PDF-Dokumente direkt mit Word generieren, das geht mit Office 2013 und Office 2016. Wer die Adobe Creative Cloud installiert, bekommt sogar eine weitere Methode zum Generieren von PDFs: Adobe richtet dazu ein Add-On in Word ein. Werden damit PDFs erzeugt, landen die u. U. bei Adobe. Das muss nicht sein.
Bei längeren Dokumenten macht es Sinn, zur leichteren Navigation ein Inhaltsverzeichnis zu integrieren. Dumm nur, wenn an dem Dokument gearbeitet wurde und das Verzeichnis beim Ausdrucken nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Das lässt sich vermeiden.
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
Bei uns arbeiten viele mit dem Format DIN A4. Auch das A5-Format ist weit verbreitet, wenn man es etwas handlicher haben möchte. Während DIN A4 in Word als Größe für Dokumente ausgewählt werden kann, müssen einige andere DIN-Formate manuell konfiguriert werden.
Soll ein wichtiges Dokument auch optisch ansprechend gestaltet sein, lohnt sich die Erstellung eines Deckblatts. In vielen Situationen ist es auch aus praktischer Sicht notwendig oder sinnvoll, einer Word-Datei ein Deckblatt voranzustellen. Diese Funktion ist in Microsoft Word bereits integriert.
Manchmal bleibt ein einzelnes Wort am Ende eines Absatzes in der letzten Zeile übrig. Das sieht nicht gut aus – mit Word kann man das Layout korrigieren.
Wird ein Word-Dokument als Datei an jemand anderen weitergegeben, etwa per eMail oder als OneDrive-Link, treten beim Empfänger eventuell Probleme bei der Darstellung und beim Ausdrucken auf. Dagegen lässt sich etwas unternehmen.
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
In Word hat der Nutzer wie bei anderen Text-Programmen auch die Freiheit, so viele unterschiedliche Schriften, Farben und Stile zu nutzen, wie er möchte. Oft ist weniger aber mehr – und sieht auch ordentlicher aus. Wer schnell alle Passagen markieren will, denen ein bestimmtes Format zugewiesen ist, muss sie nicht alle manuell suchen.
Soll am Mac mit Word eine Datei gedruckt oder als PDF gespeichert werden, ist auf dem Papier ein weißer Rand zu sehen. Bei Grafiken oder anderen Inhalten, die bis zum Rand der Seite reichen, wäre ein randloser Druck besser.
Wer viel in Microsoft Word arbeitet, muss immer wieder verschiedene Dateien öffnen, neue erstellen und diese beizeiten auch ausdrucken. Für diese Funktionen ist nicht unbedingt der Griff zur Maus erforderlich. Es geht auch einfacher.
Word-Dokumente müssen nicht langweilig sein. Wer von einem Dokument aus auf andere Dokumente im Netzwerk oder auf Webseiten verweisen will, kann das durch Einfügen von Links in den Text. Auch der Text selbst kann rechts, zentriert oder links ausgerichtet sein.
Für besonders wichtige Stellen in einem Text hat Word die Markier-Funktion. Damit lassen sich Wörter oder auch ganze Absätze anstreichen, also farblich hinterlegen. Das sieht ähnlich aus wie bei einem Text-Marker auf Papier. Wird die Markierung später nicht mehr benötigt, kann sie leicht wieder entfernt werden.
Während der Arbeit an einem Dokument in Word fällt einem nicht selten erst später auf, dass ein bestimmtes Wort oder ein Ausdruck durch einen anderen ersetzt werden muss. In Word steht deswegen eine praktische Suchen- und Ersetzen-Funktion bereit. Die lässt sich direkt per Tastatur bedienen.
Ist ein Text sehr technisch und enthält daher viele englische Wörter, kommt Word schon mal durcheinander. Dann wird die Sprache automatisch umgestellt. Das lässt sich aber schnell reparieren.
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
In Word gibt es nummerierte Listen und Aufzählungen, etwa mit Strichen oder Punkten vor den einzelnen Einträgen. Das ist auf die Dauer aber langweilig. Mit wenigen Klicks lässt sich da schnell für Abwechslung sorgen.
