Viele können sich nicht mit der neuen Leiste oben in Office anfreunden. Wo steckt welcher Befehl? Man muss aber nicht lange suchen.
Langjährige Office-Nutzer kennen sich bei den „alten“ Menüs viel besser aus. Die gibt es aber nun einmal nicht mehr. Das ist aber kein Problem.
Denn man muss Funktionen nicht in den Tabs suchen. Wer eine Funktion braucht, klickt einfach doppelt auf das Objekt, zu dem sie gehört. Dann öffnen Word, Excel oder PowerPoint meist automatisch den richtigen Tab im Menü. Hier finden sich dann sämtliche gesuchten Funktionen.
Beim Erstellen von längeren Präsentationen über ein bestimmtes Thema kommt es vor, dass man sich wiederholt, immer wieder die gleichen Begriffe verwendet. Fällt das bei der Endkontrolle auf, kann man sie ja noch durch verwandte Wörter ersetzen, damit es nicht so langweilig wird.
Am besten, dafür wird der Thesaurus genutzt. Dabei handelt es sich um ein Wörterbuch, in dem nicht die Bedeutung von Wörtern eingetragen ist, sondern artverwandte Ausdrücke, die sich mehr oder weniger in der Bedeutung überschneiden.
Um in PowerPoint einen Begriff per Thesaurus nachzuschlagen und gegebenenfalls durch ein anderes Wort zu ersetzen, muss das Wort zunächst markiert werden. Dann oben im Menüband zum Tab „Überprüfen“ schalten und anschließend auf „Thesaurus“ klicken. Am rechten Fensterrand erscheint daraufhin eine Leiste mit einer Liste von ähnlichen Begriffen.
Mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ wird die Zusammenarbeit an Dokumenten vereinfacht – egal, ob im Beruf, beim Studium oder beim Schreiben von Dokumentationen. Schon beim Einfügen eines Leerzeichens erscheint dann eine Markierung an der entsprechenden Stelle. Auf welche Änderungen Word Acht geben soll, kann eingestellt werden.
Als Erstes wird die Funktion zum Nachvollziehen von Bearbeitungen aktiviert, indem ein Dokument geöffnet wird. Dann im Menüband zum Tab „Überprüfen“ umschalten und dort auf „Änderungen nachverfolgen“ klicken. Darunter findet sich ein kleiner Pfeil, mit dem sich die Einstellungen öffnen. Hier wird festgelegt, welche Änderungen Word im aktuellen Dokument nachverfolgen soll.
Hier lassen sich unter anderem Kommentare oder auch Textformatierung von der Rückverfolgung ausnehmen. Außerdem kann eingestellt werden, wie die Änderungen in der Übersicht dargestellt werden sollen.
Seit Office für Mac 2011 im Oktober 2010 erschien, hat sich viel getan. Mac-Nutzer erwarten heute viele moderne Funktionen, die im bis dato aktuellen Mac-Office fehlten. Jetzt kann die neuste Version Office für Mac 2016 als Vorschau kostenlos geladen werden.
Die neuen Office-Programme sind jetzt optimiert für Retina-Bildschirme, unterstützen den Vollbild-Modus und synchronisieren sich per OneDrive-Cloud zu anderen Macs und PCs. Zum Beispiel können mehrere Nutzer in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, selbst wenn einige Word auf einem Windows-PC verwenden, andere auf einem iPad oder Mac. Auch das Menüband am oberen Fensterrand ist jetzt der Windows-Version viel ähnlicher und damit einheitlich umgesetzt.
Word
Außer einer komplett neuen Programmierung und neuem Design für das moderne Mac-Betriebssystem greift Word einige neue Funktionen auf, wie etwa den Design-Tab zur Verwalten und Erstellen von Stilen und Layout-Einstellungen für Dokumente.
Auf der linken Seite gibt’s jetzt wie in der Windows-Version ein neues Navigationspanel, mit dem man beim Bearbeiten schnell und einfach durch Dokumente navigiert.
PowerPoint
Die redesignte Version von PowerPoint bringt ein neues Animationspanel, mit dem sich Präsentationen lebendiger und interaktiver gestalten lassen. Folien können nun weiter angepasst werden, etwa mit Transparenz-Übergängen und anderen Effekten.
PowerPoint 2016 enthält zudem einen brandneuen Präsentationsmodus für Referenten. Jede der neuen Office 2016 Vorschau-Apps zieht Nutzen aus dem Vollbildmodus von OS X, einschließlich der Referentenansicht. Hier stehen Timer und weitere Tools für denjenigen bereit, der eine Präsentation steuert.
Excel
Das Microsoft-Tabellenprogramm wird bisweilen selbst von iWork-Fans gelobt. Die neue Version enthält in Office 2016 jede Menge Neues. Zum Beispiel spiegeln die Tastenkürzel jetzt diejenigen der Windows-Version wider, was Nutzern entgegenkommt, die beide Plattformen verwenden. Optional lassen sich aber auch die aus Excel 2011 bekannten Kürzel weiter verwenden.
