01.06.2017 | macOS
An größeren Dokumenten arbeitet man länger. Und bestimmte Referenzen oder andere Dateien im Word-Format braucht man immer wieder. Sie lassen sich schneller öffnen, wenn sie angeheftet werden.
Um in Word für Mac Dokumente beim Öffnen-Dialog anzuheften, geht man wie folgt vor:
- Als Erstes Word starten, etwa über die Spotlight-Suche oder das Launchpad.
- Jetzt auf Ablage, Zuletzt verwendete öffnen, Weitere… Alternativ kann auch [Umschalt]+[Command]+[O] gedrückt werden.
- Dann in der Liste der Dokumente die häufig benötigte Datei suchen.
- Auf der rechten Seite ist ein Reißzwecken-Symbol zu sehen, mit dem sie angeheftet werden kann.
Ab sofort steht die Datei direkt oben im Tab Angeheftet jederzeit zum Öffnen bereit.
30.05.2017 | Office
Beim Eintippen von Text in Word werden die geraden Anführungszeichen der Tastatur automatisch durch runde, oben und unten platziert, ersetzt. Für manche Arbeiten ist das praktisch, bei anderen hingegen stört es nur. Deswegen lässt sich die Funktion bei Bedarf auch abschalten.
Um die Einstellung ein- oder auszuschalten, geht man in Microsoft Word wie folgt vor:
- Als Erstes auf Datei, Optionen (Windows) oder Word, Einstellungen … (Mac) klicken.
- Jetzt bei Dokument-Prüfung die AutoKorrektur-Optionen aufrufen.
- Hier zum Tab AutoFormat während der Eingabe wechseln.
- Dort lässt sich die Funktion für typografische Anführungs-Zeichen durch Entfernen des Hakens abstellen.
17.05.2017 | Office
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
17.05.2017 | Office
Word ist der Standard zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen und vielem mehr. Die Software ist gleich in mehreren Büro-Paketen von Microsoft erhältlich. Welche sich für welchen Einsatz-Zweck am besten eignet, haben wir uns angesehen.
Damit man sich für die RICHTIGE Word-Version entscheiden kann, sollte zuerst überlegt werden, ob Word rein privat oder auch geschäftlich bzw. gewerblich genutzt wird. Denn das Office 2016 Home and Student-Paket bietet zwar Word, Excel und Co., allerdings nur für die private Nutzung.
Anders sieht es bei Office 2016 Home and Business aus – hier ist auch die Nutzung im Büro oder Geschäft erlaubt. Zudem enthält diese Version neben Word, Excel und PowerPoint auch das eMail-Programm Outlook.
Wer immer auf dem neuesten Stand bleiben und die aktuellsten Features nutzen will, greift am besten zum Office 365-Abo. Auch dieses gibt es jeweils für private und geschäftliche Nutzung. Hier fällt eine jährliche Gebühr von unter 100 Euro an.
07.04.2017 | Office
Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
In Outlook 2016 klickt man dazu auf Datei, Optionen. Hier den Bereich eMail markieren. Auf der rechten Seite erscheinen dann jede Menge Einstellungen zum Ändern. Dort den Bereich suchen, der mit Nachrichten speichern überschrieben ist.
Drei Optionen steuern, ob und wie Outlook gesendete eMails archiviert. Erstens kann das Programm Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern. Das ist etwa für Entwürfe nützlich.
Zweitens kann festgelegt werden, ob Outlook weitergeleitete Mails speichern soll. Denn die Weiterleitung ist eine zweite Kopie der Original-Nachricht, die sich ja schon im Posteingang befindet.
Drittens lässt sich die Speicherung aller gesendeten eMails komplett verhindern, indem die Option Nachrichten-Kopien im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern abgestellt wird.
04.04.2017 | Office
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
29.03.2017 | Office
Das Notiz-Programm OneNote von Microsoft hat eine integrierte Prüfung für die Schreibung von Wörtern. Beim Verfassen von Notizen ist die Grammatik nicht so wichtig, sondern stört nur. Deswegen lassen sich die Prüfungen in OneNote auch deaktivieren.
- In der Desktop-Version von Microsoft OneNote klickt man dazu zunächst auf Datei, Optionen.
- Hier zum Bereich für die Rechtschreibung wechseln.
- Am Ende der Liste auf der rechten Seite sind nun zwei Optionen sichtbar, die sich durch Entfernen der Haken abstellen lassen: Rechtschreibung während der Eingabe prüfen und Grammatik prüfen.
Damit verschwinden die roten und grünen Linien bei Fehlern in Notizen.
28.03.2017 | Office
Manchmal will die Desktop-Version von OneNote 2016 partout keine lokalen Sicherungen der Notizen erstellen. Die sollen eigentlich dafür sorgen, dass keine Daten verloren gehen. Mit einem Trick lässt sich die Back-up-Funktion reparieren.
Dazu wird OneNote als Erstes gestartet; dann auf Datei, Optionen klicken. Nun links zum Bereich Speichern und Sichern klicken. Hier im Bereich Sicherung die Option In SharePoint gespeicherte Notizbücher sichern finden und mit einem Haken markieren.
Nun direkt darunter auf den Button zum Erstellen eines Back-ups klicken und warten, bis die Bestätigung erscheint. Wichtig: Die Sicherung erfolgt jetzt auch dann wieder, wenn gar kein SharePoint zum Einsatz kommt. Denn ist die obige Option abgeschaltet, werden auch private Back-ups außerhalb von SharePoint verhindert.
