Mit Microsoft OneNote, der Notiz-App von Office, lassen sich nicht nur Notizen in Textform verfassen und speichern, sondern auch Medien-Inhalte wie beispielsweise Sprach-Memos und Videos. Wer später nach bestimmten Inhalten sucht, kann diese Medien-Objekte sogar indizieren.
Durch die Indizierung wird dafür gesorgt, dass die Medien-Inhalte durchsuchbar werden. So kann mithilfe von Text-Eingaben nach Begriffen in den Audio- und Video-Notizen gefahndet werden. Wichtig: Die Indizierung von Audio- und Video-Inhalten bremst die OneNote-Suche aus – daher hat Microsoft die Funktion standardmäßig nicht aktiviert.
Damit das Notiz-Programm von Microsoft Office auch Medien-Inhalte für die Suche verfügbar macht, aktiviert man die Option daher manuell. Dies erfolgt durch Klick auf Datei, Optionen, Audio und Video. Hier unter der Überschrift Audio-Suche einen Haken bei der Option Suche nach Wörtern in Audio- und Videoaufzeichnungen aktivieren setzen. Die Änderungen werden gespeichert, sobald man unten auf OK klickt.
Wer einen Computer mit Windows 10 einsetzt, findet direkt nach der Installation auch eine integrierte App zum Verfassen und Speichern von Notizen. Sie heißt OneNote und steht über das Startmenü zur Verfügung. Das Problem: Manchmal verschwinden Notizen einfach, und man kann sie nicht auf Anhieb wiederfinden.
Was einigen Nutzern durchaus nicht bewusst ist: Wer auch Office auf dem Computer einsetzt, hat womöglich zwei verschiedene Versionen von OneNote im Betrieb – die in Windows 10 integrierte OneNote-App sowie zusätzlich OneNote 2016 als Teil des Office-Abonnements.
Ist man also auf der Suche nach bestimmten Notizen, kann es durchaus sein, dass sie in der jeweiligen anderen Version von OneNote angelegt wurden als derjenigen, die gerade gestartet ist. In diesem Fall einfach im Startmenü die zweite OneNote-Version aufrufen und dann dort nach den Notizen Ausschau halten.
Als Notizen lassen sich in OneNote nicht nur Aufzeichnungen, Texte und Tabellen nutzen. Man könnte dort auch Code-Schnipsel speichern, die immer wieder benötigt werden. Und da sich Quelltext – ob nun von Webseiten oder Programmen, an denen man arbeitet – besser lesen lässt, wenn er farbig hervorgehoben ist, gibt es einen Trick, mit dem man Code in OneNote mit Syntax-Highlighting versehen kann.
Nach dem Download und der Installation des kostenlosen Add-Ins NoteHighlight2016 erscheint in OneNote ein neuer gleichnamiger Tab. Dort auf den Button für die richtige Code-Sprache klicken. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in das man den vorher in die Zwischenablage kopierten Quelltext einfügt. Jetzt die Option Copy to Clipboard aktivieren.
Sobald der Code eingefügt wurde, kopiert das Add-In ihn wieder – diesmal aber mit den korrekten Farben. So kann der fertig formatierte Code nun an die gewünschte Stelle im OneNote-Notizbuch eingefügt werden.
Wer an einem größeren Projekt arbeitet, kann nicht alle Ideen und Kommentare direkt in die Word-Datei einfügen. Denn das wäre schnell unübersichtlich. Für solche Fälle ist es sinnvoller, OneNote-Notizen mit dem Word-Dokument zu verknüpfen.
Das klappt mit Microsoft Office 2016 mit wenigen Schritten:
Als Erstes wird ein neues Word-Dokument erstellt oder ein bereits vorhandenes geöffnet. Wichtig: Handelt es sich um eine neue Datei, muss diese zunächst gespeichert werden, bevor sich OneNote-Notizen erstellen lassen.
Jetzt oben im Menü zum Tab Überprüfen umschalten.
Nun ganz rechts auf OneNote: Verknüpfte Notizen klicken.
Beim Eintippen von Notizen, die sich auf andere Notizen beziehen, ist es einfacher, wenn man die entsprechenden Seiten im OneNote-Notizbuch direkt anklicken kann. Solche internen Verknüpfungen lassen sich direkt beim Eintippen der Notizen anlegen.
Um auf eine andere Seite im gleichen OneNote-Notizbuch zu verweisen, muss man beim Schreiben einer Notiz in OneNote nur zwei öffnende eckige Klammern eingeben, dann den Namen der Zielseite für die Verknüpfung. Schließlich wird der Link durch zwei schließende eckige Klammern vervollständigt: [[Ziel der Verknüpfung]]
Sodann erkennt OneNote, dass ein Link eingegeben werden soll, und erstellt die Zielseite gegebenenfalls. Wichtig: Damit diese automatische Link-Erkennung funktioniert, wird sie unter Datei, Optionen, Erweitert, Linkerstellung durch … [[ ]] … aktivieren eingeschaltet.
Besonders praktisch an OneNote ist, dass sich hier viele Arten von Notizen einfügen lassen. Sie müssen auch nicht unbedingt als Text gespeichert werden: Die Notiz-Software von Microsoft Office verarbeitet auch Video- und Audio-Aufzeichnungen. Sogar suchen lässt sich darin.
Damit OneNote solche Medien-Inhalte auch tatsächlich durchsuchbar macht, also indiziert, muss eine Option in den Einstellungen der OneNote-App vorgenommen werden. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Als Erstes wird OneNote gestartet.
Jetzt oben links auf Datei, Optionen klicken.
Hier zum Bereich Audio und Video navigieren.
Dort die Option Suche nach Wörtern … aktivieren mit einem Haken versehen.
In der Schule hat man immer einen Block oder Hefte dabei. Es sei denn, alle Infos, Notizen und Lern-Inhalte werden stattdessen gleich von Anfang an digitalisiert. Das hat mehrere Vorteile – und ist sehr leicht.
Zu Beginn des Unterrichts wird dann nur das Tablet eingeschaltet – etwa ein Microsoft Surface –, die OneNote-App gestartet und schon kann es losgehen. Auf diese Weise erstellte Notizen lassen sich auch später noch jederzeit wiederfinden. Dazu muss man nur das passende Thema antippen.
Natürlich lassen sich Hausaufgaben, Notizen und Co. auch ganz klassisch mit Stift auf einem Blick notieren. Aber wer macht sich schon die Mühe, die Blätter ordentlich zu archivieren?
Einziger Nachteil: Mit den digitalen Notizen kann man nie wieder angeblich „die Hausaufgaben zu Hause vergessen“ haben …
Mit OneNote lassen sich nicht nur Notizen zu Ideen, Bilder und Audio-Nachrichten speichern. Damit kann sogar Programmier-Code bequem notiert werden. Möglich wird dies durch ein kostenloses Add-In.
Damit sich Code in der Notiz-App OneNote farbig formatieren lässt, wird zuerst das kostenlose Tool NoteHighlight2016 heruntergeladen und über die MSI-Datei installiert. Danach OneNote aufrufen, nun auf den neuen Tab NoteHighlight klicken.
Jetzt die gewünschte Code-Sprache auswählen – unterstützt werden C#, CSS, SQL, JS, HTML, XML, Java, PHP, Perl, Python, Ruby und CPP. Danach kann der Code in das neu geöffnete Fenster eingefügt werden. Über Copy to Clipboard lässt sich der farbig formatierte Code kopieren und danach in OneNote einfügen.
