Neben den Office-Paketen zum einmaligen Kauf bietet Microsoft auch eine Abonnement-Version der Office-Programme an. Bei dieser sogenannten Office 365-Version wird regelmäßig überprüft, ob das aktuelle Abonnement noch gültig ist.
Das Problem: Kann die Gültigkeit des Abonnements längere Zeit nicht geprüft werden, etwa, weil der Microsoft-Server nicht erreichbar ist, wechseln Word, Excel und Co. automatisch in den schreibgeschützten Modus. Bei diesem Modus lassen sich Dokumente, Tabellen und andere Dateien nur noch zum Lesen öffnen, aber nicht mehr bearbeiten.
Wenn ein Blick in die Office-Einstellungen unter www.office.com verrät, dass das aktuelle Abonnement wohl noch gültig ist, kann man als Nächstes prüfen, ob die Verbindung zum Office-Server erfolgreich aufgebaut werden kann. Fehler können an dieser Stelle unter anderem dadurch verursacht werden, dass das Datum oder die Uhrzeit des PCs nicht korrekt eingestellt sind. In diesem Fall kann das Abonnement nämlich nicht überprüft werden, und Office schaltet in den schreibgeschützten Modus.
Ob in Präsentationen für den Bildschirm oder in gedruckten Veröffentlichungen – durch Grafiken wird jedes Dokument interessanter. Allerdings nimmt bei wachsender Zahl von Bildern auch die Dateigröße zu. Damit das nicht passiert, können Grafiken wahlweise auch verknüpft eingefügt werden.
Ein weiterer Vorteil: Wird eine Grafik per Verknüpfung in eine Publisher- oder PowerPoint-Dateien eingebunden, landen Updates der jeweiligen Grafikdateien beim nächsten Öffnen des Dokuments in der Office-Anwendung automatisch im Dokument.
Eine Grafik lässt sich in Publisher oder auch PowerPoint als Verknüpfung einfügen, indem oben im Menü auf Einfügen, Grafik, Aus Datei geklickt wird. In dem Dialogfeld Grafik einfügen jetzt das gewünschte Bild heraussuchen und es per Klick auswählen. Danach folgt unten neben dem Button zum Einfügen ein Klick auf den Pfeil nach unten. Aus dem Menü dann die Funktion Mit Datei verknüpfen aufrufen.
In einem Word-Dokument können Bilder dazu beitragen, den Inhalt verständlicher und interessanter zu machen. Wird ein Bild eingefügt, ohne es vorher zu bearbeiten, können einfache Korrekturen, etwa für die Helligkeit, auch direkt in Word erfolgen.
In Word 2016 und 2013 lassen sich mit den Bild-Tools die Helligkeit, der Kontrast und weitere Eigenschaften von Grafiken ändern. Das geht wie folgt:
Zunächst wird ein Bild in einem Word-Dokument ausgewählt.
Jetzt oben im Menü auf Bild-Tools: Format klicken.
Dort auf der linken Seite im Bereich Anpassen die Funktion Korrekturen aufklappen.
Nun erscheinen verschiedene Mini-Ansichten, die eine Vorschau auf unterschiedliche Werte für die Helligkeit und den Kontrast der Grafik ermöglichen.
Sobald auf eine dieser Vorschauen geklickt wird, wendet Word die korrigierten Werte auf das ausgewählte Bild an.
Mit der Touch Bar hat sich Apple für das MacBook Pro eine nützliche, interaktive Erweiterung der Tastatur einfallen lassen. Auch die Office-Programme Word, Excel und Co. unterstützen die Touch Bar. Damit lassen sich zum Beispiel kürzlich verwendete Dokumente mit nur 2 Fingertipps erneut öffnen.
Die Nutzung der Touch Bar erfordert ein MacBook Pro mit Baujahr 2016 oder neuer, das über ebendiese Leiste über der Tastatur verfügt. Um kürzlich verwendete Dateien in Word 2016 für Mac erneut anzuzeigen, genügen hier folgende Schritte:
Als Erstes Word starten oder ein bereits offenes Word-Fenster in den Vordergrund holen.
