperlinks in Dokumente muss man nicht unbedingt Microsoft Word verwenden. Das geht auch direkt in der Online-Textverarbeitung Google Docs – sogar inklusive Vorschlags-Liste für passende Websites.
Dazu als Erstes ein bestimmtes Dokument öffnen und den zu verlinkenden Text-Abschnitt per Maus markieren. Jetzt oben in der Docs-Symbolleiste auf den Verlinken-Button klicken. Daraufhin zeigt Docs eine Liste mit vorgeschlagenen URLs an, basierend auf dem Text, der ausgewählt wurde.
Aufgelistet werden übrigens auch andere passende Dokumente aus dem Google-Drive-Speicher – falls man Dokumente untereinander verlinken will.
