Wer zwei verschiedene Versionen ein- und derselben Word-Datei auf seinem Mac hat, muss die Inhalte nicht manuell miteinander vergleichen. Denn gerade bei großen Dateien würde dies doch einiges an Arbeit bedeuten. Microsoft Word für Mac kann den Vergleich auch automatisch vornehmen.
Um die Vergleichsfunktion in Microsoft Word für Mac zu starten, klickt man zunächst oben in der Menüleiste auf Extras, ruft dann den Eintrag Änderungen überwachen auf und wählt hier die Funktion Dokumente vergleichen… aus.
Daraufhin blendet das Text-Programm ein zweispaltiges Dialogfeld ein. Auf der einen Seite wird hier das Original-Dokument eingestellt, auf die andere Seite kommt das geänderte Dokument, das mit dem Original verglichen werden soll. Sobald der Dialog bestätigt wird, beginnt Word mit dem Vergleich und zeigt die Ergebnisse anschließend an.
Word 2016 hat viele Funktionen – und läuft normal sehr stabil. Stürzt das Programm dennoch einmal ab, wacht im Hintergrund ein Dienst darüber, dass nach Möglichkeit keine Daten verloren gehen. Selbst dann nicht, wenn das Dokument noch nicht gespeichert war.
Meist lassen sich ungespeicherte Änderungen an Dokumenten nach einem Crash von Microsoft Word (für Windows) also wiederherstellen. Microsoft hat das Vorgehen stark vereinfacht: Im Normalfall genügt es, wenn nach einem Absturz von Word das Programm einfach erneut gestartet wird – zum Beispiel über das Startmenü.
Word sollte die zuvor bearbeitete Datei dann automatisch wieder öffnen und sich auch gemerkt haben, an welcher Stelle das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Das Besondere: Oben unter dem Menüband blendet Word eine Leiste ein. Wird hier auf den Speichern-Button geklickt, lässt sich das vor dem Absturz nicht mehr mögliche Speichern bequem mit einem Klick nachholen.
Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.
In Microsoft Word können Nutzer den Zeilen-Abstand von Absätzen bequem über das Dialogfeld Absatz einstellen. Dieses Dialogfeld lässt sich aufrufen, indem zuerst die betreffenden Absätze markiert werden, um dann anschließend oben im Menü auf Format, Absatz zu klicken.
Noch einfacher kann der Zeilen-Abstand angepasst werden, in dem oben auf dem Menü-Tab Start die Klappe im Bereich für Tools geöffnet wird. Hier kann der Nutzer schnell eine Auswahl aus häufig benötigten Abständen treffen.
Mit einer integrierten Funktion können Nutzer mathematische Formeln direkt in Word-Dokumente einfügen. Das ist praktisch, denn so muss kein zweites Programm zu diesem Zweck genutzt werden. Wer die vorgegebene Schrift für Formeln in Microsoft Word ändern will, kann dies mit wenigen Klicks erledigen.
Dazu wird als Erstes eine Formel eingefügt, die Funktion findet sich unter Einfügen, Formel. Nun die gewünschte Formel eintippen und auswählen. Anschließend oben zum Tab Design umschalten und dort auf den Button für normalen Text klicken. Zurück auf dem Menü-Tab Start kann jetzt die gewünschte Schrift über das normale Klappfeld ausgewählt werden.
Wichtig: Nur relativ wenige Schriften haben die Zeichen, die man für Formeln braucht. Wer sich also für eine andere Schrift entscheidet, muss oft mehrere Fonts durchtesten, bis man eine gefunden hat, in der alle benötigten Glyphen enthalten sind.
PDF-Dokumente direkt mit Word generieren, das geht mit Office 2013 und Office 2016. Wer die Adobe Creative Cloud installiert, bekommt sogar eine weitere Methode zum Generieren von PDFs: Adobe richtet dazu ein Add-On in Word ein. Werden damit PDFs erzeugt, landen die u. U. bei Adobe. Das muss nicht sein.
Damit Dokumente nicht mehr an die Adobe-Cloud gesendet und dort auf einem Server ins PDF-Format konvertiert werden, müssen die Einstellungen des Add-Ons angepasst werden. Das geht so:
Als Erstes Word aufrufen. Im Beispiel nutzen wir Word für Mac.
Jetzt oben im Menü zum Tab Acrobat umschalten.
Hier folgt ein Klick auf den Button Voreinstellungen.
Dort den Haken bei der Option Aufforderung zur Verwendung des Cloud-Dienstes entfernen.
Bei längeren Dokumenten macht es Sinn, zur leichteren Navigation ein Inhaltsverzeichnis zu integrieren. So lassen sich die einzelnen Kapitel mit nur einem Klick direkt erreichen. Dumm nur, wenn an dem Dokument gearbeitet wurde und das Verzeichnis beim Ausdrucken nicht mehr auf dem neuesten Stand ist. Das lässt sich vermeiden.
Das kann nicht mehr passieren, wenn man Word so einstellt, dass Felder (also auch Inhaltsverzeichnisse) vor dem Ausdrucken von Dokumenten immer erst aktualisiert werden.
In Microsoft Word für Mac klickt man dazu im Menü auf Word, Einstellungen. Dann zum Bereich Drucken wechseln. Hier unter der Überschrift Druckoptionen den Haken bei der Option Felder aktualisieren setzen.
Oft lassen sich Rechnungen und andere Dokumente schneller aus bereits vorhandenen Word-Dateien klonen, anstatt sie neu zu erstellen. Dazu öffnet man die existierende Datei und ruft dann die Funktion „Speichern unter“ auf. Steht diese als eigenes Icon bereit, geht die Arbeit noch schneller von der Hand.
In Word lässt sich oben links in die Leiste ein separates Symbol zum Speichern eines Dokuments mit einem neuen Namen einbauen. Dazu am rechten Rand der Leiste auf den Pfeil nach unten klicken. Am Mac dann einen Haken bei Speichern unter setzen.
Windows-Nutzer klicken in der Liste auf Weitere Befehle…, scrollen dann in der zweispaltigen Ansicht links nach unten, markieren den Eintrag Speichern unter und bestätigen mit Hinzufügen>>, OK. Ab sofort lassen sich geöffnete, bereits gespeicherte Word-Dokumente mit diesem Button unter einem anderen Namen abspeichern.
Bei uns arbeiten viele mit dem Format DIN A4. Auch das A5-Format ist weit verbreitet, wenn man es etwas handlicher haben möchte. Während DIN A4 in Word als Größe für Dokumente ausgewählt werden kann, müssen einige andere DIN-Formate manuell konfiguriert werden.
Soll in Microsoft Word das Format DIN A3 oder ein anderes DIN-Format für die Seite festgelegt werden, geht man dazu wie folgt vor:
Zunächst wird das jeweilige Dokument in Word geöffnet.
Jetzt oben im Menü zur Rubrik Layout wechseln.
Bei Format kann jetzt der Eintrag Weitere Papier-Formate festgelegt werden. Am Mac wird stattdessen auf Ablage, Seite einrichten… geklickt.
Nun kann das angepasste Format eingestellt werden. Für DIN A3 sind das 420 x 297 mm; bei DIN A7 würden entsprechend 105 x 74 mm eingetragen werden.
