Wer mit dem Aufbau einer komplexen Tabelle in Microsoft Excel beschäftigt ist, muss oft Etliches daran umbauen, bis alles passt. Ein gutes Beispiel dafür ist das massenweise Einfügen von Zeilen oder Spalten. Das lässt sich einfacher erledigen als manuell Zeile für Zeile neu einzufügen.
Um auf einen Schlag mehrere Zeilen oder Spalten in eine Excel-Tabelle einzufügen, markiert man als Erstes die entsprechende Anzahl Zeilen oder Spalten von den bereits vorhandenen – und zwar über das seitliche bzw. obere Lineal.
Jetzt mit der rechten Maustaste klicken und Einfügen wählen.
Werden etwa drei existierende Zeilen ausgewählt, um dann Einfügen aufzurufen, erscheinen an gleicher Stelle drei neue, leere Zeilen auf einmal. Genauso funktioniert es auch mit dem Einfügen mehrerer Spalten.
Wer nicht gut oder gar nicht sehen kann, tut sich schwer damit, Inhalte zu erkennen, die in Bildern zu sehen sind. Das gilt auch für Word-Dokumente. Sollen Grafiken für jeden zugänglich sein, kann man sie mit einem alternativen Text versehen.
Um in Word für Mac ein eingefügtes Bild zu beschreiben, geht man wie folgt vor:
Als Erstes wird das Bild markiert.
Jetzt oben im Menü den Tab Bild-Format aufrufen.
Ganz rechts ist ein Button Format-Bereich, der nun angeklickt wird. Alternativ kann man auch [command]+[shift]+[1] drücken.
In der Leiste rechts nun zum dritten Icon wechseln, Layout und Eigenschaften.
Hier den Abschnitt Alternativ-Text aufklappen und den beschreibenden Titel für das Bild eingeben.
Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Besonders Designs und Layouts, die man sorgfältig mit viel Aufwand gestaltet hat, sehen am Bildschirm einer anderen Person oft anders aus – das ist ärgerlich. Der Grund: Auf dem anderen System ist ein anderer Drucker-Treiber installiert als auf dem Computer des Erstellers der Datei. Denn leider sind die Einstellungen für Einzüge und minimale Seitenränder nicht standardisiert, sondern unterscheiden sich je nach Drucker-Modell.
Garantierte Abhilfe gegen diesen Layout-Wildwuchs schafft nur die Konvertierung in ein anderes Format. Hier bietet sich das Portable Document Format (PDF) an. Über den Speichern-Dialog von Microsoft Word lässt es sich einstellen. Die Datei erst als PDF exportieren, wenn sie nur noch betrachtet und gedruckt werden soll. Sie lässt sich nämlich nicht originalgetreu in Word öffnen, sondern nur mit Layout-Verschiebungen.
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
Eine einfache Faust-Regel hilft weiter, wenn es darum geht, welche Schriften und Größen für Überschriften zu nutzen sind. Dabei gilt Folgendes:
Je wichtiger eine Überschrift, desto größer wird sie gesetzt. Eine Überschrift der Ebene 1 ist beispielsweise wichtiger als eine Überschrift der Ebene 2 und sollte folglich in einer größeren Schrift erscheinen.
Je größer eine Überschrift, desto dünner darf die gewählte Schrift im Vergleich zur Text-Schrift sein. Ist der Text beispielsweise in Segoe UI gesetzt, könnte man die Überschrift in Segoe UI Light setzen.
Viele Nutzer, die Windows schon lange im Einsatz haben, sind an das Start-Menü von Windows XP oder Windows 7 gewöhnt. Bei Windows 10 hat Microsoft dieses Menü aber radikal umgebaut – nachdem es bei Windows 8 gar nicht vorhanden war. Wer möchte, kann auf Wunsch aber auch wieder das klassische Layout nutzen.
Dazu installiert man die kostenlose Erweiterung Classic Shell. Neben dem Start-Menü integriert Classic Shell bei Bedarf auch einfache Buttons zum Kopieren und Einfügen von Dateien und Ordnern in den Explorer. Wer das nicht braucht, entfernt bei der Installation den Haken bei der Option Classic Explorer.
Ab sofort startet Classic Shell bei jedem Einschalten des PCs automatisch. Ein Klick auf den Start-Button genügt nun, und das klassische Layout wird eingeblendet. Über die Optionen der Classic Shell lässt sich das Aussehen übrigens noch weiter anpassen.
Wo in einem Word-Dokument der Text auf der linken Seite beginnen soll, lässt sich einstellen. Dadurch lassen sich zum Beispiel Kapitel und untergeordnete Inhalte leicht umsetzen.
Um den Einzug eines Absatzes in Word zu erhöhen, setzt man die Markierung zunächst in den Absatz. Dann [Strg]+[M] drücken – der Text wird weiter nach rechts verschoben.
Das funktioniert übrigens auch mit der [Tab]-Taste: Dazu links vor das erste Zeichen des Absatzes klicken. Dann auf [Tab] drücken, sodass der Text eingerückt wird.
Umgekehrt geht es auch: Wieder links vor den Text klicken. Dann [Umschalt]+[Tab] drücken – die Einrückung wird wieder rückgängig gemacht.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
Um Tabellen in Word schnell perfekt aussehen zu lassen, greift man am besten auf die fertigen Format-Vorlagen zurück. Die sind in Word schon eingebaut. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst eine neue Tabelle in Word einfügen. Die sieht zu Beginn ziemlich langweilig aus.
Das ändert sich, wenn oben im Menü auf Tabellen-Layout geklickt wird.
Dann erscheint ein Vorschau-Feld mit vielen Designs. Auf dieses Feld wird mit der Maus gezeigt.
Jetzt lässt es sich durch Klick auf den Pfeil nach unten aufklappen. Noch mehr Designs in vielen schicken Farben erscheinen.
Nun das gewünschte Design auswählen. Per Klick wird es für die aktuell ausgewählte Tabelle übernommen.
Manchmal müssen Excel-Tabellen über die Druck-Funktion zu Papier gebracht werden. Wie sie dabei aussehen und ob das Layout stimmt, lässt sich leicht herausfinden.
Dazu gibt es in Excel – wie auch in Word – das Seiten-Layout. In dieser Ansicht wird ein Tabellen-Blatt so dargestellt, wie es ausgedruckt würde, und zwar inklusive der Seiten-Ränder.
Über das Seiten-Layout hat der Nutzer direkten Zugriff auf die Kopfzeilen, die mitgedruckt werden. Zudem lässt sich sofort erkennen, welche Spalten und Zeilen auf welchem Blatt Papier landen. Da sich die Inhalte auch in dieser Ansicht einer Excel-Tabelle bearbeiten lassen, können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um das gewünschte Layout zu erzielen.
