09.06.2016 | Office
Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
In der Gliederungs-Ansicht wird die Struktur des Dokuments sichtbar, so wie sie durch die Überschriften in unterschiedlichen Ebenen festgelegt wird. In dieser Ansicht lassen sich nicht nur verschiedene Unter-Bereiche von Dokumenten klar erkennen, auf- und zuklappen. Zusätzlich bietet sie dem Benutzer auch die Möglichkeit, Abschnitte des Dokuments schnell an eine andere Stelle zu verschieben sowie die Ebene einer Überschrift samt zugehörigem Text zu ändern.
Zum Einblenden der Gliederungs-Ansicht wird das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet. Dann oben im Menü auf Ansicht, Gliederung klicken. Jetzt in den Abschnitt hinein klicken, der verschoben werden soll. Über die Pfeil-Buttons in der Leiste oben lässt sich die Ebene des Abschnitts jetzt ändern und die Daten auf Wunsch auch nach oben oder unten verschieben.
29.05.2016 | Office
Wenn man im Schreib-Programm Microsoft Word einen neuen Satz oder Absatz beginnt, wird das erste Wort von selbst großgeschrieben. Wer das nicht will, schaltet die entsprechende Option einfach ab.
In der Windows-Version von Word geht das, indem man zunächst Word startet und dann oben auf Datei, Optionen klickt. Dann links zum Bereich Dokument-Prüfung wechseln und rechts auf den Button AutoKorrektur-Optionen… klicken. Hier nun den Haken bei der Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen entfernen und die Änderung mit Klick auf OK bestätigen.
Am Mac lässt sich die automatische Korrektur ebenfalls leicht abschalten: Zuerst wird Word gestartet, dann oben auf Word, Einstellungen… klicken. Danach zum Bereich AutoKorrektur wechseln und die Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen ausschalten.
25.05.2016 | Office
Mit jedem Bild und sonstigen Medien-Datei wächst die Größe einer PowerPoint-Präsentation. Wird das zu einem Problem, muss man die Datei eventuell gezielt schrumpfen. Dazu sollte man herausfinden, welche Folie in der Präsentation am größten ist.
Dazu öffnet man die Datei zunächst in PowerPoint. Dann auf Datei, Freigeben klicken und dort den Button Veröffentlichen betätigen. Bei Nachfrage alle Folien zum Veröffentlichen auswählen. Nun einen Ordner auswählen, in dem die Folien abgespeichert werden sollen.
Nun im Explorer zum betreffenden Ordner navigieren und die Dateien nach Größe sortieren. Die größte Datei (und damit Folie) steht jetzt ganz unten oder oben.
19.05.2016 | Office
Mit dieser Einstellung kann man sich schnell informieren über die zahlreichen Tasten-Kombinationen in Word.
Hier die nötigen Schritte:
- Zunächst Word starten, etwa per Start-Menü.
- Jetzt oben links auf Datei und dann auf Optionen klicken.
- Nun zum Bereich Erweitert wechseln.
- Im Bereich Anzeigen die folgende Option aktivieren:
Tasten-Kombinationen in Quick-Infos anzeigen
- Jetzt noch zur Bestätigung unten auf OK klicken.
11.05.2016 | Office
Neue Funktionen vor allen anderen ausprobieren: Das geht, wenn man am Office Insider-Programm teilnimmt. Ab sofort gibt’s hier sogar mehrere Abstufungen. Praktisch, wenn man am Büro-PC nicht gleich jede Vorschau-Version haben will, aber zuhause schon.
Das ist ganz ähnlich wie bei den Vorschau-Builds von Windows 10. Genau wie dort lässt sich nun auch in Microsoft Office definieren, aus welchem Ring man die Updates beziehen will:
- Entweder man ist Teil des inneren, schnellen Rings („Fast Ring“).
- Oder man erhält seltener neue Versionen („Slow Ring“).
In Microsoft Office 2016 für Mac klickt man oben in der Menü-Leiste auf Hilfe, Auf Updates überprüfen, installiert dann, falls angeboten, AutoUpdate 3.5 oder neuer und wählt den gewünschten Ring danach einfach in der Klapp-Liste aus.
09.05.2016 | Office
Oben rechts zeigen die Office 2016-Programme ein Muster im Fenster an. Welches, das kann der Nutzer selbst einstellen. Möchte man dort am liebsten nur einen einfarbigen Kopf-Bereich sehen, ganz ohne jedes Extra-Design, lässt sich auch das leicht festlegen.
Um den Hintergrund zu ändern oder zu entfernen, startet man als Erstes Word oder die jeweilige Office-Anwendung. Dann auf Datei, Optionen klicken. Im Bereich Allgemein findet sich auch eine Rubrik zum Personalisieren der Office-Kopie. Hier, bei der Option Office-Hintergrund, einfach den Eintrag Ohne Hintergrund festlegen und mit Klick auf OK bestätigen – fertig!
Tipp: Sollte diese Klapp-Liste in den Einstellungen fehlen, ist man vermutlich nicht mit dem Microsoft-Konto angemeldet. In Windows 10 geht das automatisch, wenn das eigene Microsoft-Konto in den Windows-Einstellungen hinterlegt ist.
11.04.2016 | Office
Zuweilen erhält man selbst heute noch ein Dokument oder eine Tabelle im alten Office-Format, also entweder .doc oder .xls. Das Problem: Mit diesen alten Formaten lassen sich längst nicht alle Funktionen nutzen, die Office aktuell möglich macht.
Eine Konvertierung der Datei ins aktuelle Format (mit „x“ am Ende) ist problemlos möglich. Dazu öffnet man das Dokument zunächst per Doppelklick, sodass es in Word, Excel oder PowerPoint angezeigt wird.
Anschließend oben links auf Datei, Konvertieren klicken. Nach einer Rückfrage wird das Dokument umgewandelt und beim Schließen des Office-Programms automatisch gespeichert.
07.04.2016 | Office
In Microsoft Publisher, einem Programm, das sich zum Beispiel für Einladungen und andere Druck-Dokumente nutzen lässt, kann man auch Kalender selbst gestalten. Das ist sehr einfach. Welche Daten auf dem Kalender stehen sollen, kann man dabei auch ändern.
Sollen die Daten einer der eingebauten Vorlagen anpassen, kann man sie einfach im Dialogfeld Vorlage ändern festlegen. Zum Ändern der Daten in einem normalen Kalender muss eine neue Kalender-Seite von Hand hinzugefügt und dann bearbeitet werden.
Um einen Kalender einer Vorlage zu ändern, öffnet man ihn zunächst und klickt dann auf Seiten-Entwurf, Vorlage ändern. Nun auf Kalender-Daten festlegen klicken und dort die neuen Anfangs- und Enddaten eingeben.