Jetzt in der Touch Bar auf den Button mit einem Blatt Papier und einem Uhrzeit-Symbol tippen.
Eine Liste mit allen kürzlich geöffneten Dokumenten erscheint.
Ist die gesuchte Datei nicht zu sehen, die Liste einfach nach links schieben, sodass weitere Dokumente erscheinen.
Sobald jetzt auf einen Dateinamen getippt wird, öffnet Microsoft Word das zugehörige Dokument.
Mit Microsoft Access können Daten, die miteinander zusammenhängen, bequem in einer Datenbank verwaltet werden. Hat ein Kollege die Anwendung nicht, kann er dennoch einen Bericht erhalten, der die für ihn oder sie relevanten Infos enthält.
Zunächst erstellt man dazu in der jeweiligen Access-Datenbank einen Bericht. Nun mit der rechten Maustaste auf den Bericht klicken und hier die Exportieren-Funktion aufrufen. Zur Auswahl stehen dabei eine Excel-Tabelle, ein PDF-Dokument oder auch HTML.
Besonders praktisch: Direkt aus Access heraus lässt sich sogar eine Outlook-Aufgabe anlegen. Dadurch wird man nicht nur an die Abgabe des Berichts erinnert. Access kann den Bericht später auch automatisch exportieren und an die Nachricht anhängen.
Wie lange eine Arbeit braucht, lässt sich oft nur schwer im Voraus einschätzen. Besonders dann nicht, wenn ein Monat noch jede Menge Feiertage enthält. Wer sich einen Überblick verschaffen will, fragt dazu am besten Excel.
Denn das Tabellen-Programm aus der Office-Suite kennt sich mit dem Kalender und Bürotagen bestens aus – möglich macht es die integrierte Funktion für Netto-Arbeitstage. Sie wird wie folgt genutzt:
Werden hier nur die ersten beiden Werte angegeben, rechnet Excel alle Bürotage in diesem Zeitraum aus. Optional kann als dritter Parameter noch ein Zellbereich mit Daten hinterlegt werden, die auf jeden Fall arbeitsfrei sein sollen. Excel zieht diese freien Tage dann ab.
Auf Tastaturen gibt es viele Tasten und Kürzel für besondere Buchstaben und Zeichen. Den Durchmesser eines Kreises gibt man meist mit dem Zeichen Ø an. Dies ist gleichzeitig ein dänischer Buchstabe, und daher kann das Symbol auch über die Tastatur eingefügt werden.
In der Windows-Version von Microsoft Word lässt sich das Durchmesser-Zeichen über das Kontextmenü einfügen. Dazu oben im Menü auf Einfügen, dann auf Symbol und dort auf Weitere Symbole klicken. Nun das Ø-Zeichen auswählen und schon wird es in den Text eingefügt. Noch schneller geht es über die Tastatur. Hierzu die [Alt]-Taste gedrückt halten und dann rechts auf dem Ziffernblock die Tasten 0216 drücken.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Hier kann das Durchmesser-Zeichen in jedem Programm durch Drücken von [Alt]+[Shift]+[O] eingefügt werden.
Es gibt zwei Standards für Bilder: ein Raster aus einzelnen Punkten sowie eine Liste von Anweisungen zum Zeichnen der Grafik. Für Icons und andere Formen eignet sich das zweite Format besser, da es ungeachtet der Größe immer scharf dargestellt werden kann. Solche SVG-Bilder lassen sich jetzt auch direkt in PowerPoint bearbeiten.
Dazu wird zuerst eine Präsentation geöffnet. Jetzt oben per Klick auf das Einfügen-Symbol eine SVG-Datei in die Präsentation importieren. Nun wird die Grafik markiert, um dann oben auf dem Kontext-Tab für Bild-Tools links die Funktion In Form konvertieren aufzurufen.
Jetzt erkennt Microsoft PowerPoint automatisch, dass es sich um eine importierte SVG-Grafik handelt, und wandelt diese vollautomatisch in mehrere Formen um. Diese lassen sich anschließend durch Zugriff auf die Gruppierung separat direkt in PowerPoint bearbeiten.
