Outlook kombiniert neben der Verwaltung von eMails, Terminen und Kontakten in einem einzigen Programm. Wer eine Kontakt-Datei mit einer anderen App exportiert oder von einem anderen Computer übertragen hat, kann diese schnell in Outlook importieren.
Mit den folgenden Schritten lässt sich eine Kontakt-Datei in Microsoft Outlook einlesen:
Zunächst auf Datei, Importieren/Exportieren (Outlook 2003 und 2007) bzw. Datei, Optionen, Erweitert, Exportieren (neuere Outlook-Versionen) klicken.
Jetzt erscheint der Import- und Export-Assistent. Hier die Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markieren.
Im nächsten Schritt den richtigen Datei-Typ für die Import-Datei auswählen.
Dann noch die Datei von der Festplatte laden. Per Klick auf Durchsuchen geht das relativ einfach.
Hier ist ein einfacher Weg, mit dem das eMail-Programm Outlook schneller arbeitet, wenn man IMAP-Konten verwenden. Kurz gesagt, wird Outlook dauerhaft offline geschaltet, außer zum expliziten Senden oder Empfangen von neuen Nachrichten.
Dazu oben im Menüband auf „Senden/Empfangen, Offline arbeiten“ klicken. Anschließend auf „Senden-/Empfangen-Gruppen definieren“ klicken und hier die Gruppe „Alle Konten“ markieren. Unten muss der Haken bei „Wenn Outlook offline ist: Automatisches Senden/Empfangen alle X Minuten“ gesetzt werden. Als Minutenwert zum Beispiel 10 Minuten einstellen.
Warum klappt dieser Trick? Die IMAP-Funktion von Outlook prüft jedes Mal, wenn eine eMail geöffnet wird, den Onlinespeicher, ob ihr Inhalt noch aktuell ist. Das wird selbst dann gemacht, wenn die eMail und ihr Inhalt bereits lokal heruntergeladen worden war. So hat es den Anschein, als ob Outlook bei Verwendung von IMAP langsam arbeiten würde.
Wenn Sie in Outlook eine gesendete Mail an einen zweiten Empfänger schicken wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten: „Erneut senden“ und „Weiterleiten“. Welche Option sollten Sie wann verwenden?
Um eine bereits gesendete Nachricht an jemand anders weiterzuleiten, nutzen Sie die Funktion „Weiterleiten“ – entweder aus dem Outlook-Hauptfenster oder, bei geöffneter Nachricht, auch direkt im Nachrichtenfenster. Beim Weiterleiten werden über dem ursprünglichen E-Mail-Text die Kopfzeilen der gesendeten Mail eingefügt. So sieht der zweite Empfänger, wann und an wen die Nachricht gesendet worden war.
Haben Sie dagegen einen Schreibfehler festgestellt oder schlicht eine Anlage vergessen, können Sie die Mail auch einfach erneut senden. Dazu die gesendete Mail öffnen und im Menüband bei „Verschieben“ auf „Aktionen, Diese Nachricht erneut senden…“ klicken. Jetzt lässt sich die Mail erneut bearbeiten, korrigieren und dann senden.
Erst in Outlook 2013 hat Microsoft deutsche Feiertage in den Outlook-Kalender integriert. Sie nutzen die Vorversion Outlook 2010? Auch hier lassen sich die Feiertage in den Kalender importieren – wir zeigen, wie das geht.
Um die in Deutschland geltenden Feiertage in den Termin-Kalender von Outlook 2010 nachzutragen, gehen Sie wie folgt vor:
Starten Sie Outlook, und klicken Sie links auf „Datei, Optionen“.
Das Dialogfeld der Outlook-Einstellungen erscheint. Schalten Sie nun links zum Bereich „Kalender“.
Auf der rechten Seite folgt jetzt im Abschnitt „Kalenderoptionen“ ein Klick auf die Schaltfläche „Feiertage hinzufügen…“.
Setzen Sie einen Haken bei jedem Land, dessen Feiertage Sie in Ihren Kalender eintragen wollen.
Immer wenn Sie in Outlook anfangen, eine Mail-Adresse einzugeben, schlägt das Programm Ihnen passende Adressen vor. Wie gehen Sie vor, um diese Auto-Vorschläge gänzlich abzuschalten? Das geht ganz einfach. (mehr …)
Nicht alle Personen, denen man E-Mails schickt, fügt man gleich als Kontakt hinzu. Deswegen merkt sich Outlook solche Leute separat – und schlägt sie bei neuen Nachrichten als Empfänger vor, sobald Sie einen Buchstaben in das „An“-Feld eintippen. Wenn Sie dann von Office 2007 auf eine neuere Version upgraden, sind alle Vorschläge plötzlich weg. Denn Outlook speichert die Personen jetzt woanders. (mehr …)
Auch wenn Sie es nicht wussten: Outlook begrenzt die maximale Menge an Daten, die Sie an eine E-Mail anhängen können. Die Obergrenze sind 20 MB. Für die meisten Postfächer ist das ein guter Wert. Sie möchten die maximale Datenmenge für E-Mail-Anlagen erhöhen (und wissen, dass diese Mails ankommen werden)?
Im Hauptfenster von Outlook sehen Sie links die Ordner. Darunter schalten Sie zwischen den einzelnen Programmbereichen um, zum Beispiel „E-Mail“, „Kontakte“ und so weiter. Welche Bereiche in dieser Liste angezeigt werden sollen, können Sie selbst festlegen. (mehr …)