Funktionen aus Excel 2013 für Windows werden jetzt unterstützt, was die Kompatibilität zwischen den Plattformen verbessert. Mit einer neuen PivotTable-Filterfunktion können Parameter für Daten gesetzt werden, um neue Datenpunkte basierend auf bestehenden Zahlen zu finden.
Fazit
In jedem der neuen Office-Programme gibt’s ein neues Öffnen-/Erstellen-Fenster, mit dem man Zugriff auf zuletzt gespeicherte Dokumente in OneDrive hat, die dort von einem Office-365-komaptiblen Programm abgelegt wurden.
Natürlich enthält Office für Mac 2016 Vorschau auch die bereits früher freigegebenen Programme OneNote und Outlook. Die endgültige Version von Office für Mac 2016 soll im Sommer 2015 erscheinen. Bis dahin sammelt Microsoft Rückmeldungen der Nutzer. Wer eine Idee oder einen Kommentar hat, findet jeweils oben rechts in jeder App einen Smiley-Knopf, mit dem sich Feedback direkt an den Hersteller senden lässt.
Die Vorschauversion von Office 2016 lässt sich kostenlos testen, da kein Office-365-Abo benötigt wird, und kann parallel zu einer bestehenden Installation von Office 2011 genutzt werden. Office für Mac 2016 Vorschau enthält Word, PowerPoint, Excel, Outlook und OneNote und kann auf Macs mit OS X 10.10 Yosemite installiert werden.
Regelmäßig verwendet man den Windows-Taschen-Rechner und Excel. Zum Beispiel, um schnell etwas auszurechnen, für das sich der Einsatz einer Formel nicht lohnt. Steht der Rechner direkt oben in der Excel-Leiste bereit, kann er schneller gestartet werden.
In der Symbol-Leiste für den Schnell-Zugriff bietet Excel oft benötigte Operationen an, wie etwa das Speichern, rückgängig machen, und so weiter. Um auch den Windows-Taschen-Rechner hier einzubauen, folgende Schritte ausführen:
Nach dem Start von Excel auf „Datei, Optionen, Symbol-Leiste für den Schnell-Zugriff“ klicken.
Über der linken Befehls-Liste die Einstellung ändern auf „Nicht im Menü-Band enthaltene Befehle“.
In der Liste nach unten scrollen, bis der Eintrag „Rechner“ sichtbar wird.
Per Klick auf „Hinzufügen“ wird der Taschen-Rechner in die rechte Liste übernommen.
Jetzt noch unten auf „OK“ klicken, fertig!
Ab sofort kann man direkt vom Excel-Programm-Fenster aus die Rechner-App von Windows starten, indem oben links auf das neue Symbol geklickt wird. Das funktioniert übrigens mit allen Excel-Versionen seit Excel 2007.
Die mächtigste Technik, die Microsoft Excel anbietet, sind Funktionen. Damit lassen sich Zellinhalte abhängig von anderen Zellen und ihren Werten berechnen. Excel hilft beim Ermitteln und Einfügen der benötigten Funktion.
Bei der Menge an integrierten Excel-Formel-Funktionen ist nicht immer klar, welche man gerade braucht. Deswegen hat Microsoft in die Tabellenkalkulation eine Formel-Suchmaschine eingebaut.
Aufgerufen wird die Formel-Suchmaschine direkt über das Menüband von Excel 2013. Dazu die Markierung in die gewünschte Zelle setzen, dann über der Tabelle auf das Symbol „fx“ klicken. Jetzt einige Schlagworte eingeben, sodass darunter eine Liste mit Funktions-Vorschlägen erscheint. Diese können per Klick auf das „OK“ unten, sofort in die Zelle übernommen werden.
Sind in einem Word-Dokument mehrere Absätze mit einem Rahmen ausgestattet, zeichnet das Programm den Rahmen nur ganz oben und ganz unten, aber nicht zwischen den Absätzen. Mit einer Blindzeile lässt sich das ändern.
Standardmäßig fasst die Word-Textverarbeitung die Rahmen-Formatierung von mehreren gleichen Absätzen oder Überschriften zusammen. Damit wird verhindert, dass Rahmen an Rahmen grenzen. Wer aber genau das erreichen will, fügt zwischen den betreffenden Zeilen eine Blindzeile ein. Das ist eine Zeile mit winziger Schrift und ohne vertikale Abstände, die die beiden Rahmen tragenden Passagen voneinander trennt.
Um eine Blindzeile einzufügen, den Textcursor vor das erste Zeichen des zweiten Absatzes setzen und auf die [Eingabetaste] drücken. Die leere Zeile jetzt markieren, im Menüband auf „Start“ klicken und die Schriftgröße auf 1 Punkt setzen. Dann im Bereich „Absatz“ auf den kleinen Pfeil klicken, um im Abschnitt „Abstand“ bei „Vor“ und „Nach“ jeweils 0 Punkt zu hinterlegen sowie den Zeilenabstand auf „Einfach“ zu ändern. Nach einem Klick auf „OK“ zeichnet Word wie gewünscht Rahmen sowohl für den oberen als auch für den unteren Absatz.
