Soll eine Excel-Tabelle zu Papier gebracht werden, ist es natürlich von Vorteil, wenn die zugehörigen Überschriften auch mit gedruckt werden. Man sollte meinen, Microsoft würde diese Option leicht auffindbar machen. Allerdings hat man sie dann doch ganz gut versteckt. Wir zeigen, wo Sie sie finden.
Ähnlich, wie sich die erste Zeile oder Spalte auf dem Bildschirm einfrieren lassen, sodass sie stets sichtbar sind, kann Excel auch die ersten Zeilen oder Spalten auf jeder Seite beim Ausdrucken mit ausgeben. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst wird das betreffende Excel-Dokument geöffnet.
Jetzt oben auf Seitenlayout klicken.
Nun im Bereich Seite einrichten auf den Button Drucktitel klicken.
Hier finden sich jetzt die zugehörigen Optionen für Wiederholungszeilen oben und links. Damit lässt sich festlegen, welche der Zeilen in der Tabelle auf jeder Seite, die Excel ausdruckt, zu sehen sein sollen.
Fügt man in Word, Excel oder auch PowerPoint Inhalt aus der Zwischenablage ein, erscheint ein sogenanntes Smart Tag. Darüber lässt sich bei Bedarf eine andere Variante des Einfügens aufrufen – etwa „Nur Text“ oder „Formatierung zusammenführen“. Wer diese Optionen zum Einfügen nicht mehr sehen möchte, kann die Funktion auch ganz abstellen.
Damit die Microsoft Office-Programme die Optionen zum Einfügen von Inhalten nicht mehr anzeigen, zeigen wir am Beispiel von Word 2016, was zu tun ist:
Zunächst wird Word gestartet, um dann auf Datei, Optionen zu klicken.
Jetzt auf der linken Seite zum Bereich Erweitert wechseln und rechts weiter nach unten scrollen, bis der Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sichtbar wird.
Hier den Haken bei der Funktion Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird entfernen.
Zum Schluss werden die Änderungen noch per Klick auf OK bestätigt.
Beim Ausfüllen von Tabellen versucht die Office-App Excel mitzudenken. Wer etwa in eine Zelle „26-02“ eingibt, stellt beim Verlassen der Zelle fest: Excel macht daraus ein Datum. Das ist allerdings nicht immer im Sinne des Erfinders. Mit einem Trick lässt sich verhindern, dass Excel Eingaben automatisch als Datum formatiert.
Das Problem geht noch weiter: Trägt man später in die betroffene Zelle eine Formel ein, erscheint auch das Ergebnis in Form eines (natürlich unsinnigen) Datums. Damit das nicht mehr passiert, führt man folgende Schritte aus:
Zuerst per Klick die Zelle mit dem falschen Datum markieren.
Jetzt oben im Menü bei Start den festgelegten Datentyp ablesen. Hier steht nämlich nicht Datum oder Uhrzeit, sondern Benutzerdefiniert – und daher kommt das Problem.
Nun manuell als Datentyp Text auswählen.
Zum Schluss die Daten bzw. die Formel erneut in die Zelle eintippen. Diesmal wird sie nicht mehr automatisch in ein Datum verwandelt.
Mit Links kann von Excel-Tabellen aus auf Seiten im Internet oder auch im internen Netzwerk des Unternehmens verwiesen werden. Damit jeder auf Anhieb weiß, was sich hinter einem Link verbirgt, kann man einen Hinweis einblenden, wenn der Nutzer mit der Maus auf den Link zeigt.
Diese sogenannte QuickInfo lässt sich für jeden Link mit wenigen Schritten hinzufügen. So gehen Sie in Excel 2016 vor:
Zunächst eine Internet- oder Intranet-Adresse in eine Zelle eingeben.
Jetzt mit [Enter] die Zelle verlassen, sodass ein Link daraus wird.
Nun mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Link klicken.
Im Menü wird der Eintrag Link bearbeiten aufgerufen.
Nun oben rechts auf den Button QuickInfo klicken.
Dann den gewünschten Text eingeben, der beim Überfahren des Links mit dem Cursor erscheinen soll.
