Früher, in der Zeit vor den Tablets und iPad, sind kreative Menschen mit einer Kladde, feiner ausgedrückt einem Journal herumgelaufen. Einfach zur Sammlung von Ideen und Gedanken, die Sie schnell mal eben aufnehmen und nicht vergessen wollen. Microsoft hat mit OneNote versucht, eine App für diesen Zweck auf den Markt zu bringen, so richtig intuitiv und kreativ ist diese aber nicht. Die kostenlose App Journlistl für Windows 10 bekommt das deutlich besser hin!
Wer in einem Büro arbeitet, muss auch eMails senden und empfangen. Oft kommt dabei Outlook zum Einsatz, das zu Microsoft Office gehört. Zeit sparen lässt sich, wenn man als Outlook-Nutzer Abkürzungen für die Tastatur kennt.
Die hier vorgestellten Shortcuts schalten zwischen verschiedenen Ansichten in Microsoft Outlook hin und her:
[Strg]+[1]: eMail-Ansicht aktivieren
[Strg]+[2]: Zur Kalender-Ansicht umschalten
[Strg]+[3]: Kontakte aufrufen
[Strg]+[4]: Zu erledigende Aufgaben auflisten
[Strg]+[5]: Notizen öffnen
[Strg]+[6]: Zur Liste aller Ordner wechseln
[Strg]+[7]: Zu den Verknüpfungen navigieren
[Strg]+[8]: Journal aufrufen
Diese Shortcuts sind besonders leicht zu merken – denn alle setzen sich aus der gedrückten [Strg]-Taste und einer Ziffer zusammen. Und wer sich die Reihenfolge nicht einprägen kann, der schaltet einfach alle Ziffern durch, bis die passende Ansicht gefunden wurde.
Text-Dateien sind für alle möglichen Dinge nützlich: zum Festhalten einer kurzen Notiz, zum Speichern von Informationen oder auch zum Führen eines Protokolls oder Journals – das sind nur einige der Dinge, die sich mit Text-Dateien gut erledigen lassen. In Windows lässt sich eine neue Text-Datei mit wenigen Schritten direkt in dem Ordner anlegen, in dem sie gebraucht wird.
Microsoft bietet eine Möglichkeit, eine neue, leere Text-Datei über das Rechtsklick-Menü im Datei-Explorer zu erstellen. Dazu geht man wie folgt vor:
Als Erstes den Datei-Explorer öffnen und zu dem Ordner navigieren, in dem die Text-Datei erstellt werden soll.
Nun mit der rechten Maustaste in den Ordner klicken, sodass ein Menü erscheint.
Hier folgen Klicks auf Neu, Textdokument.
Die Textdatei erhält einen Standardnamen, Neues Textdokument.txt. Gleichzeitig wird dieser Vorgabe-Dateiname ist hervorgehoben.
Jetzt einen neuen Namen für die Datei eingeben und mit [Enter] bestätigen. Wem der Standard-Name vorerst ausreicht, weil er keine Rolle spielt, kann auch einfach direkt auf [Enter] drücken.
Für Freiberufler ist es wichtig, die Arbeitszeit pro Projekt minutengenau festzuhalten. Zusatzsoftware ist dazu nicht nötig. Denn im Mailprogramm Outlook ist ein sehr gutes Zeiterfassungssystem versteckt.
So funktioniert die Zeiterfassung mit Outlook: Den Ordner „Kontakte“ öffnen und mit der rechten Maustaste auf den Kunden klicken, für dessen Projekt die Arbeitszeit festgehalten werden soll. Im Kontextmenü den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ aufrufen; bei Outlook 2007 geht’s über den Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Im nächsten Fenster eine Beschreibung des Projekts sowie der jeweiligen Arbeit eingeben.
Sobald am Projekt gearbeitet wird, reicht ein Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung starten“. Outlook hält die Arbeitszeit minutengenau fest. Mit „Zeitmessung anhalten“ wird die Aufzeichnung gestoppt. Die bislang gestoppte Zeit steht im Feld „Dauer“.
Zur Rechnungsstellung doppelt auf den Kontakt klicken. Im Register „Aktivitäten“ (bzw. bei Outlook 2007 über die gleichnamige Schaltfläche) zeigt Outlook alle dokumentierten Aktivitäten zu diesem Kontakt. Um nur die Zeiterfassungs-Journaleinträge zu sehen im Feld „Anzeigen“ nur die „Journaleinträge“ anzeigen lassen.
