Oft werden neue Dokumente auf bereits vorhandenen Dateien basiert – Speichern unter einem neuen Namen, Löschen des gesamten Inhalts und schon hat man ein leeres Dokument, aber mit den Stilen des Basis-Dokuments. Stellt man später fest, dass gewisse Format-Vorlagen doch nicht benötigt werden, können diese leicht entfernt werden.
Erscheint ein bestimmtes Format direkt oben in der Word-Leiste auf dem Tab Start, kann es auch sofort dort ausgeblendet werden. Dazu genügt es, wenn mit der rechten Maustaste auf die kleine Vorschau des Formats geklickt wird. Im Menü dann Aus dem Formatvorlagen-Katalog entfernen auswählen – fertig!
Stil aus den Format-Vorlagen löschen
Ansonsten findet sich das Format, das aus dem Dokument gelöscht werden soll, in der Liste der Format-Vorlagen. Sie lässt sich in der Windows-Version von Word per Klick auf den kleinen Pfeil in der Menüleiste öffnen, rechts bei den Format-Vorlagen. Am Mac wird auf den Button Bereich Format-Vorlagen geklickt.
Jetzt in der Liste bei der Format-Vorlage, die entfernt werden soll, mit der rechten Maustaste oder ganz rechts auf den Pfeil nach unten klicken. Hier findet sich unter anderem auch ein Eintrag zum Löschen.
Im Word-Dokument können über die Form-Funktion Rechtecke und Linien eingefügt werden. Dazu ist aber immer ein wenig Augenmaß nötig. Saubere Trennlinien zwischen Absätzen lassen sich auch viel einfacher einfügen.
Wer in Word eine Linie zwischen zwei Absätzen einfügen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst Word starten und das betreffende Dokument öffnen.
Jetzt den Cursor an die Stelle setzen, wo die Linie eingefügt werden soll.
Nun über die Tastatur drei Bindestriche eintippen.
Sobald jetzt auf [Enter] gedrückt wird, wandelt das Programm die eingegebenen Striche in eine saubere und völlig gerade Linie um.
In den AutoKorrektur-Optionen nachsehen
Klappt das Umwandeln der Striche in eine Linie nicht wie zuvor beschrieben, ist eine Einstellung in den AutoKorrektur-Optionen deaktiviert. Sie lässt sich per Klick auf Datei, Optionen, Dokument-Prüfung einschalten: Hier auf den Button AutoKorrektur-Optionen klicken und dann zum Tab AutoFormat während der Eingabe umschalten.
Schließlich wird im Bereich Während der Eingabe übernehmen die Option Rahmenlinien mit einem Haken versehen, bevor die Änderung per Klick auf OK angewendet werden kann.
Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
Zunächst wird das betreffende Dokument geöffnet, etwa per Doppelklick auf den Dateinamen im Explorer.
Jetzt oben im Menü auf den Tab Ansicht klicken.
Hier findet sich im Bereich Fenster ein Button namens Neues Fenster.
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
Office-Anwendungen haben verschiedene Farbpaletten, die Sie in Ihren Dokumenten, Tabellen und Präsentationen verwenden können. Diese Schemas sind nicht nur für Text, sondern eignen sich auch für Formen, Tabellen und Überschriften. Wer ein ganzes Farb-Schema anpasst, kann damit das gesamte Design einer Office-Datei auf einmal ändern.
Öffnen Sie eine beliebige Microsoft Office-Anwendung und wenden Sie ein Farbschema an. Sie können ein Farbschema in Word auf der Registerkarte Entwurf anwenden. Es gibt dort eine Schaltfläche Farben, die, eine Liste mit möglichen Farb-Kombinationen anzeigt.
Jetzt die Liste mit den Schemas erneut öffnen und ganz unten auf Farben anpassen klicken. Um eine Farbe zu ändern, öffnen Sie die Farbpalette. Sie können eine Farbe aus einer der anderen Farben im Thema auswählen, oder Sie können eine beliebige andere Farbe auswählen. Nachdem Sie das Farbschema angepasst haben, wird es unter einem neuen Namen gespeichert.