Zum Ändern der Darstellung von Office-Dateien bietet Microsoft in Word, Excel und Co. Farbdesigns an. Am augenfälligsten sind diese in PowerPoint, wenn hier ein Farbschema für eine Präsentation ausgewählt wird. Auch Word verfügt über Farbschemas – sie fallen aber erst beim Einfügen von Tabellen, Formen oder Überschriften auf. Wer die vorgegebenen Farben nicht mag, der stellt einfach ein eigenes Farbdesign.
Dazu wird als Erstes eine Word-Datei geöffnet, um dann eine Überschrift einzugeben. Danach wird diese eingegebene Überschrift ausgewählt. Jetzt oben im Menü zum Bereich Start wechseln, um dann in der Rubrik Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil zu klicken.
Ganz unten in der Randleiste, die Word daraufhin einblendet, befindet sich auf der linken Seite ein Button, mit dem sich ein neuer Stil erstellen lässt. Beim Klick öffnet sich ein neues Fenster, mit dem sich der Stil nach Belieben in der Darstellung anpassen lässt. Zudem sollte man hier auch einen passenden Namen eingeben. Jetzt noch oben als Art der Formatvorlage den Eintrag Verknüpft auswählen, und dann darunter die Basis-Vorlage als Überschrift 1 festlegen.
Mit der Such-Funktion von Microsoft Word kann ein Begriff im gesamten Dokument in einem Rutsch mit einem anderen ersetzt werden. Das Problem: Dabei ändert Word auch andere Ausdrücke, in denen das Wort vielleicht nur zufällig enthalten ist. Dagegen hilft ein besonderer Schalter.
Mit diesem Trick lässt sich das Word-Programm dazu bringen, nur nach ganzen Wörtern zu suchen und diese zu berücksichtigen:
Zunächst wird die betreffende Datei geöffnet.
Jetzt oben im Menü bei Start auf den kleinen Pfeil neben Suchen klicken.
Hier die Funktion Erweiterte Suche aufrufen.
Nun geben Sie das gewünschte Wort ein, das ersetzt werden soll.
Danach unten auf Erweitern klicken, um den Haken bei Nur ganze Wörter suchen zu setzen.
Kopiert man eine Textpassage aus dem Internet oder von anderswo in ein Word-Dokument, werden oft Formate mit eingefügt. Diese lassen sich nachträglich mit der Funktion „Formatierung entfernen“ wieder loswerden. Dieses Feature gibt es auch in Excel – und hier arbeitet es sogar besser als in Word.
Denn wird in Excel die Formatierung von Zellen entfernt, verschwinden dabei auch gleichzeitig Hyperlinks auf Webseiten. So wird man schnell alle Links los:
Zunächst eine Excel-Tabelle öffnen und das korrekte Blatt aufrufen.
Nun die Zellen markieren, in denen die Links verschwinden sollen.
Dann oben im Menü auf Start klicken, sodass rechts das Radiergummi erscheint.
Jetzt auf das Radiergummi klicken und dann die Links entfernen.
Wichtig: Im Gegensatz zu „Links löschen“ werden bei „Links entfernen“ auch die Linkfarbe sowie weitere Formatierungen aus der Zelle gelöscht.
Wer für mehr Professionalität sorgen möchte, setzt unter jede eMail seine Signatur mit dem Namen und weiteren Kontaktdaten je nach Bedarf. Diese Signaturen zu erstellen kann mitunter einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Wer auf einen anderen Computer umziehen möchte, muss die Signaturen nicht neu erstellen, sondern kann sie einfach vom bisher genutzten Gerät kopieren.
In Windows 8, 8.1 und Windows 10 finden sich die Outlook-Signaturen als Dateien auf der Festplatte. Sie lassen sich daher einfach auf ein externes Speichermedium sichern, um sich später auf dem neuen Computer wiederherzustellen.
Die Signaturen des Microsoft Outlook-Programms sind dabei unter folgendem Ordner zu finden: C:\Benutzer\Beispiel\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures. Wer die Signaturen als Back-up sichern möchte, kopiert daher am besten den ganzen Ordner auf das externe Laufwerk.
