Wer für mehr Professionalität sorgen möchte, setzt unter jede eMail seine Signatur mit dem Namen und weiteren Kontaktdaten je nach Bedarf. Diese Signaturen zu erstellen kann mitunter einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Wer auf einen anderen Computer umziehen möchte, muss die Signaturen nicht neu erstellen, sondern kann sie einfach vom bisher genutzten Gerät kopieren.
Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
In Gmail ist eine Funktion zum Stoppen einer eMail nach dem Senden integriert. Sie greift, bevor die Nachricht den Empfänger erreicht – wenn der Absender schnell genug reagiert und auf Rückgängig klickt. Bei Outlook lässt sich etwas Ähnliches realisieren.
Unter Kollegen und in der Firma muss man immer wieder Kontakt-Daten von Personen an andere weitergeben. Damit man nicht alle Daten manuell abschreiben muss, lassen sich Outlook-Kontakte mit wenigen Klicks per eMail verschicken.
Über die Such-Funktion lassen sich im eMail-Programm Microsoft Outlook Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell finden. Wer immer wieder nach denselben Begriffen sucht, muss sie nicht jedes Mal erneut manuell eintippen.
Wer Nachrichten in Outlook 2013 oder 2016 leichter wiederfinden will, kann sie mit farbigen Kategorien versehen. Besonders praktisch: Diese Kategorien können auch mit einem eigenen Namen bezeichnet werden.
Outlook kombiniert neben der Verwaltung von eMails, Terminen und Kontakten in einem einzigen Programm. Wer eine Kontakt-Datei mit einer anderen App exportiert oder von einem anderen Computer übertragen hat, kann diese schnell in Outlook importieren.