Auf Papier nimmt man einen Textmarker, um Dinge zu markieren. Das gibt es auch in Office: Soll in einem Word-Dokument die Aufmerksamkeit auf bestimmte Wörter oder Passagen gelenkt werden, lassen sie sich farblich hinterlegen – und dies kann auch rückgängig gemacht werden.
Die Hervorhebung von Passagen in einem Dokument lässt sich mit folgenden Schritten entfernen:
Zunächst wird das Word-Dokument geöffnet.
Jetzt die bereits farbig hinterlegten Wörter oder Sätze mit der Maus markieren.
Nun oben im Menü auf Start und dann auf den kleinen Pfeil neben dem Markier-Symbol klicken.
Hier findet sich auch der Eintrag Keine Farbe.
Ein Klick auf diesen Eintrag bewirkt, dass Word die Markierung wieder zurücknimmt. Der Text sieht jetzt wieder so aus wie die umgebenden Passagen.
Die einen schreiben Rechnungen, die anderen verfassen Briefe. Doch das sind längst nicht die einzigen Möglichkeiten für Word. An welcher Art von Dokumenten man mit dem Programm auch arbeitet – viele bereits fertig integrierte Vorlagen erleichtern die Arbeit.
Die Word-Vorlagen sind schon seit dem Urgestein Word 97 integriert. In neueren Word-Versionen hat Microsoft die Liste der Templates sogar dynamisch gestaltet: Neben den bereits ab Werk mitgelieferten Designs hat man als Nutzer jetzt auch Zugriff auf eine riesige Auswahl an Online-Vorlagen. Die kann Microsoft Word bei Bedarf direkt über das Programm aus dem Internet herunterladen.
Die Liste der Vorlagen lässt sich in Word nach Klicks auf Datei, Neu einsehen. Hier blendet das Programm eine Liste mit Vorschau-Bildern für die angebotenen Vorlagen ein. Per Klick wird die Vorlage abgerufen und ein neues Dokument basierend darauf angelegt.
Tipp: Wer sich vorher einen Eindruck von der Vorlage verschaffen möchte, klickt mit der rechten Maustaste auf das Bild und ruft hier die Vorschau-Funktion auf.
Mit Microsoft Word lässt sich auf Wunsch Text erzeugen, der die Rolle eines Platzhalters übernimmt. Neben dem klassischen Lorem-ipsum-Text können Word und PowerPoint auch sinnvolleren Text einfügen. Das ist praktisch, wenn das Layout einer Datei überprüft werden soll.
In Word 2016 für Windows kann ein Text im Lorem-ipsum-Stil eingefügt werden, indem folgendes Kommando eingegeben und mit Druck auf die [Enter]-Taste bestätigt wird: =lorem()
Auf ähnliche Weise funktioniert auch das Einfügen von Fülltext: =rand()
Auf Tastaturen gibt es viele Tasten und Kürzel für besondere Buchstaben und Zeichen. Den Durchmesser eines Kreises gibt man meist mit dem Zeichen Ø an. Dies ist gleichzeitig ein dänischer Buchstabe, und daher kann das Symbol auch über die Tastatur eingefügt werden.
In der Windows-Version von Microsoft Word lässt sich das Durchmesser-Zeichen über das Kontextmenü einfügen. Dazu oben im Menü auf Einfügen, dann auf Symbol und dort auf Weitere Symbole klicken. Nun das Ø-Zeichen auswählen und schon wird es in den Text eingefügt. Noch schneller geht es über die Tastatur. Hierzu die [Alt]-Taste gedrückt halten und dann rechts auf dem Ziffernblock die Tasten 0216 drücken.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Hier kann das Durchmesser-Zeichen in jedem Programm durch Drücken von [Alt]+[Shift]+[O] eingefügt werden.
